第六章 秘书的职能环境与人际关系.pptVIP

第六章 秘书职能环境与人际关系 导入案例 案例分析： 王晓丽是一家国际知名广告公司的业务经理。她资质过人，经验丰富。但是他手下的员工，看到她就像是老鼠见了猫一样，总有一种畏惧心理。她一进办公室，热闹的房里顿时鸦雀无声，大家在她面前噤若寒蝉。开会的时候，只有王晓丽一个人滔滔不绝的演讲，大家都不讲，也没有机会插上一句话。这样，由于员工的积极性没有发动起来，尽管王晓丽很优秀，但多年来她的业绩一直徘徊不前。这也是她一直以来心中的疑惑。 导入案例 启示： 一个主管必须做到进入办公室，就像阳光普照大地一样，使大家精神一振，上下沟通，才能调动大家的积极性。 在现代职场上，从来都是“三分做事七分做人”。保持好与上司、同事、各部门以及客户之间的关系，对于身处管理神经枢纽的秘书来说更为重要。保持良好的人际关系的一 大法宝就是提高自己交流沟通技巧。职场上人际关系，99%是由误会造成的，而99%的误会又是由于不恰当的交流方式带来的。 本 章 提 要 一、秘书职能环境的构成 二、秘书如何适应、优化职能环境并排除环境障碍； 三、秘书如何处理与领导的关系； 四、秘书人际交往的内容、原则、方法。 第一节 秘书职能环境 心理学试验 一次，社会心理学家在美国的一个工厂进行了一个试验。他们选择了一批姑娘参加这个小组试验。试验开始时，心理学家改善了试验小组的生产照明条件，生产效率提高了许多，后来又把照明条件恢复到原先的状况，生产效率仍和初次试验时一样。接着，心理学家们又进行了缩短工时的试验，而生产效率同样很高。增加了休息时间后，效率也没下降。后来，工厂的管理部门又将这个试验小组的工作时间延长了，但这些姑娘们仍毫无怨言地辛勤工作，照旧保持着很高的生产效率。 人的心理和行为决定于人的内在需求和周围环境的相互作用。当人的内在需要得以满足时，会大大激发他的工作潜力，他的行为将对组织产生有益的贡献。 秘书职能环境概念 秘书职能环境是秘书职能活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。 正确认识， 增强意识， 有效调适， 排除障碍， 从而达到提高秘书工作效率、增强工作 效益的目的。 第一节 秘书职能环境构成 环境是一个开放的大系统。秘书职能环境与其他环境系统一样，具有整体性、层次性、动态性。 一、秘书职能环境纵向三层次 （一）秘书机构内部环境 秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。 （二）组织内部环境 秘书所在组织内部环境，是秘书组在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和。 （三）组织外部环境 秘书组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的相互联系的系统。 宏观的国内经济政治环境。 秘书职能环境纵向三层次 第一层次 秘书机构内部环境 怎样营造秘书机构内部良好的环境？ 优秀的秘书部门负责人； 健全的工作制度; 科学合理的分工配合体系; 灵敏的信息综合机制; 和谐的人际关系; 必备的物质条件与科学的办公手段。 第二层次 秘书所在组织内环境 第三层次 秘书所在组织外部环境 (一个开放的具有层 次性的庞大的系统） 二、秘书职能环境横向要素 横向因素对秘书工作的影响： 经济环境：为秘书工作提供物质基础，影响秘书工作的业务内容及活动形式 政治环境：秘书工作要适应其特定的政治环境 文化环境：影响秘书的综合素质，办事的有效性，工作效率 科学技术环境：影响秘书办公设备与手段的先进性，思维方式，学习及创新能力 大蒜和金子 有一位商人，带着两袋大蒜，骑着骆驼，一路跋涉到了遥远的阿拉伯。那里的人们从没有见过大蒜，他们用当地最热情的方式款待了这位聪明的商人，临别赠与他两袋金子作为酬谢。 另有一位商人听说了这件事，不禁为之动心，他想：大葱的味道不业很好吗？于是他带着葱来到那个地方。那里的人们同样没有见过大葱，甚至觉得的味道比大蒜的味道还要好！他们更加热情地款待了商人，并且一致认为，用金子远不能表达他们对这位远道而来的客人的感激之情，经过再三商讨，他们决定赠与这位朋友两袋大蒜。 启示：先抢一步，占尽天机，得到的是金子；而你步人后尘，东施效颦，得到的可能是大蒜！ 第二节 秘书职能环境的影响 a.信任度的影响 b.和谐度的影响 c.开放度的影响 d.自由度的影响 信任度—— 指秘书工作对象（服务对象）对秘书的信赖程度。 案例：当女秘书遭遇上司的隐私 一则童话的启示 　　小狗汤姆到处找工作，却毫无所获。他垂头丧气地向妈妈诉