公关活动控制程序.doc

目的 本程序规定了对公关活动的控制要求，目的在于规范活动流程，对活动的前期、中期及后期的管理、跟进，和能够实时了解、掌握活动的进程，对活动开展中的问题及时发现、及时解决，确保活动中各项目的正常运作。 范围 本程序适用于北京腾川兄弟公关策划有限公司（简称公司）为客户提供的一切活动。 职责 项目执行部经理负责对活动统筹安排，并带领项目执行部其他成员完成项目。 项目执行部成员服从项目执行部经理的工作安排，根据项目所需完成各项工作。 客户总监负责对项目可执行性的评审及合理的分配，对策划案/执行案的综合评审,并对活动期间各环节的监督、指导及确认。 总经理/副总经理负责公司所有项目审批、合同的批准。 控制流程概要 控制要求 项目接入 由项目引入方填写《项目接入评审表》，交客户总监确认后的交合格项目执行部/人。 项目引入公司，客户总监对项目进行评审，评审内容包括： 客户要求是否明确； 本公司是否有能力满足客户提出的服务要求； 是否可为公司带来盈利或提高公司的知名度。 通过评审，未满足要求的，提出不接受理由报总经理或副总经理批准并回复客户；满足要求的报副总经理批准，回复客户接纳项目。 评审后，由客户总监选择符合项目要求的项目执行部/人，并报副总经理批准。 前期筹备 项目立项 项目执行部经理接到客户总监交来的《项目接入评审表》后进行立项，填写《项目立项书》，由客户总监审核，副总经理批准。项目立项书内容可包括： 项目名称、类型、说明、方案提交日期、执行日期、地点、执行成员名称及职责。 项目执行部按照《客户信息》收集客户的各种初期资料作为立项书的附件，重复的客户信息，在原有客户资料中并未有任何的更改，无需重新进行收集。 编写策划案 项目执行部经理带领项目执行部成员对客户的需求展开研讨、分析（必要时与客户进行沟通），完成项目初期的策划。初期策划案确认的内容可包括： 是否符合客户的要求； 构思及理想是否现实。 与供应商沟通 项目执行部人员负责根据策划案中涉及到的场地、设备、人员、制作物等与活动相关的各种事务与合格的外协公司进行沟通，商谈价格、质量、时间、地点等各方面要求，并按与外协公司初步商定的价格制定客户报价单。由项目执行部经理确认无误后交客户总监评审。 初期的策划案经项目执行部经理认可后交由客户总监进行确认,客户总监确认通过后由项目执行部经理与客户进行前期的沟通,达成共识后编制正式的策划案。正式策划案的内容, 可包括：封面、目录、概述、活动流程、活动进程表、效果图、费用构成等。 评审 由公司项目执行部经理、客户总监对撰写的策划案进行评审，并填写《策划案评审记录》。评审内容，包括： 策划案的内容是否符合实际； 创意内容是否与项目需求相符； 设计稿、场地、人员、设备等相关信息、价格的说明等； 策划案的格式是否规范； 各项费用的使用是否合理； 利润是否达到公司标准。 项目执行部成员负责填写《策划案评审记录》，逐级向上审批，根据各级领导提出意见进行修改并再次填写《策划案评审记录》，直至通过。 客户确认 由项目执行部经理与客户进行沟通，力求客户对策划案的确认。 对客户的任何意见及建议，由项目执行部经理/工作人员加以修改、补充完善，直至客户满意。修改后的内容需向客户总监汇报。 若策划案进行了重要修改，应按本程序5.2.3款的规定再评审。 与客户签订合同 起草与签订合同 项目执行部经理按照策划案中涉及到的内容与客户沟通、确认并草拟合同，报客户总监审核（必要时请法务人员参加），并经总经理/副总经理批准，同时项目执行部经理填写《签呈-用章申请》。评审的内容，可包括: 合同规定的要求，项目所涵盖的目标、受众、覆盖面、交付期及价格等； 有关国家及行业法律法规的要求； 合同内容是否齐全以及双方的法律责任； 本公司是否具备满足合同所要求的能力。 合同评审通过后由项目执行部经理与客户进行确认（确认方式不限）并签订。 合同存档 项目执行部经理将正式合同及其附件交法务人员存档。 与供应商签订合同 由合格供应商负责草拟合同并与项目执行部经理进行沟通确认，内容可包括： 购买物品的名称、数量、单/总价、规格、质地及交付地点、付款方式及日期的描述； 购买物品后如发生变更，对违约责任的描述； 购买物品后的后期维护、售后服务条款、及双方责任人签字。 合同应交客户总监审核，并经总经理/副总经理或总经理授权人批准。 活动执行 执行前检查 由项目执行部经理会同项目执行部成员在活动前进行确认，内容包括： 对现场的搭建、设施的摆放位置等进行检查； 对制作物的规格、数量、颜色、包装等是否满足项目的需求； 对演出人员进行检查，包括性别、年龄、技能等是否能够达到项目的要求； 对设备进行检查，包括性能、规格、尺寸、外观等方面； 各环节人员的相应职责分配的确认。 检查后的结果记入《活动检验记录单》。 活动展开