第一章 档案鉴定与收集 信息与档案相关管理 .pptxVIP

第一章 档案鉴定与收集薛秀香@档案馆相关概念全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。第一节 档案的鉴定一、定义档案鉴定，是指对档案真伪和档案价值的鉴定。价值，是指档案对于社会的有用性。档案鉴定，是对档案价值的评价和预测。二、档案鉴定工作的内容1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等2.具体判定档案材料的价值，确定其保管期限3.挑出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。（一）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值鉴定工作的指导思想，档案价值评价的基本标准。（二）全面的观点1.全面地分析文件的各方面特征，从档案的来源、内容、时间、文本、外形等方面综合判定档案价值2.全面地把握被鉴定档案与其他档案的联系3.全面地预测社会对档案利用的需求（三）历史的观点档案的形成是同一定的历史条件相联系的把档案放在它所形成的历史环境中，去具体分析档案的内容和形式，以及档案文件的互相关系，并结合现实需要和未来需要考虑档案的价值。（四）发展的观点维护历史的同时面向未来档案价值的时效性和扩展性（五）效益的观点分析档案价值时要考虑到收益与付出之比经济效益和社会效益观念和指导思想五、鉴定档案价值的标准档案本身属性（文件来源、内容及形式特征）社会需要两方面（方向、面、时间）（一）档案属性标准1.档案来源标准档案来源是指档案的形成者。1）国家各级档案馆确定档案收集范围的基本根据2）机关在鉴定档案时，应注意区分不同的作者3）在本机关制成的文件中，具体的撰写者、决策机构、制发机构也对档案价值产生影响2.档案内容标准档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。1）档案内容的重要性2）档案内容的独特性3）档案内容的时效性3.档案形式特征标准档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。1）名称2）形成时间3）文本4）外形特点（二）社会需求标准1.社会需要方向指利用者需要哪些内容、哪些类型档案的趋向性。2.社会需要面指需要利用某件文件的人或机关的广泛性。3.社会需要时间指需要利用某件档案的长久性。（三）相对价值标准1.所存档案的完整程度2.档案内容的可替代程度3.各全宗之间档案的重复性六、档案保管期限表档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的指导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案的价值，确定档案保管期限的依据。（一）类型1.通用档案保管期限表由国家档案行政机关编制，供全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案时通用。特点：通用性，依据性国家档案局颁发《文书档案保管期限表》2.专门档案保管期限表由国家档案行政机关会同有关主管部门编制，供各机关、团体、企业、事业单位鉴定专门档案时使用。财政部和国家档案局《预算会计档案保管期限表》3.同系统机关档案保管期限表由主管领导机关编制，供同一系统内各机关、单位鉴定档案价值时使用。本部门领导人批准，报送国家档案局备案，抄送各省（自治区、直辖市）档案局。煤炭部《煤炭部行政、企业系统档案保管期限暂行标准》4.同类型机关档案保管期限表由档案行政机关或主管领导机关编制、供同类型机关（如学校、医院、政府机关等）鉴定档案价值时使用《上海市高等学校文书档案保管期限表》《上海市县级机关文书档案保管期限表》5.机关档案保管期限表由各级机关编制、供本机关鉴定档案价值时使用《国家计委机关文书档案保管期限表》《大连磁带厂档案保管期限表》（二）结构1.顺序号保管期限表各条款系统排列后，在各条款前统一编顺序号。固定条款位置，引用时的代号2.条款条款——一组类型相同的文件的名称或标题。分类排列不分类排列3.保管期限根据各类文件的保存价值所确定的保存年限，列于每一条款之后。4.附注在条款之后对条款及其保管期限所作的必要的注解或说明。5.说明指出档案保管期限表的适用范围，制定档案保管期限表的依据，保管期限表的结构，保管期限表的计算方法，以及其他说明事项。（三）编制方法1.编制要求1）符合所针对档案的实际情况，内容全面，针对性强；2）保管期限档次清楚，跨度适当；3）便于差用4）与上级机关档案保管期限表保持一致。2.编制人员由专门的编制小组进行编制机关档案保管期限表应由机关档案部门、文书部门和有关业务部门共同编制，经机关领导人批准后，以机关名义颁发。3.编制步骤1）调查研究2）起草工作3）征求意见和修正草案4.修订1）对条款加以修订2）对保管期限档次加以修订3）对有关条款保管期限的修订七、档案鉴定工作的制度和组织（一）档案鉴定工作的制度1.制发鉴定档案的标准文件2.档案鉴定工作的组织领导3.销毁档案的批准和监销制度（二）档案鉴定工作的程序第一阶段，在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一二年后销