HR办公常用EXCEL大全(PPT 69页).ppt

* * 1.选中所需要的数据:如图 数据透视表的使用 数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。 源数据 第三季度高尔夫汇总的源值 数据透视表 C2 和 C8 中源值的汇总 数据透视表的使用(续1) 何时应使用数据透视表 如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的列表并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表。在上面所述报表中，用户可以很清楚地看到单元格 F3 中第三季度高尔夫销售额是如何通过其他运动或季度的销售额或总销售额计算出来的。由于数据透视表是交互式的，因此，您可以更改数据的视图以查看更多明细数据或计算不同的汇总额，如计数或平均值。 数据是如何组织的 在数据透视表中，源数据中的每列或字段都成为汇总多行信息的数据透视表字段。在上例中，“运动”列成为“运动”字段，高尔夫的每条记录在单个高尔夫项中进行汇总。 数据字段（如“求和项：销售额”）提供要汇总的值。上述报表中的单元格 F3 包含的“求和项：销售额”值来自源数据中“运动”列包含“高尔夫”和“季度”列包含“第三季度”的每一行。 数据透视表的使用(续2) 创建数据透视表 打开要创建数据透视表的工作簿。 请单击列表或数据库中的单元格。 在“数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图”。 在“数据透视表和数据透视图向导”的步骤 1 中，遵循下列指令，并单击“所需创建的报表类型”下的“数据透视表”。 按向导步骤 2 中的指示进行操作。 按向导步骤 3 中的指示进行操作，然后决定是在屏幕上还是在向导中设置报表 版式。 通常，可以在屏幕上设置报表的版式，推荐使用这种方法。只有在从大型的外部数据源缓慢地检索信息，或需要设置页字段来一次一页地检索数据时，才使用向导设置报表版式。如果不能确定，请尝试在屏幕上设置报表版式。如有必要，可以返回向导。 在屏幕上设置报表版式 从“数据透视表字段列表”窗口中，将要在行中显示数据的字段拖到标有“将行字段拖至此处”的拖放区域。 如果没有看见字段列表，请在数据透视表拖放区域的外边框内单击，并确保“显示字段列表” 被按下。 若要查看具有多个级别的字段中哪些明细数据级别可用，请单击该字段旁的 。 对于要将其数据显示在整列中的字段，请将这些字段拖到标有“将列字段拖至此处”的拖放区域。 对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖到标有“请将数据项拖至此处”的区域。 只有带有 或 图标的字段可以被拖到此区域。 如果要添加多个数据字段，则应按所需顺序排列这些字段，方法是：用鼠标右键单击数据字段，指向快捷菜单上的“顺序”，然后使用“顺序”菜单上的命令移动该字段。 将要用作为页字段的字段拖动到标有“请将页字段拖至此处”的区域。 若要重排字段，请将这些字段拖到其他区域。若要删除字段，请将其拖出数据透视表。 若要隐藏拖放区域的外边框，请单击数据透视表外的某个单元格。 注释??如果在设置报表版式时，数据出现得很慢，则请单击“数据透视表”工具栏上的“始终显示项目” 来关闭初始数据显示。如果检索还是很慢或出现错误信息，请单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”，在向导中设置报表布局。 数据透视表的使用(续３) 在向导中设置报表布局 如果已经从向导中退出，则请单击“数据”菜单上的“数据透视表和数据透视图”以返回该向导中。 在向导的步骤 3 中，单击“布局”。 将所需字段从右边的字段按钮组拖动到图示的“行”和“列”区域中。 对于要汇总其数据的字段，请将这些字段拖动到“数据”区。 将要作为页字段使用的字段拖动到“页”区域中。 如果希望 Excel 一次检索一页数据，以便可以处理大量的源数据，请双击页字段，单击“高级”，再单击“当选择页字段项时，检索外部数据源”选项，再单击“确定”按钮两次。（该选项不可用于某些源数据，包括 OLAP 数据库和“Office 数据连接”。） 若要重排字段，请将它们拖到其他区域。某些字段只能用于某些区域；如果将一个字段拖动到其不能使用的区域，该字段将不会显示。 若要删除字段，请将其拖到图形区之外。 如果对版式满意，可单击“确定”，然后单击“完成”。 数据透视表的使用(续４) 删除数据透视表 单击数据透视表。 在“数据透视表”工具栏上，单击“数据透视表”，指向“选定”，再单击“整张表格”。 在“编辑”菜单上，指向“清除”，再单击“全部”。 注释??对于数据透视图报表，删除与其相关的数据透视表，将会冻结图表，使得不可再对其进行更改。 数据透视表的使用(续５) 制作与使用图表 创建图表 　图表是Excel为用户提供的强大功能,通过创建各种不同类 型的图表,为分析工作表中的各种数据提供更直观的表示结果。 使