归档文件整理幻灯讲稿（20091）.ppt

归档文件整理实际操作临沂市档案局 王 厉 归档文件整理 主要内容： 一、解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令） 二、介绍归档文件整理方法 归档文件整理 一、解读《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令） 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令）是国家档案局多次征求意见，经过多次修改，历时8年（1998年—2006年）最终成稿的。它替代了1987年实行的《机关档案工作业务建设规范》中的附件《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档范围》。 归档文件整理 (一)8号令发布的意义： 1.《规定》以国家档案局令的形式发布，属部门行政规章，具有强制执行的法定效力； 2.《规定》的发布实施有力促进了机关档案基础业务建设,为各级机关依法确定文件材料归档范围和划定档案保管期限提供了依据，为促进归档文件的齐全完整和规范整理提供了保障，也为国家档案资源建设奠定基础。 归档文件整理 3.改革了文书档案保管期限的划分方法，将原来的“永久”、“长期”，“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年、10年；从模糊的期限提升到明确的年份，使操作更加简便、明确,有利于引导对到期档案的及时处置。 归档文件整理 4、加大了档案行政部门的管理力度，将1987年规定中的“备案制”改革为“审批制”，建立了机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表的审批制度，有利于更好地促进档案的规范化管理。 归档文件整理 （二）8号令的特点 1、体现“以我为主”，突出立档单位的主体地位。 突出本机关文件材料的重要性，多数永久保存，在保管期限表中涉及本机关自身活动的保管期限有77项，占总共84项的91.7%，有利于维护本机关文件的完整性，以防止重复归档与重复进馆。 归档范围：1987年时上级文件排第一位，8号令 ，本机关放在第一位。 归档文件整理 2、突出“以人为本”，增加了新的内容。 8号令增加了行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等方面的文件材料。（9.12，10.1，10.4）；同时调整了一些文件材料的保管期限，如与个人权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，（9.6，9.8）这样就使得规定更加适应时代发展的要求。 归档文件整理 二、归档文件整理 （一）归档文件整理的由来 （二) 归档文件整理方法的适用 （三) 新产生的名词 (四) 确定分类方法和分类方案 (五) 归档文件整理的准备 (六)归档文件整理方法和步骤 归档文件整理 (一) 归档文件整理的由来 2000年12月6日，中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》正式颁布实施，这是我国机关档案工作的一项重大改革。它标志着在我国沿用近50年、以“六个特征（作者、问题、名称、时间、通讯者、地区特征）为主的立卷方法，开始被简便易操作的“归档文件整理方法”所取代。 那么，什么是归档文件整理方法哪？一句话，就是文件不再立卷，按“件”整理。 归档文件整理 （二）归档文件整理方法的适用 归档文件整理方法主要适用于机关文书档案的整理，也就是以纸质为载体的文书档案。企事业单位中的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类等管理性的档案（按十大类分类的）也可以采用这种方法。基建、设备、会计、声像、实物及各类专业档案仍按原立卷方法整理。 归档文件整理 （三）新产生的名词 1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3、件：归档文件的整理单位。也是以后的日常管理工作中的管理单位、统计单位。 归档文件整理 “件” 如何确定？ 自然件：一般的都是以一份文件为一件。它可以是一份独立的文件，即自然件。 组合件：也可以是几份相互联系的文件的组合体，这就是组合件，如：文件正本+定稿为一件；正文+附件为一件；原件+复制件为一件；转发文+被转发文为一件；请示+批复为一件；来文与复文为一件；正文与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批单等为一件；报表、名册、图册等，应按照本来的装订方式，一册（本）作为一件。 归档文件整理 (四) 确定分类方法和分类方案 归档文件的分类，是