科技公司员工出差制度.doc

 广东同望科技股份有限公司 管理体系文件 员工出差管理制度 员工出差管理程序修订记录 序号 程序文件修改状态 修改时间 修改内容概要 修改人 批准人 1 修订 2002/9/26 出差预算由财务和总 裁核准。 李德敏 潘璞 2 修订 2002/11/15 出差申请表和出差总结由营销中心秘书存档 李德敏 潘璞 3 修订 2003/5/22 组织架构及岗位名称变更 李德敏 潘璞 1.0目的 为加强公司员工的出差管理，结合公司有关人事管理或出差费用管理的有关制度，制定本规定。 2.0范围 公司全体员工 3.0参考文件 《出差报销管理程序》 4.0定义 无 5.0职责 无 6.0资历与培训 无 7.0工作流程 7.1出差申请 7.1.1因岗位业务工作需要或上级委派出差，员工需以书面或电子邮件的形式填写《出差申请表》。申报内容：出差事由、具体项目、计划出差时间、行程路线安排、工作内容及费用预算方面，明确出差任务。 7.1.2员工根据出差的天数及行程，必须填写《出差申请表》中的费用预算栏。 7.2出差申报、审批和备案 7.2.1总部人员： 7.2.1.1各事业部总经理出差需报商务总监审核，财务部核准预算部分，总裁审批； 7.2.1.2各总监出差需由财务部核准预算部分，报总裁审批； 7.2.1.3各部门员工出差须经直接主管审核，直属各总监核查，财务部核准预算部分，总裁审批； 7.2.2分支机构人员： 7.2.2.1分公司经理出差无论预算金额多少，或是发生否借款，均需上报渠道支持组备案。由渠道支持组负责抄送给渠道总监、财务总监，并对分公司经理的《出差申请表》存档。 7.2.2.2各分支机构员工出差，属分公司经理直接管理的员工（含销售组组长、行政及财务人员）出差报分公司经理审批（审批的权限控制在月度预算范围）；办事处经理/销售点主任出差须报分公司经理备案；属办事处或销售点/组的其他员工出差分别报办事处经理、销售点主任及销售组组长审批、同时抄送分公司经理。 7.2.3上述的审批结论按申报流程执行抄送。 7.3出差前准备 7.3.1出差经费的支出有两种方式：个人垫付及预支借款，如涉及提前预支出差费用，则费用申请的借款流程按公司财务制度执行，参见《出差报销管理程序》。 7.3.2员工填写《出差申请表》并经审批批准后，应准备相关的资料，并与任务相关人员取得联系，做好出差前准备工作。 7.4出差期间的管理 7.4.1严格遵守公司各项管理规定，每天应主动与直接主管取得联系，及时汇报工作进展情况和遇到的问题； 7.4.2严格按照《出差申请表》上事先计划的出差路线和行程执行，不得擅自改变出差路线和延误行程，如有特殊情况需要改变路线和延长出差时间，须事先向直接主管汇报，经同意后方可改变； 7.4.3有紧急情况或重大事件时，可不分时间和级别随时汇报，获取上级领导意见后遵照执行； 7.4.4出差期间手机始终处于开机状态,以便能随时取得联系,否则不予报销手机通话费用。 7.5出差总结及评价 出差人员应于返回二天内向直接主管提交出差总结（包括行程总结、工作总结及费用支出情况），同时直接主管收到总结后1天内应对任务完成情况做出评价。评价内容应包括： 1、有无违反行程安排计划； 2、出差工作任务完成情况； 3、出差费用有无预算超支。 总结与评价按7.2执行审批与抄送程序。分公司经理的出差总结由渠道总监做出出差评价，渠道总监将审核后的出差总结与评价抄送渠道支持组信箱，由渠道支持组负责存档。并负责提供给财务部作为分公司经理报销的依据。 7.6出差费用结算 返回后一周内，须办理费用报销手续，逾期未报者，财务部门有权拒绝报销。具体报销流程和结算补贴标准按《出差报销管理程序》执行。 7.7出差责任处理： 有以下行为出差费用不予报销，且情节严重者处予通报批评。 1、未执行审批及抄送流程； 2、未执行《出差申请表》中的行程、路线、时间的出差计划，且更改行程、变更路线时未经上级领导批准； 3、因出差人员工作严重失误，不及时汇报，导致完不成任务且失去补救机会； 8.0记录： 《出差申请表》 9.0附录: 9.1附录一：员工出差管理程序流程； 9.2附录二：《出差申请表》 附录一：员工出差审批流程 员工出差管理程序 第 页 共 页 版本号: 修改次数: 出差人 注1 直接主管 注2 上级主管、财务、总裁 说明 相关程序 填写《出差申请表》 填写《出差申请表》 对预算部分进行核查及审批 对预算部分进行核查及审批 审核 审核 YES 出差准备 出差准备 完成出差任务 完成出差任务 抄送出差总结 抄送 出差总结 出差报销评价 YES 出差报销 评价 注3 NO 不予报销、通报批评 不予报销、通报批