秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求与秘书科2017工作总结合集.docVIP

秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求与秘书科2017工作总结合集 秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求 +尾部 1、标题 （1） 会议名称+文种 （2）文种 2、正文 正文的构成是：首部+主体+结尾 五、意向书的概念与特点 意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。 意向书的特点，是一是协商性；其二是灵活性。 六、订货单的概念与特点 订货单是订购产品和货物的单据。订货单的特点，其一是协约性；其二是严肃性。 七、产品说明书的概念与特点 产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。 第四章会议与商务活动 第一节会议筹备 一、会议议程和日程 1、会议议程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。 2、会议日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 （1） 宣布议程 （2）说明人员缺席情况 （3）宣读并通过上次会议的记录 （4）财务主管报告 （5） 其他报告 （6）新的议题 （7）有关人事任命 （8）提名并选举新的负责人 （9）通知有关事项 （10）宣布休会 二、综合考虑各种因素选择恰当的会议地点 1、交通便利； 2、会场的大小应与会议规模、主题相符； 3、场地要有良好的设备配置； 4、应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰； 5、选择会议地点应考虑有无停车场所； 6、场地租借的成本必须合理。 第二节会议中的服务 一、为会议记录做好准备工作 1、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸； 2、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录； 3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用； 4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者； 5、在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途故障。 二、会议记录的内容 1、会议描述：包括会议类型、时间、日期、地点。 2、与会者姓名：主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。 3、会议过程：宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务——决议应包括会议上的确切措词、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。 4、主席、记录员签名。 三、会议记录的要求 1、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动。 2、完整：会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。 3、简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。 4、准确：会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。 四、会议秘书要积极搞好对外宣传的工作 1、妥善处理与新闻媒体的关系。 2、注意内外有别，严守单位秘密。 3、在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。 4、秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道，为领导提供参考。 5、在会议结束后，秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。 五、会议保卫工作 1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫。 2、会议重要文件的保卫。 3、会场和驻地的保卫。 4、会议的各种设备用品的保卫。 5、与会者私人贵重物品的保卫。 第三节会议的善后工作 第四节商务活动 一、常见的开放参观活动主题。 二、安排开放参观的内容一般包括： 1、情况介绍 2、现场观摩 3、实物展览 三、做好解说及接待准备 1、挑选并培训导游或解说人员； 2、制作并寄发请柬； 3、设立接待服务处； 4、准备特殊的参观用品； 5、准备礼品或纪念品。 四、商务活动注意事项 1、目的明确 整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。 2、时机选择要得当 开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。 3、处理好公开与保密的关系 要过分了参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印象，又不使组织机密外泄。 4、安排好细节问题 对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。 5、精心做好展示工作 包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。 五、宴请程序。 六、宴请的形式 根据宴请的目的、出席人员的