《第四章 收入循环.》.docVIP

第二部分 会计业务处理流程和信息报告 第四章 收入循环 第一节 收入循环的描述 一、收入循环概况 收入循环是指企业向客户提供商品或劳务以及向客户收取款项的经济业务。有些企业将收入循环又分为销售系统和收款系统两个系统。本章将它们作为一个收入循环进行介绍。 图4-1是这个循环的总括数据流图。 图4-1 收入循环总括数据流图 二、收入循环中的主要业务活动 这里介绍的是收入循环中主要的、正常的业务活动，限于篇幅，没有涉及销货退回和折让，也没有涉及应收账款计提坏帐准备、对发生的坏帐的处理等业务。 图4-2是收入循环的0层数据流图。从图中可以看出，收入循环主要包括四部分工作：订单录入、发运货物、开单和收取现金。下节将逐一介绍。 图4-2 收入循环的0层数据流图 第二节 收入循环中的工作 一、订单录入工作 收入循环中第一项主要业务活动就是订单录入工作。订单录入工作中又包括回复客户问讯、批准赊销信用、检查存货的可获得性等。 图4-3是有关订单录入工作的数据流图。 图4-3 订单录入工作的数据流图 （一）回复客户问讯 客户或者潜在的客户经常会提出一些问题，例如，关于企业所销售产品的性能、特点、价格等的问讯，关于客户应收账款信息的问讯，关于客户订单的处理情况的问讯等。销售部门的人员或者客户服务部门的人员需要根据客户文件、存货文件、销售订单文件等的查询来回复客户的问题。通过对客户问题的分析，可以促进企业对市场需求、动向的了解。 客户或者潜在客户和销售人员（或者客户服务人员）可以直接交谈，也可以通过电话咨询。销售人员需要翻阅各种文件来检索需要的信息。 图4-4是回复客户问讯工作的流程图。 图4-4 回复客户问讯的流程图 （二）批准赊销信用 因为现在企业的销售绝大多数都是赊销业务，所以这里我们只讨论赊销业务。 客户首先提出订货要求。客户的订单可能是口头表达的、书面提出的或者通过e-mail等电子方式提出的。企业需要根据这些订货要求编制本企业的正式的销货单（Sales Order）。在销货单上，要详细列明客户的名称、编号、地址、账户、订购产品或劳务种类、数量等，格式如表4-1所示。客户的订单只有在符合企业的赊销标准时，才能被接受。 表4-1 销货单 如果是一个老客户，可以通过查阅客户文件获知该客户已被授权的信用额度，这个信用额度表明该客户的最大的赊销额，该信用额度是根据该客户的信用历史记录以及其偿付能力来确定的。如果目前的赊销额加上本次订单赊销额小于信用额度的话，则批准赊销。 如果客户目前的赊销额加上本次订单赊销额大于信用额度，或者该客户的历史记录不够良好，或者这是一个新客户的话，则需要进行特殊授权。 已经经过批准的订单可以进行后续的处理。未经批准的订单不再进行处理。 图4-5是批准赊销信用的流程图。 图4-5 批准赊销信用的流程图 （三）检查存货的可获得性 在批准了赊销以后，还需要检查一下手头现有的产品存货。如果现有的存货能够满足客户本次的订货要求，那么可以及时通知客户订货已经被接受，何时可以接收到产品。销售部门还需要将立即可以接受的销货单传递到运输部门，因为在销货单上列明了需要发运的产品代号、名称、数量、发运地点等，这就相当于装货单（Packing Slip），以后装货单要附在所运货物一起。销售部门还需要将立即可以接受的销货单传递到开单部门进行开单。销售部门还需要编制拣货单（Picking Ticket），通知仓储部门（仓库）将指明的货物挑拣好，交给运输部门。之所以不采用销货单作为拣货单，是因为客户所订货物种类可能比较多，在编制拣货单时要按照仓储的地点来安排货物的顺序，以方便仓储部门进行货物的挑拣。拣货单是两联的，上面标明所需货物的编号、名称、数量等。 如果现有的存货不能够满足客户本次的订货要求，那么这就是后备订单，需要生产部门立即开始生产所需的产品，采购部门也需要采购所需的材料、部件等。 图4-6是检查存货可获得性的流程图。 图4-6 检查存货可获得性的流程图 二、发运货物 发运货物是收入循环的第二项工作。图4-7是这项工作的数据流图。 图4-7 发运货物的数据流图 在货物发运时，可以采用不同的运输方式，例如，汽车、火车、飞机、轮船等。企业可以由自己的发运部门来负责运输货物，也可以将发运业务外包给其他的专业运输公司，这样可以降低成本，更有利于集中精力在企业的主营业务上。这里假定是交由专业运输公司进行运输。 在订单录入阶段产生了拣货单，就开始了发运工作。仓储部门工作人员根据拣货单将相应的货物挑选出来，并在拣货单上注明已经挑选出来的货物及其数量，签字确认，表明拣货工作已经完成，然后将一联拣货单随同挑选出的货物传递到发运部门，另外一联拣货单留在仓储部