合同防伪系统流程分析.doc

合同管理系统流程分析 信息技术部 2010-5-25 目 录 合同管理系统流程分析 1 1. 合同防伪系统概述信息 3 1.1. 编写目的 3 1.2. 背景 3 1.3. 定义 3 2. 合同防伪系统组织结构 3 3. 系统相关详细功能介绍 4 3.1. 登录 4 3.2. 工作任务 5 3.2.1. 待办事项 5 3.2.2. 已办事项 5 3.2.3. 我的草稿 6 3.2.4. 消息公告 7 3.3. 合同流转 9 3.3.1. 新建合同 9 3.3.2. 合同填写 11 3.3.3. 合同批签 14 3.3.4. 合同对比 16 3.3.5. 合同封存 16 3.3.6. 合同查询 17 3.3.7. 统计分析 18 3.4. 系统设置 20 3.4.1. 模板管理 20 3.4.2. 合同类别 21 3.4.3. 权限管理 22 3.4.4. 参数设置 22 3.4.5. 流程管理 23 3.4.6. 个人设置 23 3.4.7. 客户资料设置 26 3.5. 在线编辑 26 合同防伪系统概述信息 编写目的 该文档主要介绍合同防伪系统主要的组成部分，为后期开发做相应的准备 背景 本系统名称：合同防伪系统 本项目的提出者：丁洪震 本项目开发者：殷玲慧 本系统的使用者：所有企业 定义 合同防伪系统是针对现阶段签订合同流程中出现的一系列问题而开发的一套合同防伪系统 合同防伪系统组织结构 合同防伪结构图如下： 图1 系统相关详细功能介绍 登录 登陆成功，用户进入主界面，如图2所示： 图2 a.用户进入系统主界面，如上图所示，分为：消息栏、菜单栏和内容列表 b.消息栏有该登录用户名、日期、星期几等基本信息，也有修改密码，退出登录和帮助等基本操作 c.菜单栏有所有操作菜单，主要分为：工作任务、合同流转和系统设置三大块 d.内容列表块：有待办事项、已办事项、草稿、权限审批申请、公告通知等列表信息 工作任务 待办事项 待办事项为：登录人进入系统需要进行操作的内容列表，点击首页中内容块中待办事项更多也可以进入待办事项处理页面，且可根据事项标题或者发送人查看相应的待办，具体如图3所示： 图3 如图中所示：根据查询或不查询显示登录用户的待办事项，其中的选中选项，如果您选中其中一条待办信息，可对该信息进行处理、查看、查看附件 如：甲方小李具有他们作业流下的合同审批权限，当甲方填写合同完成后，小李登录系统，则有审批的待办事项，点击处理则进入该合同的审批流程中。对合同填写进行审批。 已办事项 已办事项：指对登录该系统的用户的已经办理的事项的列表展示，点击首页中内容块中的已办事项也可查看登录用户的已办事项，如图4所示： 图4 其中已办事项和待办事项中的不同在于：已办事项只能是查看，没有处理 我的草稿 我的草稿等同于待办事项中的内容，可查看，也对该草稿进行查看、删除、继续处理该草稿等等操作。如图5所示： 图5 消息公告 消息公告主要在该系统中添加消息，查看删除消息，编辑消息等功能 如图6为消息发布，图7为消息管理 如图所示： 图6 图7 合同流转 新建合同 新建合同分为两种新建合同，a以系统中提供的模板新建合同；b自己提供合同模板新建合同。 新建标准合同 以系统中提供的模板新建合同：只需选中系统中的模板，并填写合同名称、甲方名称、乙方名称即可。具体如图8所示： 图8 a.在点击左边合同模板时，右边可看到相应的模板样式。可更准确的查看您选择的模板样式。 b.选好模板后，可进行保存、内部填写（甲方填写）和乙方填写。保存即该合同尚未新建成功，保存为您的草稿中，需下次处理 新建非标准合同 新建非标准合同：填入合同名称、合同甲方、合同乙方并且上传一个登录用户自己提供的合同模板，并可删除上传的模板。且选中模板可保存和填写合同。具体如图9所示： 图9 可对选中的合同保存：即保存在草稿箱中，或者填写合同。且可删除上传的合同 合同授权 在新建合同后，应该对该合同的填写内容进行授权，哪些由财务填，哪些由业务部门填写。如图28所示： 图28 合同填写 合同填写分为：甲方填写和乙方填写：填写形式基本相同，还有甲方填写完合同后发送给乙方。 甲方填写合同 如图10所示： 图10 a.如图所示，甲方合同填写，可选中左上角的甲方填写的标签，则在右上角中显示位置，则可在相应的位置填写相应的内容（在线填写） b.合同授权：对该合同进行授权，可让其填写窗体、填写批注、禁止打印、禁止另存等。默认固定内容锁定。该地方授权后该合同word文档则有这些操作权限了 c.提交设置：对这些信息处理完后则选择提交的对象提交所做设置的这些信息。又领导或上级审批 合同发送乙方 当甲方填完合同并经过审批过后就将该合同发送给乙方，由乙方再进行填写的过程。具体如图11所示： 图11 合同发送乙方之前要做