安庆师范学院外国语学院文秘档案建设与指导制度.docVIP

安庆师范学院外国语学院文秘档案建设与指导制度 一、立卷归档制度 （一）实体档案 1、凡学院工作中形成的具有保存价值的文件材料，均由各部门进行收集、整理、立卷、归档，并按有关规定向办公室移交，任何部门和个人不得占为己有或擅自处理。 卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果；发文应有定稿、印本、附件；来往文书应有请示、批复；处分材料应有综合、旁证、个人交待和处分结果。 卷内文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批复在前，请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料要字迹清楚，纸质优良、签署完备。不准用铅笔、园珠笔和复写纸书写，并拆除卷内金属物。 案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称，能反映卷内文件内容，政治上无误，文词上简明确切。封面填写要字迹工整清洁。 文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。 归档文件目录分保管期限装订并编制目录。 （二）电子档案 7、部门档案一级文件夹以部门全称命名，二级文件夹请认真分类，如“部门制度方案”、“计划总结”、“上级文件”、“特色活动”、“常规活动”、“活动图片”、“宣传稿件”等； 8、部门文件夹内三级文件夹请根据需要和实际合理命名； 9、同一文件请勿多处存留，一般只以最新最全的一份存档； 10、盒装档案和电子档案尽可能一致，且平时注意同步更新； 11、各部门档案应力争齐全，并建立相应专题文件夹，科学分类，规范管理； 务必规范操作，不得出现快捷方式等拔掉U盘后不能读取的文件； 电脑桌面请勿存放文件或文件夹，请及时归类，以免丢失； 请自觉做好本部门档案建设，不得随意更改或删除非本部门文件； 二、档案管理内容 团总支学生会组织机构及人事档案、部门入部申请书。 团总支学生会年度工作计划。 团总支学生会阶段性工作汇报及工作总结。 团总支学生会自定的具体考核条件及结果存底。 办公室制度的各项条例制度。 大型活动计划、具体实施方案及总结。 例会签到表、会议记录本、考勤记录、上级来文及下发备份。 各部年度工作计划、汇报及总结。 三、档案保管制度 1、档案库房需保持适宜温湿度，适时通风降温。 2、档案库房须安装防盗门，防盗窗和双保险锁，库房照明必须使用白炽灯。 严禁在库房吸烟，严禁存放易燃易爆物品用其他物品。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 做好防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。 要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救处理。 档案库房要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。 档案室管理人员进出档案室应随手关门，非档案管理人员未经许可不得随意入内。 四、档案保密制度 1、 严守党和国家有关保密工作规定，杜绝以各种形式泄露档案材料中有关保密的内容。 各类档案材料必须指定政治上可靠，工作责任心强的专（兼）职人员进行集中管理。 严禁私自将档案资料带出档案室，需保密的档案资料的借阅，必须履行审批手续。 经批准销毁的档案材料和不需要归档的材料，应指定专人进行销毁，不得当废纸处理。 档案工作人员要严守工作岗位，坚持下班、外出时认真清理、存放好档案和关窗、落锁制度。 6、 档案人员一旦发现档案材料有丢失情况时，要及时向有关领导和部门报告，采取措施进行查找，并追查责任。 7、 档案人员加强自律和责任意识，对工作负责，所有电子存档文件不得自行复制或备份，一经发现，严肃追究责任。 四、档案查阅制度 1、积极开展档案的利用工作，改善服务态度，提高服务质量，满足各方面的查档需求，充分发挥档案在社会主义两个文明建设中的作用。 档案人员要熟悉家底，了解需求，掌握规律，做到主动、及时、准确提供利用。 本单位工作人员查阅其所属业务档案，需经办理登记手续后，方可查阅并有责任及时将查阅档案利用效果反馈给档案室。 凡外单位查档者必须持有该单位的介绍信，注明查档内容和用途，履行登记手续，经有关领导同意的方可查阅。 档案一般不许外借，确因工作需要经有关领导同意，办理借阅手续，方可借出。但必须按期归还。如超过规定时间还需借用，应办理续借手续。 凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、拆卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损。 利用者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布。凡摘抄的有关档案材料，用后一律交档案室保存。 8、 借阅归还档案时，档案管理人员必须当面清点。 9、 如遇借阅人员将档案丢失，应及时报告档案室，写出书面材料，利于采取补救措施。 2010年1月