如何应对会计电算化实训中错误操作.docVIP

如何应对会计电算化实训中错误操作 　　[摘 要] 会计电算化实训过程中,由于各种原因,不可避免会在操作过程中产生一些差错,本文分析了差错产生的原因和差错的类型,并针对每种差错提出了相应的差错更改方法,以及差错更改的原则。 　　[关键词] 会计电算化 差错 更改 　　 　　一、引言 　　为了进一步加强与提高会计电算化教学的综合操作水平,我们实行了会计电算化专项实训。学生在具备相应的会计电算化知识的前提下,能够完成相应的实训内容,但在实训过程中遇到的错误操作如何进行排解,还不是很明确。本文就以用友U851财务管理部分为例,分析如何应对各种错误操作。 　　二、会计电算化环境下差错的类型 　　在实训过程中,由于主观或客观的原因,难免会在操作过程中产生一些差错。在会计电算化环境下,当设置了正确的参数,凭证处理完毕后,财务软件能够自动地进行记账、结账,所以账证、账账之间的错误不会产生。而报表也是从会计科目中取数,依据报表中内设的函数生成。所以,差错主要存在手工输入阶段,差错的类型主要有:(1)建账时账套参数设置错误;(2)会计科目设置错误;(3)凭证填制错误。凭证出现的问题最多,处理的方法也因不同的环境而有所差异。 　　三、会计电算化环境下差错的更改方法 　　1.更正账套参数错误 　　当系统管理员建立账套并设置了账套主管后,发现建立账套的信息有所遗漏或错误,在未使用相关信息的基础上,需要对某些信息进行调整,以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容,这时只有账套主管拥有修改本账套的权限。通过系统管理窗口的“系统”进行注销系统管理员,并以账套主管的身份进行注册,选择本账套进行修改。可以随时修改的建账信息包括账套信息中的账套名称、所有的单位信息。账套启用后,核算信息和基础设置信息不允许修改。对于分类设置信息和数据精度信息,在未使用的前提下可以修改全部内容。但需注意,在用友U851软件中,账套号、账套路径、启用会计期、行业性质都不能修改,若其中数据错误,只能由系统管理员删除本账套后,重新建账套。 　　2.更正会计科目设置错误 　　(1)会计科目是进行初始化设置的一项重要内容,对于后期的操作如凭证的填制等都有一定的影响。会计科目设置错误主要有: 　　①没有设置下级科目; 　　②没有设置辅助科目; 　　③没有指定会计科目。 　　针对这些错误,可以由账套主管进行修改。可以在企业门户的“基础信息”中选择“基础档案”/“会计科目”中修改,也可以直接在总账的“会计科目”中进行修改。对于第一种情况,单击工具栏上的“增加”命令按钮进行该科目下级科目的设置,其设置必须符合会计科目的编码规则;对于第二种情况,选中要修改的科目,单击工具栏的“修改”命令进行相应的修改;对于第三种情况,在会计科目窗口,选择“编辑”菜单/“会计科目”,在弹出的“指定科目”窗口选择现金总账科目为“库存现金”,银行总账科目为“银行存款”。 　　(2)在会计科目修改时要遵循以下原则: 　　①非未级科目不能再修改科目编码; 　　②已经使用的未级会计科目不能再进行修改会计科目编码; 　　③对于已使用的会计科目不能进行修改,若要修改,应先将该科目及其下级科目数据删除后再进行相应的修改。 　　3.更正凭证填制错误 　　在手工方式下,《会计基础工作规范》第五十一条规定记账凭证的更正方法,可总结为三种类型: 　　(1)已经登记入账的记账凭证, 在当年内发现填写错误时, 可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证, 在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样, 同时, 再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证, 注明“订正某月某日某号凭证”字样。 　　(2)已经登记入账的记账凭证,在当年内发现填写错误时, 如果会计科目没有错误, 只是金额错误, 也可以将正确数字与错误数字之间的差额, 另编一张调整的记账凭证, 调增金额用蓝字, 调减金额用红字。 　　(3)发现以前年度记账凭证有错误的,应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。 　　在会计电算化环境下,尽管系统提供了多种控制错误的手段,但错误操作还是在所难免,为了更正错误,保证数据的正确性与完整性,可以通过系统提供的功能进行修改。由于用友财务软件设置了“反复核”、“反记账”、“反结账”功能,其操作与手工状态下有所区别。对于错误凭证的修改,可分为“无痕迹”修改及“有痕迹”修改两种情况。 　　①“无痕迹”修改。所谓“无痕迹”修改是指不留下曾经修改的线索和痕迹。 　　a.对于已经输入保存但未审核的凭证可以直接由制单人员利用“填制凭证”或“查询凭证”功能找到相应凭证后直接进行修改,保存修改内容即可。但应注意凭证类别及编号是不能修改的。 　　b.已审核还未记账的凭证,先由审核人员取消审核后再由制单人员进行修改。 　　c.已经记