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企业行政概述培训PPT培训资料.pptx
企业行政概述培训课程——斐讯南宁 . 梁羽 . 2015.4目 录一、行政工作概述二、行政工作的两大核心三、做好行政工作的核心能力四、行政人员的核心素养一、行政工作概述1、广义的企业行政为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。企业行政系统,包括上至最高层管理者,涵盖企业各个部门管理人员及专业行政部门的管理体系。2、狭义的企业行政行政办公事务管理及人力资源管理的统称。现代企业中一般称为办公室、行政人事部或者单设行政部、人力资源部。行政部门具体包括制度制定、执行和推动;日常办公事务管理;办公物资管理;档案文书管理;会务管理;涉外事务管理;宿舍、食堂、车辆、安全卫生管理等。 二、行政工作的两大核心1.1“服务”之——后勤职能(1)后勤——满足日常工作需求,为办公环境及各部门物资需求保驾护航。(总部行政平台——后勤保障部、物业部)后勤工作模块主要内容:1、办公用品管理——低值易耗品管理,日常工作重点在于确保库存,满足需求;1.1“服务”之——后勤职能(1)2、物资管理——办公家具、设备管理,包括采购、使用、维修维护;日常工作重点在于物资安全(完整、无遗失、可查)及设备故障处理;3、车辆管理——用车调度、油耗管理、车辆保养维护、车辆保险年审;日常工作重点在于保证车辆合理、正常使用,满足工作用车需求;1.1“服务”之——后勤职能(2)4、办公环境管理——环境绿化美化、环境保洁;5、安全消防管理6、员工宿舍管理7、员工食堂管理后勤是行政的最基础部分,其显著特征是事务琐碎烦杂,几乎涵盖日常办公最基本需求的方方面面,最需要条理及耐心。借助各类表格协助管理是十分有必要的。1.2“服务”之——文书/印信/档案职能行政文书体系管理,包括各类公文的草拟、审核、颁发流程。文书即包括对内也包括对外。文书拟写及使用的规范及合理,是企业管理水平及企业形象的重要体现之一;行政文书涉及公文的拟写规范及语言组织能力,通常设立专门文秘岗位人员;印信管理指企业各类印章及授信文件的管理体系,管控重点在于确保企业各类授信安全,不被盗用或滥用;印信的使用通常需经过审核登记。1.3“服务”之——制度管理职能行政制度职能,是指行政管理部门为规范公司各方面管理而制定一系列管理规章、工作流程及工作表格,并监督执行的工作职能。这一职能包括2个部分:制定、监督执行(重)制度的制订必须经过充分的调查了解及沟通过程,制度配套流程及表格文件必须完善;最后制度必须经过严格审核确认流程后方能颁布;制度的制订和执行过程是一个动态过程,并非一朝颁发就永不变动,需要在把握大方向的前提下不断调整以适应实用。1.4“服务”之——会务活动“办会”是行政部门重要职能之一,小到日常的工作例会,大到公司年会、周年庆、工作表彰会等等,行政部是主要承办部门或者主要协办部门(业务性会议);1.4“服务”之——会务活动一般性的会务活动,行政部门的工作主要包括:1、会议通知的拟写和发放;2、会议的组织、记录及会议纪要的整理及下发;3、会议议定事项的跟踪监督及执行反馈;4、会议文字影音资料的收集、整理。大型会务的组织,需要极强的综合能力,是最能考验行政管理部门工作能力、策划水平、工作效率和应变能力的专项工作,也是作为优秀的行政人员必须具备的综合能力之一。除“办会”外,主办( 或协办)各类公司内部员工活动及公司与外单位的联谊活动,也是行政部与人力资源部门重要工作之一。1.5“服务”之——外联(1)“外联”职能范围较广,即包含对外的大小来访、接待,文书往来;也包括企业对外的宣传报道及政府部门事务、非业务类外单位事务联系等等。从小处说,外联模块最为日常的工作是访客接待及外来客户的食宿安排,这涉及到协议酒店、饭店等等一系列协议单位的管理;政府事务中包含的日常事务之一是公司各类经营证照的管理,包括证照的年度报告、变更办理等等;如果公司与政府部门往来密切的,还包括与政府部门的信息收发与处理等;1.5“服务”之——外联(2)处理外联事务的原则之一,是牢牢记住“公司形象”四个字,永远记住你代表的是公司而非个人,你体现出来的风貌既是公司的形象。因此,在对外事务中,务必保持专业、规范的态度,不可随意任性。对外文书是企业对外公布信息的严肃渠道,除得到授权外必须经公司审核签发流程,严禁私自、随意发送。2 牢固树立“成本”意识行政部门是一个“花钱”的部门,与业务部门的费用支出不同,行政部门的支出不产生任何利润,因此,对行政工作而言,节流=效益,合理控制办公成本,是行政工作的要务。行政工作人员必须有清晰的成本节约意识2.1“成本”之——预算决算预算管理是现代企业管理的实用工具,行政部门作为费用开支的主要部门,通过合理的预算,为公司决策提供参考,同时也为费用的控制提供依据预算建立在计划之上,因此预算的前提是做好工作
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