如何为上司出差做准备.docVIP

如何为上司出差做准备1、细心周到　　公司领导人需要经常出差，有时是为了洽谈业务，有时是为了推广新产品，有时则是为了解决与客户之间发生的纠纷；有很多出差任务都是临时决定下来的。　　不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差的动身之前，秘书都要为上司做大量的准备工作，如安排日程、预订机船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和上司在各种不同场合的发言提纲等。如果与上司同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。秘书在上司出差期间，要根据自己收集到的各种信息，进行筛选和整理，及时与上司联系，以保证工作的顺利进行。　　秘书为上司做出差准备，一定要细心周到，如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给上司，也会给自己惹出不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，秘书都要像放电影一样让每一个情节在自己头脑中出现一遍。当然，要做好这项工作，首先必须知道上司这次出差的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。　　与平时在公司上班不同，上司在出差过程中工作的节奏更快，而且对秘书的指示相应增多，因此这就要求秘书的工作效率更高。但是，出差途中的环境毕竟不同于在公司，有许多不可预见的因素影响秘书的工作，因此既要更细心，又要更灵活。下面看一个秘书陪同上司在国内出差的具体例子。　　2、准备工作　　上司要去乌鲁木齐出差，那么，去乌鲁木齐的目的是为了什么呢？秘书在为上司草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。　　不管上司是应邀去参加研讨会，还是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书（或联系人）联系，把活动的时间和地点约好，那么，是坐火车去还是乘飞机去？是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适？除去参加研讨会（或洽谈业务），还有没有其他事要办？还有没有其他东西要准备？对于这些问题，预先拟个提纲，找个时间向上司作个专题汇报。上司可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。　　如何制定工作日程表，在本章已作过专门的介绍，在这里就不再重复。日程表排好之后，要多复印几份，给上司、给在家负责日常工作的和有关人员各送一份。安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。不过，这个余地也是相对的，不能让上司闲得无聊，浪费时间。如果想游览观光的话，也最好安排在空闲时间进行。　　在与对方联系的同时，也可以通过其他的渠道，如自己的分公司（办事处）或者旅行社等，了解一下对方所在地的环境、气候等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站、什么时候登门拜访等细节问题，秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响本公司和上司本人的形象。　　a.预订机车票　　在准备预订机车票的时候，一定要查用最新的列车时刻表和飞机航班时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的航班车次，稍不留心，就会订不上。如果决定乘火车，可以委托专门的旅行社订购火车票，它们订好票后，一般会送票上门，非常方便。当然，现在也可以在网上订票；不管以什么方式订票，都要熟悉好列车时刻表，将上司的日程安排得很科学。　　乘飞机出差，重要的是根据起飞的时间和到达的地点选择合适的航空公司和合适的航班。现在也可以在网上订票，如果事情紧急，可以直接到机场买票。　　各公司对职员和干部出差的待遇都有不同的规定，比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘座的，因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清上司出差时能享受哪一级的待遇。　　出差途中，最麻烦的就是换车换机，倒来倒去，稍不注意，就会误车误机，所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车换机，在时间上一定要安排的宽裕些。　　为了预防意外，在日程表上要注明其他交通工具，如飞机起飞、轮船起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。　　从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，如何兑换外币等等，这样，就能保证工作的顺利。　　b.安排住宿　　上司出差，安排住什么样的旅馆，一般都要根据上司个人的爱好和习惯来决定。有的喜欢住清静优雅的小旅馆，也有的喜欢往富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则喜欢两人合居一室。　　如果出差的地方是第一次去，在那里有分公司或自己的办事处的话，就请他们为自己联系安排住处；没有的话，就请当地旅行社安排。没有什么特别的情况，就不要去找自己的客户或经销商，因为你一去找他们，他们就会热情地邀请你们住到他们那里去。他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。　　c.随身携带的用品　　上司出差要随身携带哪哪些东西，秘书一定要替上司想好。如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那就太误事了。临动身之前，