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建设工程特殊载体档案收集与整理 　　摘要：随着现代科学技术的快速发展与工程建设管理手段的改进，工程建设档案大家庭中出现了一些新的载体，主要有电子档案、声像档案与实物档案。这些档案有着与众不同的利用价值，其收集范围与整理方法也具有特殊性。 　　关键词：工程档案；特殊载体 　　 　　1 前言 　　 　　目前，工程建设单位比较注重纸质档案的收集，大都有一套比较完善的制度，收集得比较齐全，整理得也比较规范。伴随现代科学技术的快速发展与工程建设管理手段的改进，工程建设档案大家庭中出现了一些新的成员，主要有电子档案、声像档案与实物档案。这些档案以各自特殊的形式，从特定角度记录工程建设实况，有着与众不同的利用价值。可惜的是，对这些特殊载体的档案，人们还没有引起足够的重视，其形成与积累没有制度保障，已经自发形成的也大都没有接收进档案部门统一管理，处于自生自灭状态。在大力加强档案资源建设的今天，我们应当尽快改变这种状况。 　　 　　2 建设工程电子档案 　　 　　建设工程电子档案是指在工程建设中工程规划、设计、建设和管理活动中形成的，经过鉴定具有保存和利用价值的电子文件，以及这些文件运行所需的系统软件、支持软件和应用软件。 　　计算机与网络在建设领域的推广、普及，使得建设工程电子文件的种类与数量越来越多。就一般建筑安装工程来说，建设单位应当收集的电子文件主要有： 　　a．工程准备阶段文件。包括项目可行性报告、项目申请及批复、计划任务书、建设用地申请及批复、建设用地规划许可证及附件、城镇国有土地批复、国有土地使用权出让合同、国有土地使用证、开发建设履约保证书、建筑拆迁文件、工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地震调查、地形测量和拨地测量成果报告、环境影响报告及批复等，工程招投标文件、工程承发包合同、工程放线验线图、建设工程施工许可证、投资许可证、工程质量监督手续、有关专业主管部门审批文件等。 　　b．工程设计文件。包括设计任务书、建筑设计方案及专家评审意见、CAD设计文件、设计方案审查意见、设计方案审批意见书、扩初设计、投资概算及专家评审意见、防火审核意见书、初步设计审批意见书、施工图设计及设计审核意见书等。 　　c．工程施工文件。包括施工现场布置、机械设备、材料计划、技术交底、开工报告、施工日记、监理日记、分部分项施工及验收记录、例会(会议)记录、重大设备及材料订购合同、材质报告、实验资料、工期进度、形象进度报告、晴雨表等。 　　e．竣工验收文件。包括工程概况表、消防验收意见书、防雷检测资料、环保检测资料、工程竣工总结、竣工验收报告、工程档案验收结论、工程质量竣工验收记录、工程质量保修书等。 　　f．竣工图。包括总平面布置图，综合管网图，建筑、结构、给排水、采暖通风、空调、消防、电照、电梯、燃气、装饰装修等各专业竣工图。 　　对于建设单位来说，上述电子文件有的是本单位形成的，有的是从勘察、设计、监理、施工单位收集来的，有的是有关主管部门下达的。为了保证电子文件的完整性，对其它单位提交与批复的文件，建设单位要及时索取相应的电子文件，实在无法收集电子文件时，建设单位应当将这些纸质文件进行扫描，以保证电子档案的成套性与系统性。 　　为确保电子档案的完整齐全，建设工程电子档案的验收要纳入工程竣工档案预验收的范围。各建设单位在向城建档案馆报送建设工程纸质竣工档案时，应同时移交电子档案。而且移交归档的电子档案应与纸质档案在内容上及相关说明上保持一致，并相互标识。建设单位对工程电子档案应制作4套，其中本单位保存两套，移交当地城建档案馆两套。在本单位与城建档案馆保存的工程电子档案，一套封存保管，一套查阅利用。特殊需要的，应多制作一二套，实行异地保存。 　　各设计、施工、监理单位都应当明确本单位工程电子档案的归档范围。设计单位在向建设单位提交建筑工程方案设计、扩初设计、及施工图设计成果时，均需提交相应的电子文件。 　　对于施工单位来说，在施工组织与实施中形成的电子文件，目前应归档的主要有： 　　a．工程施工总体设计与年度计划； 　　b．月度形象进度安排； 　　c．工程实际进度描述与工程量统计； 　　d．工程质量检测与分析报告等。 　　施工单位保护好这些电子文件，对于保证施工连续性，总结施工管理经验，提高工作效率，考核各部门业绩都具有重要作用。 　　建设单位以及设计、施工、监理单位档案管理机构对各部门电子文件的形成积累、整理归档要进行监督指导，要将电子文件的形成与归档列入有关部门与人员的岗位职责。在接收电子档案时，要认真进行鉴定、验收，重点考查以下方面： 　　a．应归档的电子文件是否齐全，质量是否符合要求； 　　b．电子档案载体是否适宜永久或长期保存，是否有病毒； 　　c．相应的软件是否齐备，借助这些软件