第九小组 公文.ppt

第九小组 在接待挡驾时，秘书亲自接待，问明来意；听取求见人意见，将情 况做书面记录向上司反映；无理取闹则坚决下逐客令。 除了接待挡驾，还有电话挡驾，书信挡驾。那么在这时我们又要注 意一些什么问题呢？ 在电话挡驾时（一般事项秘书代为转告；重要事项向上司请示，由 上司决定）。 书信挡驾（一般工作情况书信，做出摘要请上司阅读；要求解决困 难和问题的，将信件转有关部门处理；要求违反原则办理私事的向 上司汇报以书信方式予以挡驾）。 我们还需要具备什么能力呢？ 那就是专业的写作能力，简言之就是我们的办文能力。大家都知道，今年新颁布 了《条例》，为了帮助大家更好的记忆，我主要讲解下新旧条例的异同点。 小刘：好的，我知道了。 罗秘书：小雁，你负责做好会议室的日常设备的检查，及其会议室 的整理。 小雁：好的。 罗秘书：记住，我们需要做的不仅仅是这些工作，我们还需要做好 会议跟踪、反馈、落实的相关事务。 小刘和小雁：我们知道了。 会议文件资料的收集整理要求： 1.收集会议文件资料的工作 （1）确定会议文件资料的收集范围 （2）收集会议文件资料要及时 （3）履行严格的登记手续 （4）收集整理时注意保密 2.会议文件立卷归档工作 （1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用 （2）保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程 （3）保护会议文件的完整和安全，便于保存和保管 （4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础 3.会后工作的注意事项 （1）整理会议文字记录 熟悉有关方针政策、加强写作训练 （2）整理会议录音 删除不必要的、增加书面内容、修改不规范的、按程序送审 技显风采 光耀XX 内容页 添加文本 添加文本 添加文本 添加文本 单击添加文字 单击添加文字 单击添加文字 单击添加文字 流程图样例 流程图样例 流程图样例 —— 王琳PPT —— 情景剧——挡驾 罗秘书：请问，您有什么事吗？ 客人：你好，我是你们徐总的初中同学，上周我已经跟他打过电话了，说了今天要来拜访他。 罗秘书：哦，对不起，请您稍等一下。 罗秘书：不好意思，这边没有您的预约登记，请问您贵姓？ 客人：我姓江。 罗秘书：江小姐，您先到会客室稍等片刻好吗？我去请示一下徐总。 罗秘书：刚才有一位江小姐来找您，她自称是您的初中同学，现在在会客室，您看如何？ 徐总：这个人我不想见，你帮我挡一下。 罗秘书：嗯，好的。 罗秘书：江小姐，真是抱歉，我们徐总正在开一个很重要的会议，不方便见您，请您见谅！ 客人：哦，这样啊，既然徐总有事，那我就下次再来。 罗秘书：您下次过来之前可以先打个电话预约，这样，我可以给您安排好时间，避免给你带来不必要的麻烦。 客人：嗯，好的，下次我会提前打个招呼，麻烦你了，再见。 罗秘书：再见。 秘书长：从刚刚的视频中，我们可以看出这是典型的接待挡驾。 一、公文处理概念 ①公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作； ②起草、审核、签发 3个环节均隶属发文办理。 原《办法》 ①公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作； ②公文拟制包括起草、审核、签发 3个环节； ③整理 （立卷）、归档划归到公文办理范畴。 新《条例》 公文处理（工作） 区别 文件 概念? 二、公文文种 公报、指示、决议、条例、规定（5个） 14 原党的机关《条例》 命令（令），议案、通告、公告（4个） 决定、意见、通知、通报、请示、 报告、批复、函、会议纪要（9个） 13 原行政《办法》 决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要 15 新党政《条例》 说明 数量 文种 三、公文格式组成 抄送机关、印发机关和印发日期、主题词 标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件 密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 原行政《办法》 抄送机关、印发机关和印发日期、页码 标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、 发文机关署名 密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、份号 新党政 《条例》 版记 主体 版头 异同 文种 四、公文格式要素 有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章 新《条例》 除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章 原《办法》 印章 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称 新《条例》 联合行文，主办机关发文机关标识排列在前 原《办法》 联合行文发文机关标志