会计电算化高教原版教案第三章.ppt

第三章凭证管理的详细设计 凭证管理的功能模块划分 凭证管理完成凭证的录入、修改、查询、汇总、审核、记账等功能。它是电算化会计信息系统的重要组成部分。 由于凭证管理是用户日常工作中使用最频繁的子系统，因此，要求具备友好的用户界面，让用户能够快速、轻松、方便、灵活地完成凭证处理工作。 从会计业务流程看，凭证管理是会计信息系统的上游子系统，是会计信息处理的起点，它采集和加工的信息是否正确、完整、可靠，必将波及下游系统。因此，如何确保数据的正确性、完整性和可靠性，也是凭证管理设计中应考虑的主要问题。凭证管理的功能模块划分如图3-1所示。 凭证管理的数据存储设计 　　凭证管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理中已经设计，没有设计的有凭证数据基表和常用摘要数据基表，以及对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账定义基表。凭证和常用摘要数据基表的名称分别为Pz和Zy。在Pz基表中存储核算年度的所有凭证数据，包括已记账凭证和未记账凭证，而以前年度凭证存储在历史数据基表(Lpz)中。在Zy基表中存储各操作员的常用摘要，该基表的作用是在制单时可以简化摘要录入，摘要不设计历史数据基表，Zy基表中的常用摘要按操作员加以区分，每个制单操作员都有自己的常用摘要，无论在那个账套操作员都可以使用自己建立的常用摘要，Zy基表是各账套的公用数据基表。Pz和Zy两个基表的数据结构分别如表3-1和表3-2所示。 凭证管理的数据存储设计 对应结转定义、销售成本结转定义、汇兑损益结转定义、期间损益结转定义四个转账凭证定义基表是为自动生成相应的转账机制凭证而设计的。其基表名称分别为Dyjz、Xscbjz、Hdsyjz、Qjsyjz。各基表的数据结构分别如表3-3～表3-6所示。 常用摘要维护的功能设计 常用摘要维护的功能设计内容图 １、增加常用摘要 　　以一般操作员身份登录，选“增加”则系统在数据区的最后一行之后，自动增加一个空行，可直接在此空行内输入新增加的常用摘要。 （1）摘要编号：用户必须输入。可根据自己的习惯编号，但自己所使用的摘要编号必须唯一，不能重复。一般采用数字编码，如“001”、“002”等。 （2）摘要：必须输入。输入操作员的常用摘要内容。 （3）摘要助记码：可为空，摘要助记码可采用摘要前十个汉字拼音字头构成助记码，如“应付材料款”其助记码可编为“YFCLK”。 （4）科目编号：在制单时，摘要往往与应借或应贷会计科目之间具有一定联系，如“付某单位材料款”可能与银行存款科目有关，因此在制单时，在输入摘要的同时，应借或应贷会计科目自动产生，从而加快制单速度。该项可用值列表在科目字典中选取，选取时由于科目较多，可通过输入科目编号或科目助记码来筛选科目，在值列表中应列示科目编号、助记码和科目全称三项。 （4）科目全称：在选择科目编号时自动填入，不需用户输入。 ２、修改常用摘要 当操作员认为自己使用的常用摘要需要修改时，可利用修改功能对　　　　其进行修改。修改可直接在图3-2界面进行修改。选“修改”后即可对数据区列示的常用摘要进行修改。 ４、查询常用摘要 当以系统管理员或账套主管身份登录时，既可以对各操作员的常用摘要进行查阅和打印，还可以对各操作员的常用摘要进行整理（部分删除）和全部删除，但不能对各操作员的常用摘要进行增加和修改。 第二节凭证录入与修改的功能设计 　　记账凭证是登记账簿的依据，账簿数据的正确与否完全取决于记账凭证，凭证是核心子系统的唯一数据源，填制凭证是最基础和最频繁的工作，因此，必须确保凭证的准确完整。填制凭证有两种方式，一种方式是先手工编制凭证，然后将其输入计算机。这种方式适用于单机运行，或系统刚刚投入运行，计算机处理与手工处理并行阶段。这种方式由于需要依赖手工操作，自动化程度较低，且难以保证手工凭证与机内凭证的一致性。另一种方式是直接上机制证，即在不编制手工凭证的情况下，直接上机编制凭证并在打印机上实时地输出凭证。这种方式适用于网络运行，采用网络版软件在多台计算机上并行运行系统。这种方式能大大提高系统效率，确保输出凭证与机内凭证的一致性。故凭证的录入方式以直接上机制证方式为宜。 　　凭证填制的功能较多，需要输入的信息也较多，因此，要求界面设计要合理，且要方便操作。将所有的功能都设计在工具栏内，留下绝大部分空间作为数据输入区。凭证填制具有打印、预览、输出、引入、增加、修改、查询、复制、增行、删行、摘要、冲销、保存、放弃、帮助、退出等功能。其录入界面如图3-3所示。 　　　2、增行和删行 　　在图3-3凭证填制界面，无论是新增凭证还是修改已录入的凭证，都可用“增行”功能在光标所在位置之下增加一个空行，在此空行内输入凭证分录信息。制单时可能需要删除某行数据，则可用“删行”功能将光标所在行删掉，但凭