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论档案管理中的保密工作 　　 摘 要： 文章阐述了档案保密工作创新的重要性；将档案的日常管理制度化、法治化、网络化，使档案保密工作更适应时代发展的要求。 　　 关键词： 创新；档案保密制度；档案法规；档案法规意识；密级网络化 　　 　　收稿日期：2006―02―02 　　作者简介： 毕伟（1978―），女，汉族，哈尔滨人，哈尔滨师范大学档案员。 　　 　　一、在创新中求发展 　　 　　江泽民同志指出“迎接未来科学技术的挑战，最重要的是要坚持创新，勇于创新。创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。”创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，也只有如此才能有创新动力。科技要创新，体制要创新，档案保密工作也要创新。档案保密工作只有日日思变、天天求新，才能只有不断地创新，档案保密工作才能有高度、有特色，档案保密事业才能真正实现可持续发展。因此，档案部门无论是在业务工作方面，还是在管理服务工作方面，都要努力做到人无我有，人有我优，人优我新，使档案保密工作常常变，时时新，这样才能使档案保密工作立于不衰之地。 　　 　　 二、将档案保密工作规范化、制度化 　　 　　1.档案库房管理制度化 　　(1) 档案室档案区分全宗、区分年度、区分类别分别存放排列；(2) 各类档案保管期限：每卷档案按其价值将确定保管期限。档案保管期限分为永久、长期、短期三种。会计档案分为永久、定期两种；定期管理期限分为15年、25年两种。保管期限的划定按学校各类档案保管期限规定执行；(3) 对超过保管期限的档案，要在主管档案工作的校长领导下，由档案室会同有关部门组成的鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，应写出销毁清册，经有关部门同意，报主管校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁时，应由档案室会同有关部门共同派人监销。销毁清册应当永久保存；(4) 档案密级划分，首先由立卷部门用铅笔标明在案卷封面上，然后由档案室会同校保密委员会审定；(5) 档案室应指定专人负责统计工作，包括平时的统计和年终统计报表工作；(6) 档案室应有专人负责档案库??的技术管理，测定库房温度、湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标，研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪化的档案，应及时修复和复制；(7) 档案室应有严密的防盗、防火、防晒、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况，发现问题及时向校有关领导汇报、及时处理。 　　2.档案借阅制度化 　　(1) 学校各单位查阅本单位归档的档案，可以直接到档案室调阅；查阅非本单位的重要档案，须经归档单位领导同意；外单位或个人查阅学校档案应持介绍信或身份证，经批准方可查阅，并合理收费；(2) 对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续，方可查阅；(3) 如摘抄、拍照、复制所查档案内容，须经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只许在档案室内进行，利用者对其机密内容要负责保密；(4) 利用者对所借档案要妥善保管，不准拆卷、抽页、涂改、圈划、污损等，如发现以上情况，要追究责任，严肃处理；(5) 凡借阅重要档案须交押金，借阅者均须填写借阅登记，限期归还。寒暑、节假日前，要将所借档案送还档案室，如需继续使用，应重新办理借阅手续；(6) 借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等；(7) 利用人员应将利用效果及时向档案部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用。 　　3.档案保密工作人员工作制度化 　　(1) 档案人员必须严格遵守保密纪律，自觉执行《中华人民共和国保密法》以及党和国家规定的各项保密制度，依法办事；(2) 档案人员必须加强自身修养，牢固树立保密意识，忠于职守，不将档案带到公共场所，不将档案带回家中，不得与无关人员谈论档案内容；(3) 对保密档案或未经领导批准利用的档案不得擅自提供和扩大使用范围，确保档案资料的政治安全，不发生档案资料被窃和失密事故；(4) 查阅保密档案，必须严格执行审批手续，非经本单位领导批准不得调阅；(5) 档案一般不得外借，只限在阅档室查阅，如确需借出室外，须经分管领导批准；在查阅中，如需复印、摘抄档案内容的，须经档案管理人员同意，并由专人负责保管，利用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容，以确保档案安全；(6) 外单位查阅本单位档案，必须持有单位介绍信，否则不予接待。要摘抄或复制有关档案内容的，需经本单位分管领导批准，摘抄或复制内容需经档案工作人员审核，有保密内容的，利用者必须送所在单位文书处理人员进行登记；(7) 查找提供档案一律由档案人员进行，非档案人员严禁进入库房内；(8) 档案材料