DD 002系统文件管理规定0420.doc

体系文件管理规定 文号：DD-002 版序：B 文件修改履历表： 最新版序 修改页码 条款 修改原因 修改内容简述 修改人 审核人 生效日期 A 全文 新建文件 李素芬 流程审批 2010-4-27 B 全文 修订 新增编码原则等 冯丽珍 流程审批 2011-1-20 文件目录： 条款 内 容 页码 一、 目的 P1 二、 范围 三、 权责 四、 名词解释 五、 体系文件管理与维护 P2 1 编码原则 2 文件格式要求 3 文件的建立和修改 4 文件分类管理要求 5 体系文件督导 六、 违反体系文件标准的处理 P3 一、目的：为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定 二、范围： 适用于公司所有文件档案、DV、录音、图片等多媒体资料。 　　1、文件的发放：　　（1）财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义形成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件　　，由办公室安排专人统一发放和回收。　　（2）各部门需办公室安排发放文件时，必须将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。　　（3）任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。　　（4）需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件（包括学习材料等），发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。　　2、文件的更改：　　（1）任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报直属部经理签字认可），连同编制形成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。　　（2）文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制形成部门负责人的私章。　　3、文件的换页：　　（1）任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制形成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页情况（属数据性、原则性修改须部经理签字认可）送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。　　（2）所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。　　4、文件的回收、作废：　　（1）因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制形成部门负责人，安排原发放人予以回收。　　（2）文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。　　（3）每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。　　（4）所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。　　5、其它规定：　　（1）任何部门以公司名义形成的文件讨论稿或正式稿，必须发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面情况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。　　（2）无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在档案室存档备案。　　（3）任何文件相关部门负责人接收后必须领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。　　（4）所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。　　（5）发放文件属讨论稿的，讨论人组织讨论结束后须按时交文件编制形成部门。　　（6）文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。　　6、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。则除承担50元罚款外，对由此造成的一切后果负责。　　7、本规定各条款如有违犯，对责任人每次罚款50元，