如何成为会议高手.pptVIP

会议高手 ——深度会谈之艺术 目 录 …….前言 …….成功的会议 …….会议管理 …….与会规则 …….主席的职责与注意事項 …….如何开场、结论、使別人 愿意发言及发问的技巧 目 录 …….倾听与记录的技巧 …….主席的工作——促动 …….会议中的问题 …….如何发言 …….报告的种类 目 錄 …….论证的误导 …….感觉与事实 …….抱怨的种类及如何抱怨 …….主持会议的原則 ……. 庆祝与检讨 会议是学习型组织的修炼场 ——深度会谈的艺术 会议的能力是現代人必备的团队工作能力. 一夫当关的英雄时代已经過去,我们必須与他人愉快的合作才能順利成事. 会议正是团队合作最常用的沟通协调方式. 会议內 容 会议主題 会议目的 议程 决议 成功的会议 有效——藉蓍团队的集思广益,解決個人无法完 成或突破的問題,有效达到会议目標。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队有安全 感、信任感、认同感,展露個人才能。 参与——参与的人用心关注,才能让会议得到健 全发展。 效率——当一個会议成功的要素具備后,能在預 定的时间內完成开会,这就是效率。 学习——在参与开会的同时有更多学习的機会。 会议的管理 会议的成本 会议召开的时機 重要的、紧急的议題 需要集思广益的 无法私下协商的 与会的資格 了解实況的人 有权做決定的人 重大关系的人(执行者或关心此会议的人) 会议通知需知 会议名稱:明确点出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨) 目的:应詳尽說明,方便成员们做相关的資料搜集 时间 地点 议程:应包含开会預定結束时间 準備資料 与会人员 主辦單位 会议通知範例 決议追蹤 什么事? 什么时候完成? 什么人負責? 什么时候报告? 如何报告? 议 程 設 計 由重要到不重要——会议开始时即討論重要议題,以免延誤时影響到後面重要议題。 由不尖銳到尖銳——將尖銳议題挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接觸尖銳议題,使气氛不尷尬。 由容易到困難——让大家漸漸融入会议進行的節奏,不要开始就接觸未熟悉的会议造成挫折感。 与 会 規 則 要守时,堅持到底 要做事前準備 針对主題主動发发言,簡短扼要 对事不对人,不做人身功擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人发言 用積極的話代替消極发言 以探詢、謙虛代替主觀論斷 主席注意事項 獨占发言——避免冗長的发言,占用大家交流 意見的时间。 火爆浪子——要能容納他人的发言,不可情緒 化与他人发生衝突。 優柔寡斷——要思路清晰,对決议事項要果斷、明确。 加入衝突——应站在中立的立场來化解衝突。 操控议程——应依照流程引導会议的進行,不可一人 操控整個会议的议程。 如 何 开 场 背景:除了会议召开的背景,也可让与会人 员自我介紹,並說明对会议的期待,以 促進与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲討論之事項及其先後順序 和預估时间。 会议期待 开场舉例說明 近來公司的营運狀況因為受到经濟不景气的影響,使得本季的营收目標达成率只有70%。 因此今天召开会议主要討論兩大問題,第一就是如何刺激原市场的買气,第二討論新市场的擴展計劃。 首先將由業務部周厚坤課長為我们說明目前市场狀況,再由各位一起討論,然後各區市场督導会一一提出配合方案,最後由行銷部門整合后提出执行方案。 本次会议的進行时间預估為1.5小时。希望今天经由在场各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效的業績提升計劃,大家加油! 如 何 總 結 宣达決议 激勵動機 評估目標达成 過程回顧 懸念事項 如何让大家願意发言 塑造会议歡樂、和谐的气氛。 建立包容、安全的討論環境。 保持客觀,对事不对人。 不以言立人,不以言廢人。 設置暗樁,帶動与会人员的熱烈参与,有拋磚引玉的效果。 主動出擊,適时发問,塑造发言機会,且予以正向的肯定与鼓勵。 有效傾聽与良好沟通。 发 問 的 技 巧 开放与封閉 空投与指定 傾聽的技巧 注視对方 不中途打斷 詢問不明之處 適当歸納 不任意表露情緒 記錄的技巧 活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主詞、動詞、形容詞 明确數字 運用key word 列点說明:可了解发言重点,歸納出主題方向 一言以蔽之 主席的工作 发言的促動:让大家想发言,並說出