海智呼叫中心软件使用说明.DOC

目 录 1. 概述 1 2. 功能操作说明 1 2.1. 系统登录 1 2.2. 主界面说明 1 2.3. 操作步骤说明 3 2.3.1. 云项目下载 3 2.3.2. 文件库管理 3 2.3.2.1. 文件夹操作 4 2.3.2.2. 文件上传下载 5 2.3.2.3. 文件分享 6 2.3.2.4. 签章 7 2.3.3. 档案库管理 8 2.3.4. 账户余额及充值 9 2.4. 系统设置 10 2.4.1. 角色管理 11 2.4.2. 权限管理 11 2.4.3. 用户管理 12 2.4.4. 部门资料维护 13 2.4.5. 文件预定义标签 14 2.4.6. 单位基本资料 15 2.4.7. 个人信息 15 概述 “海迈电子档案平台操作说明”（以下简称“操作说明”）针对企业、主管部门、项目部等相关人员，从业务操作角度结合电子档案平台的基本功能及具体使用的操作说明。 本操作说明首先对相关的系统名词进行解释； 接下来从业务角度，按业务流程对电子档案平台的各功能模块及操作方法进行说明； 最后从系统管理的角度对相关功能进行说明介绍。 功能操作说明 系统登录 在电脑浏览器的地址栏中输入“海迈电子档案平台”（以下简称“电子档案平台”）的登录页面地址，打开登录界面如下图： 输入对应的账号、密码即可登录。 主界面说明 登录电子档案平台后，打开主界面如下图： 最左侧从上至下依次为： 文件库：在工作过程中，可将工程项目相关的电子文件放在此库中进行维护管理。 档案库：项目完成或阶段性工作完成后，相关的电子文件可做归档保存，归档后的电子文件将归入该档案库。 信息管理：该模块可对单位信息、个人信息及签章文件情况等信息进行管理。 中间部分可选择文件模板，列表部分将根据文件模板显示具体工程项目文件。 文件模板：是平台根据相关规范要求预先定义好的，企业可根据不同的规范要求选择不同的文件模板进行相关电子文件的维护管理；企业不可修改文件模板。 界面右边为项目、单位工程或文件详细信息展示界面。例图如下： 界面最右上角为系统设置功能，主要包括系统设置、账户充值、修改密码等功能。 操作步骤说明 云项目下载 使用电子档案平台管理电子文件，第一步是从云平台下载工程项目基本信息到本企业的电子档案平台。 点击左侧的【信息管理】-【项目管理】-【下载云项目】，通过该模块可从云平台下载并同步工程项目信息到本单位电子档案平台中。打开界面如下图： 系统将从云平台自动检索列出与企业相关的工程项目，勾选项目名称，点击【选择】即可将工程项目自动添加到文件库中。 文件库管理 文件库为企业日常操作、管理电子文件所使用的文件管理模块。通过文件库提供的相关操作，实现电子文件的产生、查阅、签章、转移、报送、归档、销毁等操作。 打开文件库界面如下图： 项目及单位工程都是从云平台下载而来，电子档案平台目录由文件模板预先规范定义好，可通过工程项目列表最顶部选择不同的文件模板，如下图： 文件夹操作 企业可在文件模板的基础上上传电子文件，也可自定义新建文件夹。 选择要新建文件夹的上级目录后，点击【新建文件夹】按钮，输入文件夹名称【保存】后即可，如下图： 工程项目目录中，在对应的文件夹名称上点击鼠标右键，可对文件夹名称进行修改或删除，如下图： 当文件夹目录下有文件时，该文件夹可重命名，但不可做删除操作。 文件上传下载 选择文件存放目录后，点击【上传】按钮，在弹出的窗口中选择要上传的文件，即可将对应的文件上传到电子档案平台上，如下图： 上传文件会在右侧文件列表中显示，点击对应文件名称可显示文件详细信息并可预览文件内容，可以选中文件后点击上部的【下载】按钮，将电子文件下载保存到本地电脑中，如下图： 文件分享 通过该功能企业可将指定的电子文件分享给指定的企业，指定企业可在共享文件中看到其他企业分享给他的文件，还可将分享文件插入到对应的项目目录下，便于管理、归档。 在文件列表中勾选要分享的文件，点击界面上部【分享】按钮，打开界面如下图： 在共享设置弹出窗口中，可选择共享文件的接收单位，可搜索添加接收单位，也可通过右侧的常用单位中直接点击单位名称添加。 分享成功后的文件将会在接收单位的共享文件夹中显示，如下图： 系统可以自动把分享文件移入到指定项目的对应文件目录下，只需选中文件名称点击上部的【移入文件柜】，系统即可自动将文件移入（或创建）到文件对应项目目录下。对应文件列表的“入库”字段打钩，表示该文件移入成功。 签章 企业可对上传到电子档案平台的电子文件进行签章，可主动发起提交给对应企业或单位对电子文件进行签章。点击要签章的文件，打开文件详细界面，如下图： 点击上部的【提交签章】按钮，在打开的界面中选择要签章的企业，选择确定即可。 对应的企业即可看到该需要前置的电子文件，并进行签章操作。同时该文