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我中心利用Excel进行固定资产管理的体会 【关键词】 Office,Excel；固定资产；财务管理 摘要： 对于像血液中心固定资产规模不太大的单位，利用Office Excel 进行固定资产管理具有操作简便、信息传递灵活、节省经费、同时又能满足固定资产管理的一般要求。 关键词： Office Excel；固定资产；财务管理 现在固定资产管理的软件很多，且价格不菲，动辄几万元、甚至十几万元。而对于固定资产数量不是很大、经济条件不是很好的单位，利用Office Excel（微软办公系统中的电子表格）进行固定资产的管理具有操作简便、占用空间小、信息传递灵活、节省资源、计算和统计分析功能强大、并且有可以不断升级的特点。下面将我中心在固定资产管理中使用Excel的体会浅析如下。 1 文件管理 1.1 创建文件 依据固定资产管理数量和计算机配置的大小，可采用不同的形式建立文件：（1）按照固定资产分类建立文件（即工作簿），如家具、专用设备、办公设备及车辆、通讯设备等，可以分得很细，然后放在1个文件夹中即可，适合于大容量固定资产的管理；（2）建立1个文件（工作簿），把不同类别的固定资产放在不同的工作表（sheet）中并可以直接命名，这样在一个文件中列出各类固定资产(见图1)，既直观，又便于操作，适于小容量固定资产的管理。 1.2 管理文件 （1）为保留资料，可将每年的资料建1个文件夹留存备查，放在计算机以外的存储介质上（光盘）存档；（2）备份，文件的备份很重要，可防止资料的丢失或错误操作造成的文件损坏，可将文件同时存放在文档和公文包中，这样在操作文件时可同步修改。由于不用专业软件，随时可将资料拿到任意装有Office办公软件的计算机上进行操作。图1 建立固定资产工作簿 2 工作簿的数据录入 工作簿的数据录入（固定资产的入库、出库）是一项繁杂的工作，它是固定资产管理的基础（数据库），许多专业管理软件由于设定了固定的项目、操作步骤和相互限制，使得数据录入的灵活性不够，速度不快。利用Excel建立工作簿后，类似于建立数据库一样，对电子表格中的某些字段进行定制如日期型、数值型、文本型等，以便输入后保证统一和准确。电子表格的字段依据固定资产的类别不同可灵活调整、增删。数据的录入也比较方便，利用电子表格的复制功能和自动填充功能，进行数据的成批录入等节省了大量的劳务性工作。 3 工作簿的管理 利用Excel建立起的工作簿可以随时进行数据的增添、删除和修改，以完成固定资产的出入库、转移和报废、调拨、外售管理；利用筛选功能可以实现固定资产的各种查询（见图2），并实现对某种或某类固定资产复制、创建新表以便进行计算或报表；利用查找和替代功能也可实现对某种或某类固定资产的修改等。 图2 利用筛选功能查询某一科室的设备 4 计算及统计分析 4.1 计算 利用Excel的自动求和功能可随时进行合计计算；利用函数公式又可任意计算相关数据，满足你的计算要求；也可在任意单元格输入你的公式进行计算，得到你所需的数据。当对一行数据进行计算后，可用复制功能（选定计算结果单元格-按住鼠标右键向下一拉）即可对多行数据或整个表进行计算，既方便，又快捷。 4.2 统计分析和报表 有了一个便于管理的工作簿，就可实现经常的统计分析，及时地提供报表，为领导决策提供依据。一般是利用Excel排序、筛选功能将要提取的信息提取出来，再利用复制、粘贴功能可实现随机制表。利用Excel分类汇总和数据透视表功能，可完成固定资产的统计月报或季报（见图3） 以及固定资产的年度分析报告，各类固定资产或各部门固定资产的分布情况等（见图4），可完全满足对固定资产管理工作的需求。图3 固定资产季报表图4 固定资产科室分布图表 总之，熟练地掌握和运用Excel 的各种功能，可完成单位大部分的统计、资产、人才及财务的管理，既方便灵活，又经济省钱。 （1.山东省血液中心，山东济南 250014；2.中国银行重庆分行，重庆 400013） 作者：谷筱渝，刘志广，谷云，刘瑜