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高校实施会计电算化管理探讨
高校实施会计电算化管理探讨
【摘 要】 笔者结合高校实行电算会计管理的实际,分析高校实施会计电算化管理中存在的不足,提出了完善会计电算化管理的几点建议。
【关键词】 高校; 会计; 电算化管理
会计电算化是指将计算机技术应用于会计工作领域,用会计软件指挥各种计算机替代手工或手工很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程。计算机技术的发展,高校理财环境的变化,对财务管理工作提出了更高的要求,计算机技术在高校经济管理和财务管理中的运用越来越普及。目前,高校已基本实施会计电算化,并逐步向财务网络化、财务管理信息化迈进。但是,由于会计电算化管理在科目核算、项目辅助核算、往来款核算、固定资产核算、年末结转等方面存在着不足,一定程度上制约了高校财务管理信息化的进程。
一、会计电算化管理系统的特点
根据《事??单位会计准则》和《高等学校会计制度(试行)》,结合会计核算实际,高校适用的会计核算软件一般具有完整的会计核算功能,特点是以会计科目为中心,实现对部门(项目)经费、往来款项、固定资产等进行辅助核算和管理。
在会计电算化管理中,横向以传统手工会计核算模式下的科目核算为中心完成账务处理;纵向以“项目管理”为中心实现对部门经费、科研课题经费、专项经费、代管款项等经费的核算,实现对各类经费的管理、分析和控制。以科目核算为主线完成账务处理过程,以项目管理、往来款管理、固定资产管理等为辅助核算手段,为加强预算管理、往来款项管理、固定资产管理等财务管理方面提供更为准确、及时的信息。
二、会计电算化管理系统的变化
传统的手工会计管理模式,会计核算具体反映会计科目之间的关系。高校会计核算主要反映资产类会计科目、负债类会计科目、净资产类会计科目、收入类会计科目以及支出类会计科目之间的关系。
会计电算化管理模式,会计核算一方面反映会计科目之间的关系;另一方面也要反映各会计科目与项目、往来款项各科目与往来款项责任人、往来款项各科目与往来款项项目、固定资产各科目与项目等方面的关系。它们之间的关系如下:
项目辅助核算的会计科目余额累计
=所有项目余额累计;
应收款项会计科目余额累计=所有项目应收款项余额累计;
应收款项会计科目余额累计=所有应收款项责任人余额累计;
应付款项会计科目余额累计=所有项目应付款项余额累计;
应付款项会计科目余额累计=所有应付款项责任人余额累计;
固定资产会计科目余额=所有项目固定资产余额累计。
三、会计电算化管理中存在的不足
由于受传统会计管理模式的影响,高校使用会计电算化系统进行会计管理的经验欠缺,使得高校在会计电算化核算和管理中,在初始化处理、往来款管理、固定资产管理、年终结转处理、与其他管理系统信息共享等方面存在不足,在一定程度上制约了财务管理电算化的实施,影响了财务管理工作的效率。
(一)初始化处理
传统手工会计管理,重会计科目核算,轻项目核算,难以提高管理水平。会计电算化系统初始化处理主要包括参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。在会计电算化初始化处理中,部分高校存在重参数设置,重科目余额与手工账务(或以往电算系统)科目余额核对相符,轻科目余额与项目余额勾稽、往来款科目余额(分责任人)与项目勾稽、固定资产会计科目余额与项目勾稽等问题,不能通过会计科目和项目核算实现二维核算或多维核算,不利于加强内部考核和管理,也不利于提高内部管理效率和水平。
(二)往来款项管理
高校往来款管理,重责任到人。责任人设置主要以内部职工或学生为分户辅助核算对象。在电算会计核算方式下,通过编制记账凭证录入科目、金额和责任人信息这种简单的内部责任人分户核算的模式进行管理。该模式不利于往来款管理按部门(项目)责任考核,难以进行账龄分析,难以实现向实质责任人进行催款和核对,易形成呆账和长期挂账,资金使用效率低。
(三)固定资产管理
固定资产管理,包括价值管理和实物管理,其载体分为总账、明细账、辅助账和卡片账。财务部门一般进行固定资产价值管理,资产部门和使用部门进行固定资产实物管理。在会计电算化管理方式下,财务部门通过编制记账凭证录入科目、批固定资产金额记账后形成固定资产总账和明细账,反映批固定资产价值,但不能反映单件固定资产价值和固定资产购置资金来源;资产部门填制固定资产卡片,通过卡片信息录入形成固定资产辅助账;使用部门使用固定资产,根据固定资产卡片信息形成本部门固定资产辅助账。财务、资产和使用部门没有实施定期账账核对、账实核对、账卡核对以及固定资产总价值和单件价值、总价值和分类价值、总价值和部门(项目)价值、实物总量与单件数量
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