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外贸函电中拒绝信书写原则 　　摘要:外贸函电通常都是为了表达合作意愿或洽谈具体合作事宜,而拒绝信不同于其他外贸信函,它通常是要将坏消息传达给合作伙伴或是客户。这种沟通方式难度较大,因为没有人会开心地接受他们的要求遭到拒绝时,或是他们利益遭到损害。从四个方面来阐述外贸函电的拒绝信的写作原则,如拒绝信的特点、拒绝信的类型、拒绝信的写作技巧、拒绝信的礼貌原则与合作原则相结合。 　　关键词:外贸函电;拒绝信;书写原则 　　中图分类号:F740文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)21-0153-02 　　 　　在国际贸易中,外贸函电贯穿整个外贸业务活动,成为双方沟通一项必不可少的途径。我们总是希望通过与外商沟通达到维护现有的合作伙伴,发掘新的客户,并增强双方友好关系,以便建立长期的合作关系。在写外贸函电的过程中,我们必须时时注意语言的使用,在通过函电表达友好以及进一步合作的愿望。 　　一、外贸函电中拒绝信的特点 　　因此在写拒绝信时要注意写作的语气和用词,还要将拒绝的原因明白清晰地传达给收信人,同时还要把客户给留住。在外贸活动中的拒绝往往不是全面的,相反,大多数拒绝往往单一的,有针对性的,所以在外贸活动中,一方拒绝某些东西,却给对方留有在其他方面讨价还价的可能性。这种拒绝本身就是相对的,在外贸活动中的拒绝并不表示合作破裂,而是表示否定了对方的某一项要求,却蕴涵着对合同中某项条款的让步或是调解。 　　二、外贸函电是拒绝信的类型 　　如何写好拒绝信常常困扰着许多商务人士,通常我们会要求在写外贸函电中的拒绝信要正确区分拒绝和排斥,采用简洁明了的回应,选择合适的语言、适当的方式,恰当的时机,字里行间要为将来的合作留有余地。这就需要把拒绝作为一种手段,一种学问来探究,下面将会介绍几类外贸函电中常见的拒绝技巧: 　　1.直接法。将计就计地利用拒绝,例如,对于“你方所订货物,我方已经没有库存”的拒绝,可用“我方已无你方所订购货物,但NO5647货物与所贵方预订货物相似,你方可以考虑订购。”的方法,这种方法,可以增强双方合作机会。 　　2.逆转法。仔细分析对方拒绝意思,然后逆转地说:“尽管如此,我方???有较多的货品可供你方选择”,仔细为对方考虑其反对的真实目的,从反对中寻找出路,认真应付。 　　3.区别法。对客户的拒绝,仔细作分析,并为其罗列出可以解决的方法,以至令其接受。例如,由于对方“无法接受转港运输”,可回复成:“因为交货期临近,此次运输转港,是我方按时交货的唯一选择,如果你们不接受转港,你方需要修改信用证。” 　　4.迂回法。暂时不管其拒绝,而讨论别的话题,以此对应其拒绝的方法。抱着热心与自信对应,要有丰富的商品知识,并对商品及自己有自信。 　　5.追问法。对客户的反对,追问“你认为有什么解决的方式”,“你方希望交货期为何时?”用以客户叙说的理由为中心说服之,只是不可以变成逼问的语调。平时便要考虑对应话术,对每个反对理由作准备,别仅限于当时的回答。 　　三、 外贸函电中拒绝信的写作技巧 　　我们除了在写拒绝信时,要分清其类型,而且要讲究用词技巧。 　　1.信函中要极力避免使用no, cannot, claim, complaint, inefficiency等词的使用。这些词具有否定意义的词语容易给人不愉快的感觉。直截了当地加以否定,会使买卖双方失去合作的兴趣,双方贸易关系会由此中断。基于礼貌原则,我们经常在商务英语信函中把消极的用法藏于积极的用法之中,至少在语气上做得委婉些,尽量做到礼貌得体。例如, Thank you for calling our attention to the late arrival of L/C.”就比“We have received your complaint about the late arrival of L/C.”要礼貌得体得多。 　　2.尽最大可能选择有积极意义的词语进行使用。在外贸函电中应当选择一些具有积极情感意义的词语,如pleased, satisfy, obliged, welcome等。这些词会让对方身心愉悦,有利于双方的合作。特别在有关催款、投诉、索赔等信函中,即便错不在己,也要对对方所做的任何一点积极努力给予肯定与赞扬,做到礼貌得体。例如,I would appreciate having your reply by May 1st so that we can finalize our program. 　　3.正确使用情态动词。由于外贸函电往来多数是为了磋商、答询公务,其中涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等等,所以英文商务信函中情态动词使用频繁。 　　(1)情态动词的恰当使用常常可以使