合同管理制度定稿版.docxVIP

采购合同管理制度为规范合同签订，履行和付款程序，并最大限度的避免风险，制定以下管理和签订程序，本办法适用于宏源防水集团采购系统签署的所有采购类合同。合同条款1、合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件；2、合同签订主体必须是集团合格供应商名录登记在册的（ERP录入的），严禁与名册以外的供应商签订合同。必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。3、若对合同条款有误解或者不足，可与公司合同管理人员或法务部门提前援助，有效规避合同条款遗漏所带来的风险；4、合同变更或解除必须依照合同的订立流程经相关职能部门审核审批通过后方可；合同模板合同起草编辑，统一使用公司采购合同模板（包括：集采合同、单批次采购合同两种），除中字头国企外使用对方版本外，原则上不允许其他公司模板的出现；若使用对方公司合同模板，需经法务部对合同进行审核，审核通过后方可使用；相反将继续更改。合同审核1.合同管理部门负责合同条款及合同模板的审核工作，对于不按规定要求的给予更正和讲解，各基地采购部门要积极配合，保证合同顺利签订。2.财务部对合同付款条件及方式做审核，并了解合同款项安排，加入付款计划。如合同模板只是一个框架协议，将不需要财务进行审核；3.法务部协助审核各类采购合同及条款是否合理，将采购风险降到最低。四、合同签订与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。签订后的合同由采购中心合同管理部保管，必要时复印件抄送集团财务部及审计部备查。五、合同管理分类及审批权限分类：集采合同/战略框架、单批次采购合同/对方公司合同模板；审批权限划分：审批事项金额采购合同审批权限单批次合同5万元各基地采购部经理集采合同单批次/集采≥5万元或者月内单种物料累计采购≥5万元集团采购副总裁/集团采购总监战略/框架协议不论金额多少集团采购副总裁/集团采购总监六、采购合同的执行与控制合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的合作伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，同时保证采购物料满足生产的需求。七、采购合同签署/执行采购合同审批文件（附件一）批复后，进入合同执行环节。合同管理部将合同录入合同台账，按合同条款要求定时提醒合同执行环节进度。其中集采合同/战略协议合同由集团进行管理，单批次合同由各基地采购部自行控制。八、采购合同的修改与终止在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。有下列情形之一者，视为合同终止。因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。出现违背合同条款的状况。逾期没有履行合同约定的。发生符合合同条款中合约解除的事项。九、合同纠纷的处理与合同管理当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，其一般采取如下处理方法。与供应商协商解决请第三方协调解决。由仲裁机构进行仲裁。通过法律途径解决。采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。泄露合同内容。私自更改