国际商务英语写作Chapter 9备忘录、会议记录等教学讲义.pptxVIP

第九章备忘录、会议记录等 1. 备忘录（1） 备忘录（memorandum , 一般用缩写memo ）是一种录以备忘的公文，它有两层意思：一是指公司内部用来传递信息的类似留言条的文本，主要用来提醒，督促对方；另一种是指各国家政府之间，在外交公文函件中经常使用的文体，它具有法律约束性。 1. 备忘录（2） 本处所阐述的是办公备忘录（office memo）,它常用于机关、公司等组织内部，用来联系工作，交流信息、处理一般业务时使用频率较高的一种简便交流方式。虽然备忘录采用了书面形式，但却不像正式公文那样严格，语言较为通俗，以便达到简明易懂、切题的目的。备忘录具有保留价值，可供以后参考。以下是一备忘录式样： 1. 备忘录（3） Memo To : All employees in the company From : Peter Brown , Personnel Manager Date : 7th, Sep, 2016 Subject: i ) The Canteen Manageress ii) Canteen Prices Message : i ) I am sorry to say that Mrs. Jenkins, our canteen manageress, is ill in hospital . As you know, the cafeteria is very busy between 11a.m. and 2pm. We would like some extra help while Mrs. Jenkins is away. If you can help any day next week, can I have your name before Friday, Sep 9th? ii ) From Monday, Sep 12th, coffee and sandwiches will cost 2p extra, and all other items on the cafeteria menu 1p extra. Peter Brown(Signature) 2 .会议记录（1） 会议记录 会议记录（minutes）是如实记录会议的组织情况、主要内容以及会议产生的结果的商务写作文体。根据企业或组织的要求，重要的会议记录应该归档，作为传达、执行会议决议和检查执行情况的依据。同时，会议记录也可作为进一步了解情况、分析问题、研究工作和总结经验的重要材料。 2 .会议记录（4） 会议记录格式 以下是常见会议记录的格式: 1．开会时间（Time）； 2．会议地点（Venue）； 3．出席人员（Attendance）； 4．主持人（Chairman）； 5．记录人（Minutes Taker）； 6．讨论主题（Topic for Discussion）； 7．表决情况（Voting Result）； 8．决议（Resolution）。 以下是一会议记录样式： 2 .会议记录（5） Pricing of the New Product Minutes of meeting held to discuss pricing of the new product Time: 7-17-2016 Venue : R1001, Office Building Attendance : Sam Johnson, David Smith, Larry Newton, Tim Lucas, Mary Lamb Chairman : Sam Johnson Minutes Taker: Mary Lamb Voting Result : All agreed Topic for Discussion : Pricing of the new product is going to be raised by 15% upon the original one. 3. 电话留言（1） 电话留言 电话留言（Telephone message）是收话人不在时，接线员或办公室同事所记录的留言。有的公司有专门的电话留言条，一般情况下写在纸条上。 在一些商务英语考试中，常出现要求学生填写电话留言条的题型。由此可见，电话留言这一书面交流方式虽简单，但确实不可小觑。 例如： 3. 电话留言（2） Telephone Message   To : Peter Johnson Date: 8/20/2016 From : Daniel Bishop