公司机关费用开支暂行管理办法.docVIP

公司机关费用开支暂行管理办法 为规范公司的费用开支范围、标准及审批程序，明确费用开支责任部门，有效地控制公司各项费用的开支，本着量入而出、勤俭节约的原则，降低管理费用，杜绝铺张浪费，特制定本管理办法。 本管理办法为公司日常费用报销管理规范，包括用款计划、票据、报销时间、报销程序、支票申领、现金借款及费用标准等规定。机关费用开支必须纳入统一预算管理。 一、资金使用审批程序 为提高资金使用的计划性，公司日常经费的使用坚持先申报，后办理的原则。各部室因工作需要使用经费时，应事先提出书面报告。原则上发生一百元以上的对外支出，以支票对外结算。借取外部支票前需填写“费用请领单”。对预算范围内的费用，由财会部门审核支付。对超出预算指标的费用开支，由分管领导、和总经理审批后支付。限额支票一律不允许超支。否则，按超支部分的10%予以处罚，罚款由支票使用人承担。 二、机关费用开支范围及标准 1、备用金 因公办事需借备用金的有关人员，填制“现金借取单”一式两联，先由部门负责人及分管领导审批，并报经总经理、总会计师审批后，到财会部门办理借款手续。现金借款单两联单，一联交由财会部门挂帐，另一联留经办人妥善保管待冲账时备查。借取现金上次借款未归还的，不得再次续借。个人不得以公事为由，只借款不冲账或长期挂大额备用金。备用金借款额原则上最高不得超过3000元，如有特殊情况需用款额度较大的，由总经理特批。 2．办公用品、办公电器及生活用品 综合办公室负责公司领导、各部室的各种办公用品（计算机及外围设备、专业技术用品、统一办公用纸、宣传手册、信封、信纸、资料盒、印刷品等）计划、购置、发放与归档管理。办公室购买的办公用品需列明细清单，发票须填写货物品名或附商场购货小票（自制附件无效）。发票背后由经办人和验收人员签字，到财会部门报销。综合办公室对各部室办公及生活用品必须建账、建卡，防止丢失和损坏。 除综合办公室统一购置的办公用品外，各部门专业使用办公品的以部门名义提出计划，由分管领导审批，报请公司领导批准后购买。 综合办公室负责各类办公桌椅、电器设备、生活用品等的购置配备及使用检查、监督。 3．业务招待费 业务招待费是用于在经营活动中对外接待应酬的各项必要费用，机关各部门在使用时应当本着勤俭节约的原则，在计划指标内先申请再使用，严格遵守财务制度和财经纪律。机关业务招待费用须报请公司分管领导审批。 机关各部室招待费由公司下达年计划指标，超过计划指标但无特殊原因的，从所在部室年工资总额中扣减。财会部门加强监督检查工作，定期公布各部门业务招待费的使用、报销情况，使业务招待费的使用处于受控状态。 三、报销程序及要求 1、日常报销单据规范、真实、合法。 凡在财会部门报销的发票都应由税务部门印制，都应有相应单位财务专用章或发票专用章，字迹清晰。各类费用报销的票据必须是国家正式发票（印有京地税、京国税字样）且填写规范，尤其是付款单位名称必须填写本公司全称。如有涂改需加盖单位公章，如金额有涂改须请对方单位重开，否则不予报销。 报销单据背后需有经办人签字，不合理、不合法的单据一律不予报销。 2、书面报告必须写明详细情况，对外招待费用必须写清每笔发票所招待人员、事由、参加人员、每笔花费金额、是否有领导事前审批等详细情况。此外，发票必须及时到财会部进行报销，不得跨月、跨年度进行报销。 3、零星支出的现金票据需填写“费用报销单”。“资金请领单”和“费用报销单”一律用碳素钢笔或黑色签字笔按格式逐项认真填写，不得涂改。“费用报销单”统一由财会部专人负责填写，所附原始票据由财会部指定各部室报帐员负责整理和粘贴，经办人一栏必须由实际报销人签字，不得由报账员代签。 4、各部门经办人员在财务部借取的支票，应在借取支票次日起6日内持已完事项的原始票据到财会部核销，最长不得超过10日，否则停止该部室其他支票及现金的支取。 5、公司机关定于每周四下午集中报销，各部室必须由专人负责本部室报账业务。 6、财会部门必须按上述规定范围、标准，严格审核，如违反规定，超标准、范围者，除退回违规金额外，依据情节轻重，按违规金额从当事人（财务人员和报销当事人）月工资中扣除，情节严重者调离相关岗位。 7、公司各部室、项目经理部均照本办法执行。 8、本办法由财会部负责解释，从二O一一年月日起执行。如与原有相关办法相抵触以本办法为准。 附：1、借 支 单 2、费用请领单 资金专用审批件 支票号： 年 月 日 申请事由 预算内 □ 预算外 □ 金（限）额 金额大写 借 取 单 位 经 办 人 部门负责人 财会部核准 总会计师审批 分管领导及有关人员审批 总经理审批