社会责任内部评审程序.doc

XY有限公司 社會責任系統程序 社會責任內部評審程序 文件編號：SAP.09.0 版本：Initial 日期：June 頁數： PAGE 1 (共 NUMPAGES \* MERGEFORMAT 3頁) 編寫： 檢閱： 批準： HYPERLINK 1.0 目的 確保社會責任體系持續有效運作，驗証於公司范圍內推行的社會責任體糸行動是否合符標準之要求。 2.0 範圍 適用於本公司執行社會責任體系活動的所有項目。 3.0 定義 審核：是指對執行或實施事項所提供的証明或數據作審查核實，以驗明其所述是否符合要求。 4.0 職責或引用文件 4.1 由公司社會責任管理代表、審核員執行審核，審核計劃所涉及的各部門需作出配合執行。 4.2 社會責任管理評審程序。 4.3 補救、糾正措施管理程序。 5.0 程序 5.1 審核計劃 5.1.1 公司實施內部社會責任體系之評審每年最少一次，但在實際所需時可增加審核次數。 5.1.2 社會責任管理代表需制定年度審核計劃，以顯示該年度之審核時間及內容。 5.2 審核準備 5.2.1 確保審核工作的順利開展，社會責任管理代表根据計劃審核的性質，在審核前一個星期成立審核小組，及指定審核組長。 5.2.2 詳細審核計劃的制定由審核組長完成。 5.2.3 擬定審核計劃時應遵守，确保內部審核人員與被審核的部門無關。 5.2.4 在每次稽核之前，社會責任管理代表及審核組長須召集的有關審核員講解稽核之范圍、時間及準備與審核程序相關“社會責任體系檢查表”及“補救、糾正措施表”等。 5.2.5 審核計劃擬定後須給社會責管理任代表核準，並應提前一個星期知會被審核部門，以便被審核部門準備相關文件和安排工作。 5.3 稽核之進行 5.3.1 審核人員到達所審核現場，在被審核部門指定人員配合下開展內審工作，審核員應以審核計劃為指引，通過觀察、面談、抽查有關文件記錄及規定，以詳細記錄在“社會責任體系檢查表”中。 5.3.2 在判定管理程序的符合程度上，審核員應與被審核程序所涉及部門的相關人員互相討論，並得到碓認；可能時,審核員應取得客觀証据，以証明管理程序已被執行。 5.3.3 審核員必須完成“社會責任體系檢查表”的內容，當發生不符合時，應予以記錄。 5.3.4 在審核完事項成後，審核員需要將完成之“社會責任體系檢查表”交回審核組長，並由審核組長填寫審核進度表,以記錄審核進度。 5.3.5 根据不符合之情況，審核員須與出現不符合項目之部門商討發生問題之根本原因，及定出社會責任體系補救及糾正措施，審核員將有關之不符合事項記錄於社會責任體系“補救、糾正措施表”中，並參考“補救、糾正措施管理程序(SAP.09.05)”處理及作出跟進。 5.4 報告之綜合 5.4.1 審核組長綜合每年之評審資料，編制一份綜合報告連同社會責任體系檢查表交予社會責任管理代表，並由社會責任管理代表於社會責任系統評審會議上提交討論。 5.5 審核員之培訓及資格 5.5.1 各審核員須在審核前接受有關內部審核之培訓。 5.5.2 審核員須同時具備以下條件： 熟悉有關內審的社會責任管理和有關規定。 有一年以上工作經驗。 與被審核部門無直接關系。 經社會責任管理代表批準方可從事內審工作。 6.0 記錄 6.1 稽核時間表：由社會責任管理代表保存，超過一年之稽核時間表可毀棄。 6.2 社會責任體系檢查表：由社會責任管理代表保存最新版本之檢核表。 6.3 審核報告：由社會責任管理代表根据日期存檔，保存不少於三年後毀棄。 6.4 社會責任體系補救、糾正措施表：由社會責任管理代表根据表之編號存檔，保存不少於三年后毀棄。