秘书培训资料(20100101).ppt

简介：秘书国家职业资格鉴定 动态：国家劳动和社会保障部1998年推出。 四统一：统一标准、统一命题、统一考务、统一核发证书。 职业类型：工商企业秘书、外事秘书、机关行政秘书、党务秘书。 秘书发展：前台接待——办公室秘书——高级助理——行政总监。 秘书级别 五级秘书：一般包括公司前台接待、部门事务助理等。工作技能含量要求不高，年轻是表象特征。 四级秘书：包括经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司经理的秘书。权力与责任相对大些，计算机应用能力、人际关系协调能力要求显现出来。 三级秘书：包括公司首脑的私人秘书、董事会秘书等，对领导能力、协调能力、管理能力需要多年的积累，在职年龄偏大一些。 三级秘书的发展前景：行政类、助理类、人事类、公关类、业务类。 芭田的初、中、高对应。 培训内容 一、基础知识 文书基本格式 二、职业工作要求 办会 办事 办文 一、基础知识 文书基础（重点通用公文格式） 办公自动化基础 沟通基础 速记基础 企业管理基础 法律法规基础 应用公文的类别 行政公文、事务文书、商务文书 行政公文（13种）：命令、决定、公告、通告、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 事务文书：传真、请柬、邀请信、贺信、感谢信、启事、简报、计划、总结、述职报告、讲话稿 商务文书：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告 应用公文的格式 眉首 主体 版记 实务操作 *芭田公司《红头文件编印流程》 *国家行政机关公文格式 *文件挑错 注意事项 二、工作知识 三办：办会、办事、办文 要点 1、会前筹备 2、会中服务 3、会后落实 实务操作 芭田公司《会议管理制度》 1.1五级秘书会前筹备 发送会议通知 制作会议证件和指示标识 预订会议室 预订、确认会议住宿 确认最终的参会人员 1.2四级秘书会前筹备： 能够拟订会议议程、日程 能够提供会议地点备选方案 能够布置会场和安排座次 能够发布会议信息 能够安排会议食宿、车辆 能够邀请嘉宾 能够准备会议资料、会议用品 能够安排会议礼仪服务 能够检查会议常用视听设备是否正常 1.3三级秘书会前筹备 能够拟订各种会议的筹备方案； 能够督查会务的执行情况； 能够审核会议文件； 能够与上司沟通会议的有关事宜； 能够拟定会议的应急方案。 拟定会议筹备方案 （三级） 制定程序： 组建会议筹备委员会； 划分筹备机构各小组，选举或指派筹备方案编写负责人； 与领导沟通确定会议的主题与议题、名称、议程、时间和地点、所需设备和工具、文件的范围、与会代表的组成、会议经费预算以及住宿和餐饮的安排； 方案拟出后要交上司审核，再行具体安排与部署。 会务筹备机构包括：会务组、秘书组、组织、宣传组、保卫组 远程会议注意事项：预先了解电信会议的服务业务。会议程序、议程及其它材料必须先寄给与会者；远程会议筹备方案中要有专人负责检查设备是否齐全正常。 检查会务的筹备情况（三级） 方法：听取汇报、现场检查两种 程序： 先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点；将现场检查 的项目制成检查单；逐一现场核实；对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见。 审核会议文件 （三级） 包括主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料等。 如果会议文件涉及部门较多，可联合会审。 与领导沟通会议的有关事宜（三级） 沟通原则、及时性原则、全面性原则； 程序：明确会议目标；明确沟通方法途径；确定沟通的时间、地点；检查文件、音像等资料；向领导汇报会议的筹备情况及进展；听取领导指示；将记录通过某种方式送给领导。 拟定会议的应急方案（三级） 包括：会议举行过程中可能出现的问题；出现问题时负责解决的会议工作人员。 程序：预测情况、准备应对备选方案、讨论会议紧急情况、确定会议应急方案。 2.1五级秘书会中服务 能够接站 能够完成签到工作 能够引导与会人员就座 2.2四级秘书会中服务 能够安排会议值班 能够联系和接待新闻媒体 能够做会议记录 能够收集与会人员对会议的意见和建议 能够印发会议简报 能够安排与会人员的集体合影响（和原） 2.3三级秘书会中服务 1、能够提示会议按计划进行； 2、能够监督会议经费的使用； 3、能够处理会中突发事件。 提示会议按计划进行 技能要点： 明确地向与会人员宣布会议开始和结束的时间。掌握提示的时机。 监督会议经费的使用 包括文件资料费、邮电通讯费、会议设备与用品费、场租费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其它不可预见的临时性开支。 处理会中突出事件 包括人员问题；健康与安全问题；行为问题。 程序：向领导报告、启动会议应急方案、实施应急方案、秘要时请求外界支援、