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课题名称 使用邮件合并制作统一会议邀请函 周建秋 日期 2007-09-18 任务周期 6 课时 案例资源 50....... 教学准备 下发相关素材 教学目标 知识与技能： 操作技能 学习并掌握邮件合并的使用方法。 Word字体的格式设置。 图片的插入与设置。 主文档与数据源的合并方法。 信封的制作。岗位知识 不管选择什么样的文档类型，整个合并大致包括如下三个过程：创建邮件合并的主文档、建立合并用的数据文档、通过邮件合并将建立的数据文档合并进入主文档。本章中以向公司合作伙伴们发出一封会议邀请函为例，介绍邮件合并功能的一般使用方法。 教学重点 主文档与数据源的合并方法。 信封的制作。 教学难点 信封的制作。 教 学 过 程 教学环节 教学组织 情境创设阶段 【教学准备】 分发文件原稿（DOC）和Excel文件 【情境创设，提出任务】 采用分组讨论形式，由教师进一步启发分析课题的意义及课题（邮件合并的编排）实现的要素，实现明确课题任务分解。 【分组讨论】要编排出一份你们认为比较满意的内部会议稿，应该具备哪些要素？ 根据情况灵活提示，如是否需要一个封面、页码、企业标志、目录等 抽一两个人汇总交流，予以全部肯定。 学生查看课题作品，教师初步小结并分析任务。 分解提示阶段 一、课题及任务分析 案例说明 在文秘工作中，有时候需要向许多不同的客户发送邀请函等形式的信函，这些信函的内容除了姓名、地址等少数项目以外，其他都完全一样。要寄出这些成批的邀请信，有以下两种选择方案：1、把内容打印出来，然后手工填写收信人；2、在Word里制作一个内容相同，但是收信人不同的文档，然后将每个收信人复制上去，最后再统一将其打印出来。但这些都不是最好的方法，Word中的邮件合并功能为这种情况提供了完美的解决方案。本章主要针对这种成批打印信件或发送电子邮件的情况，介绍Word中的邮件合并功能。邮件合并可将邮件中的某些位置用变量来表示，然后依次替换这些变量，生成大量信件。使用Word中的发送邮件功能，可以直接将邀请函发送出去。 在任何邮件合并中，都将处理三个不同的元素：开始时使用的主文档；为主文档提供信息的数据源；已完成的文档集（合并文档）。 主文档：主文档是开始文档。在主文档中，包含了每个副本中相同的所有信息（常量）。它还包含每个副本中不同信息的占位符（变量） 数据源：数据源是一个文件，它包含了在合并文档各个副本中不相同的数据（即变量的值）已完成的文档集：是一系列主文档的副本，在这些文档中，有些文本在所有副本中都是相同的，而有些会随着文档的不同而发生变化。利用“邮件合并”功能可以创建的文件类型有信函、电子邮件、信封、标签和目录，这几种形式的文档大同小异，分别用于下列场合。 信函：将信函发送给一组人。 电子邮件：将电子邮件发送给一组人。 信封：打印成组邮件的带地址信封。 标签：打印成组邮件的地址标签。 目录：创建包含目录和地址打印列表的单个文档。 不管选择什么样的文档类型，整个合并大致包括如下三个过程：创建邮件合并的主文档、建立合并用的数据文档、通过邮件合并将建立的数据文档合并进入主文档。本章中以向公司合作伙伴们发出一封会议邀请函为例，介绍邮件合并功能的一般使用方法。 任务实施阶段 二、课题任务分解 任务一创建主文档—会议邀请函 制作信函的主文档在Word中新建一个【空白文档】。 设置纸张大小为“letter”。 首先在文档中键入邀请函的内容，并设置标题字体为“宋体”、“二号”字号、字间距为“10磅”，段间距为“2行”；正文字体为“宋体”，“小四”号字，“1.5倍”行距。 在正文落款前插入图片，浮于文字上方。 在页眉输入文字“SUN科技有限责任公司”，设置为“宋体”、“小二”字号、“红色”、“加粗”，右对齐。 在页眉插入图片，大小缩放48%，浮于文字上方，置于页眉左边。 在页脚依次输入公司的地址、邮编、电话等内容，并设置“宋体”、“11磅”字号、“加粗”、“红色”。 通过设置边框和底纹，在页脚文字上添加一条横线。 以文件名“会议邀请函”保存。 二、准备数据源文件 创建通讯录，文件类型可以是Excel工作簿、Word文档，也可以是Access数据库，该通讯录包含有如下记录： 姓名 性别 职务 联系电话 任职单位 联络地址 邮政编码 联络邮件 张海艳 女士 总经理北京中达康医疗保健品有限公司 北京东城区北新仓18号 100700 accolades@ 郭文艺 先生 总经理北京全景视拓图片有限公司 北京市东城区朝阳门北大街8号 100027 wenyi@ 高建华 先生 助理总裁中国惠普有限公司 北京市朝阳区东三环南路2号 100022 jia