第一章Office Xp 概述.pptVIP

第一章Office Xp 概述 主要内容 Office XP是一个应用程序包，是将多个办公软件集成后形成的综合办公软件，Word 2002、Excel 2002、Access 2002、PowerPoint 2002、FrontPage2002、Outlook 2002等应用程序都是Office中的组件。作为办公和管理的平台，它不仅是您日常工作的重要工具，也是生活中的得力助手。 尽管Office组件越来越趋向于集成化，但各个组件仍有着比较明确的分工。一般说来， word主要用来进行文本的输入、编辑、排版、打印等工作; Excel主要用来进行有繁重计算任务的预算、财务、数据汇总等工作； PowerPoint主要用来制作演示文稿和幻灯片及投影片等； Access是一个桌面数据库系统及数据库应用程序； Outlook是一个桌面信息管理的应用程序； FrontPage主要用来制作和发布因特网的Web页面。 　　Word、Excel、PowerPoint、Access等组件之间的内容可以互相调用，互相链接，或利用复制粘贴功能使所有数据资源共享。我们也可以将这些组件结合在一起使用，以便使字处理、电子数据表、演示文稿、数据库、时间表、出版物，以及 Internet 通讯结合起来，从而创建适用于不同场合的专业的、生动的、直观的文档。 1.2.1 易用性 1.智能标记 在整个Office XP的环境中，随处可见智能标记。所谓“智能标记”就是一组在所有Office应用程序中共享的按钮，当用户在进行实际操作时（如粘贴数据、自动更正或输入人名、地址和日期等），这些按钮就会及时出现，提供帮助用户继续操作的选项。有了这样一组工具，就相当于在用户工作时有一个无形的助手随时待命，一旦用户需要他们就会及时出现，帮助用户完成正确的操作。 2.任务窗格 任务窗格是Office XP中新增加的一个功能特性，它是一个可折叠的窗口，向用户提供比菜单更便捷的方式来使用命令、收集信息和修改文档。这个窗口会根据用户的操作需求自动弹出来，使人们随时获得所需工具，让用户有效控制Office工作方式，大幅度提高了工作成效。 任务窗格的设计使原来许多不为用户所知或者不易调用的命令使用起来更加方便了，因为许多常用的命令可以放在这里，随手可得。 在以往的版本中，用户需要记住每项操作在菜单中的位置，如果不小心忘记了，就要花时间在不同层次的菜单中翻箱倒柜地寻找。在Office XP中，用户可以很容易地从显示在屏幕右侧的“任务窗格”中执行搜索、打开或启动新文档、查看剪切板内容、设置文档和演示文稿的格式等操作。“任务窗格”的内容与特定的应用程序有关。 一个任务窗格可以包含一个或多个页面，每个页面可以分成若干个区。Office XP允许开发人员通过编程来操作任务窗格，让它完成特定的功能。 3.改进的剪贴板 ? Office XP的剪贴板最多可以记忆24次复制的内容，这让我们在撰写文档的时候能够同时复制更多的内容。同时，所有复制下来的信息内容、文字扼要、图片缩略图等都会在窗口右边的区域中按次序排列显示，可以根据需要有选择的粘贴或者删除。 ? 4．智能折叠菜单 ? Office XP下拉菜单中只显示最常用的功能。对于其他功能，如果需要，按一下菜单最底下的箭头，菜单就会完全打开，对使用过的菜单项，下一次打开菜单后，Office XP就把这它作为常用菜单显示出来，而隐藏其他不常用的菜单项。 ? 5．多文档切换方式 ? Office XP将每一个文档分别作为一个任务单独显示，如果我们同时打开多个文档之后，系统将会在任务栏上分别显示每个文件的图标，我们只需使用ALT+TAB快捷键或用鼠标单击任务栏上的文档图标就可以在同一应用程序中的不同文档之间进行切换。 ? 6．直接预览字体 Office XP在字体列表框中不再是简单地列出字体的名称，而是将字体的形状也显示出来，使人一目了然，可以很方便地选择字体。 ? ? 1.2.2 网络功能 1.Web页 Office XP包含的所有组件都与Web紧密结合，Word、Excel、PowerPoint、Access等组件所生成的文档都可以保存为HTML格式，而且可以最大限度地保持原文档的格式。可以很容易地进行信息的汇总和直接发布，提高了工作效率。 Office XP更独特的Web 功能表现在：PowerPoint制作的幻灯片另存为超文本后，在IE中效果仍然存在，而且前后翻页甚至放映也都与PowerPoint中的效果一样。 为了生成有效的HTML文件格式，Office XP把创建HTML文档功能嵌入到我们都很熟悉的文档打开和保存标准命令中，从而简化了HTML文档的创建。 2.将页面保存为单独的文