《2012年慧智教育装备技术公司管理制度汇编》(78页)-其它制度表格.docVIP

内蒙古慧智教育装备技术有限公司 制度汇编（草案） 编制日期：二〇一二年二月 编写：邢鹏越 审批： 公文档案、印章及介绍信管理办法 第一章 公文、档案管理 总 则 为了加强档案的收集、整理、管理和利用工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制定本办法。 本办法所称档案指公司设立以来在一切生产经营活动中形成的对公司有保存价值的图纸、图表、文字材料、合同、图片、声像资料、电子资料等不同形式的历史记录。 公司各类档案是公司发展过程中各项活动的真实记录和反映，是全体员工的智慧结晶，全公司各部室和员工都有保护义务。 为了维护档案的完整与安全，充分发挥其作用，由公司综合管理部对各部室的档案资料进行统一收集和集中管理，其它任何部门和个人不得以任何理由分散保管，据为己有。 公司档案管理部门及职责 综合管理部负责公司的档案统一管理工作，对公司各种档案进行收集、整理、登记、编码、立卷、归档管理。 公司各部门、个人根据管理办法定期或不定期将需归档文件交综合管理部统一立卷归档，除财务部因业务需要可以留存部门档案外，任何部门和个人不得自行留存 档案管理的职责 （1）负责公司各类文件材料的形成、积累、保管和整理、立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 （2）坚持平时整理。根据公司不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 （3）归档案卷做到页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。 （4）保管好公司归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。 （5）按要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具，要求能够快速、准确地查询所需档案。 （6）根据档案实际情况设定保密级别，绝密档案为★★★★★、只对个别公司领导公开的档案为★★★★、只对本部门公开的档案为★★★、只对公司内部公开的档案为★★。 归档范围 公司资料归档范围的定义 公司资料归档范围是指公司在各项工作中形成的具有保存价值，或者相关政府部门下发的与公司关系密切的各类文件材料(包括公文、书信、会议、合同、图纸、登记表、报表、名册、奖品、影像音资料等)。 2. 公司资料归档范围具体包括： （1）股东会、董事会会议记录、会议纪要、决议。 （2）各种工作会议、专业会议的会议记录、会议纪要。 （3）公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件。 （4）各项规章制度。 （5）向上级请示的文件以及上级批复的各类文件。 （6）各种综合的或项目的可行性研究、考察等报告。 （7）工程建设底图、蓝图及文字材料。 （8）经批复的工程设计图纸及文字材料。 （9）各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 （10）宣传或反映本公司重要活动以及在外学习、考察时的影像音资料。 （11）本公司获得的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品、牌匾，包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 （12）各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证。 （13）本公司编辑、出版的刊物。 （14）有关单位与本公司签订的合同、合约、协议。 （15）销售合同、营销计划、宣传广告及销售客户资料。 归档要求 凡公司发出的文件，由综合管理部的有关人员收集，交由档案专管员归档。 2. 当一项工作已完成时，由经办人员将进行该项工作形成的全部文件材料系统整理后，主动送交综合管理部档案专管员归档。 （1）无论是内部文件还是外来文件资料，事情完毕后，一周内原稿统一由综合管理部负责归档，任何部门及个人不得自行留存。 （2）管理性文件材料应在办理完毕一周内及时归档。 （3）因手续不完备或事情未完毕无法当日归档的，要约定归档日期并在登记薄上明确记录，督促归档。 （4）项目证件办理完毕后一周内归档，综合管理部负责督办。 （5）工程图纸、工程标书等项目文件材料应在项目工程交付使用后及时归档，周期长的可分阶段、单项归档。 （6）员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后一周内归档。 （7）会计文件材料应在会计年度后由财务部门整理归档。 （8）变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。 （9）电子资料应在事情完毕后，一周内由综合管理部负责备份归档。 3. 编制交接表，当一项资料由经办人交档案专管员归档时，应登记并双方签名。 4. 正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。归档的文件材料应是原稿原件，一般不用复制件。应注意：检查应盖公章是否已盖，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。 5. 归档的影像音资料要写上文字说明。 6. 归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中