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在办公自动化环境下文书档案管理 　　摘要：地质单位文书档案是单位在制度建设、部署工作、人事任免、机构调整等生产、管理活动中产生的成果档案，是地质单位开展工作中不可缺少的重要参考依据。本文就办公自动化的环境下文书档案的管理进行了研究。 　　关键词：办公自动化；文书；档案管理；地质 　　Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents. 　　Keywords: office automation; Documents; File management; geological 　　 　　 　　中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号 　　地质矿产局在办公自动化的环境中，文书档案的归档管理工作分为电子文件的归档与纸质文件的归档两个部份，这就要求文书档案的管理工作必须贯穿文件的产生、流转、处理、归档的全过程。在一定程度上，办公自动化对文书档案管理工作提出了更高的要求。 　　一、文书档案应用办公自动化管理的优势 　　1.1办公效率大幅提高 　　计算机强大的信息处理能力是正确运用办公自动化的优势之一。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，结果往往费时费力。计算机管理软件应用后，使文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分便捷、有序。 　　1.2实现信息资源的充分交流与共享 　　运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，保证其查全率和查准率。同时，通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。 　　1.3提高文件传递的速度和安全性 　　日常公文办理过程中，传统文件传递一般是靠邮政系统负责邮发，受到距离长短的限制，影响了传递速度，或办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生。而应用计算机网络技术，具有读取方便快捷、易于传递等特点，可直接通过网络进行文件信息传递，大大提高了文件传递的安全性和时效性。 　　二、办公自动化环境下的文书档案管理所存在的问题 　　办公自动化在文书档案管理领域的普及应用，极大的提高了办公工作效率和减轻了管理人员的工作负担。但同时也出现了一些问题，主要表现为以下四个方面。 　　2.1管理制度不健全、设备落后 　　虽然各个文书档案部门都制定了相关的档案管理制度，但仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值；二是保管制度不健全、基本设施不完善，造成档案的损毁和遗失档案现象屡屡发生；三是档案利用制度不健全，造成有的档案没有发挥其应有的价值，而有的档案却莫名流失。此外，不少地质科研部门只重视科研项目、科研经费的管理工作，而对文书档案的管理重视不够，文书档案的基础设施落后，设备设施陈旧。 　　2.2电子化的档案文件保密性受限制 　　与传统的文书档案管理不同的是，办公自动化环境下的档案文件不再具有特定的字迹，人们可以根据实际需要而将电子文件以不同的字号和字体输出。因此，也就无法再根据字迹来辨别其原始性。此外，由于不能对电子文件进行签名或盖印，因而无法根据字迹或印章来分辨电子文件是否为原件。由此可见，这些问题都对电子文件的保密性带了极大的困难。尽管网络窃密技术不断地完善，但是仍然无法对进入网络中的电子文件进行绝对保密。 　　2.3电子化的档案文件对管理人员要求高 　　随着科技的发展和进步，办公自动化环境下的文书档案管理对管理人员提出了更高的要求。一方面，仅仅懂得传统的纸质档案管理原则、理论、技术以及方法的管理人员，将难以胜任对电子文件进行归档以及其归档后所形成的电子档案的管理。另一方面，如果仅