国美年会策划方案执行案.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * C 场地选择－询问 是否有档期？ 是否有足够的布展时间？ 场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？ 场地清扫需要特别安排吗？ 场地可容纳多少人？ 使用该场地是否需要办理特别手续？ 是否有噪音及安全、清洁方面的要求？ 场地能够提供什么设施？它们是否收费？ 现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？ 场地有多少卫生间？条件怎样？需要装饰吗？ 是否有供贵宾和工作人员休息的地方？ 场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？ 场地是否有存放杂物或资料的地方？ C 车辆安排－停车场 停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？通过哪些线路？ 停车场的开放和关闭时间？ 停车场需要什么凭证？ 是否可以专辟停车场？ 是否有VIP专用停车场？ 是否有“停车已满”标志牌？ 停车场是否有保安管理？ 工作用车停在哪里？是否需付费？ C 车辆安排－活动班车 来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？ 以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车辆数 班车品牌？新旧程度？ 司机素质如何？会否迷路？联系方式？ 班车途经路线是否有拥堵可能？ 预留至少一辆机动车辆 C 车辆安排－特殊来宾接待 特殊来宾有多少人（正确职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？ 特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？ 特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？ 由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？） 特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒 C 来宾接待 当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始： 来宾是否拿到了正确的机票？ 来宾是否方便抵达机场？ 当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？ 来宾是否知道下飞机后应该如何做？ 突发情况处理： 航班延误 个别来宾迟到 C 来宾接待 当来宾走下飞机后： 确保第一时间知道接站人位置 在班车等候时间不能超过30分钟 在班车行程中为来宾播放轻松音乐 突发情况处理： 班车损坏 部分来宾延误 班车迷路 C 来宾接待 当来宾抵达接待区时： 确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台 在接待区预备休息区 如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌 突发情况处理： 因交通原因突然导致来宾人数剧增 C 来宾接待 来宾登记时应了解什么？ 活动的日程安排 活动所需佩戴证件及使用要求 活动场地平面图及入口、出口、卫生间位置 何时可以离开？离开机票领取的时间和方式 来程时的费用报销时间、地点、方式 离开时是否有班车接送？ 用餐时间、地点？用餐凭证？ C 来宾接待 当来宾进入酒店房间休息： 准备小型欢迎卡 确保来宾能够迅速联络接待人员 是否需要提前清空房间内的收费物品？ 房间内是否需要准备鲜花及水果？ 房间内应准备当地旅游手册及地图 C 现场布置 来宾行走线路现场勘察： 场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？ 来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？ 入口是否需要铺设红地毯？ 在抵达会场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？ 来宾进入会场后是否能够立即找到自己的位置？ 不同类别的来宾是否需要分别设定入口？ 是否有来宾需要特别休息室？ C 现场布置 搭建施工 保证施工期间的用电及保安 保证施工用料的摆放位置 检查施工单位用料摆放是否合理 搭建完成时间应保障至少12小时的彩排时间 务必进行最大负荷电量测试 施工完毕后应清理一切施工痕迹 确保用电线路安全隐秘 C 现场布置 舞台布置 保障上场及下场通道畅通 后台有方便快捷且安全的物品存放处 来宾上下舞台通道地板检查，是否有松动可能 舞台布置的设备不能遮挡现场摄影摄像视线 确保来宾无法进入后台 C 现场布置 来宾区域 贵宾席如何布置（座位安排图）？是否需要名签或椅背签？ 为外籍人士座位的侧后方安排翻译人员座位 来宾的通道是否畅通？ 是否要准备同传？规格？现场翻译？ 预留摄影摄像位置，是否需要架高？ 来宾取用饮料位置是否方便？ 当来宾退场时是否可能发生拥挤？ C 后勤安排 安排专门工作人员负责用餐预订及送达 指定工作人员用车和司机 文件打印 资料装袋、运输和存放 物品领取登记 视频、图片资料 C 媒体接待基础文件 媒体接待基础文件 邀请媒体名单 新闻夹内容 航班时刻表（接、送车辆安排） 住房登记表 媒介分工（活动现场位置） 接待物料 专访安排（名单、QA、陪同媒