秘书室八十七学年度秘书工作座谈会纪录.docVIP

秘書室八十七學年度秘書工作座談會紀錄 時 間：八十七年十二月二日（星期三）中午十二時至下午二時卅分 地 點：驚聲大樓國際會議廳 主 席：陳主任秘書敦禮 　紀錄：阮劍宜 列席指導：張校長紘炬、馮學術副校長朝剛、張行政副校長家宜 出 席：全校秘書同仁 列　席：文書組吳組長美秀、秘書室其他同仁 壹、主席報告 一、教育部為建構我國大學綜合評鑑系統架構與指標項目，委託國立台灣師範大學研究中心進行的「大學校務綜合評鑑指標建構之研究」已於日前完成。依據研究成果所建構的三種指標包括：(一)客觀指標資料(共十大類)、(二)主觀滿意度資料(共十八項)、(三)質化的描述性資料(共兩大類)。本校將就發展特色，參採各項指標，做為自我評鑑之依據，以持續檢討改進校務缺失，自我策助校務進步，追求卓越發展(第92期高教簡訊報導詳附件一)。 二、「淡江大學分層負責明細表」自八十六年六月由秘書室編印完成以來，奉示增修之條文計三十七條(如附件二)。為配合各行政單位簡化工作流程，提昇行政效率，秘書室擬全面檢討本校分層負責明細表內容。請各單位就業務相關項目予以修正，並於十二月十五日前，送回秘書室(如附件三)。 三、本校法規整編工作，自八十七學年度起，委請法規會許執行秘書志雄進行通盤檢討(作業說明如附件四)。請各相關單位就「OA共有文書法規」之電腦檔惠予校正，於十二月三十一日前，送回秘書室（如附件五）。 四、教學單位公文定稿四十八種（目錄如附件六）已上傳至FTP，請教學單位同仁多加利用，並給予使用之建議。 五、各單位承辦公文時宜注意：簡明、整潔、迅速，並備齊各種必須之文件。各類會議紀錄應附秘書室公布之「陳閱單」依序會簽陳核；簽呈之會簽意見欄儘量以一單位一欄為原則，不敷使用時，另加附一新頁簽辦。行政院秘書處八十七年八月最新出版之「文書處理檔案管理手冊」可做為文書處理時之工具書．每冊訂價八十元，如有需要，請自行向正中書局洽購。 六、請各位秘書同仁秉持服務、服從的精神，在工作崗位上負責協調並爭取時效。依國際化、資訊化、未來化的性質，將每日的工作分類整理建檔，而不是在學校需要相關資料時，才開始去蒐集。如此日積月累，更可以看出各單位執行三化政策的完整過程。 貳、專題 一、「公文之擬製」–韓教授耀隆(詳附件七) 二、「電子化公文」–吳組長美秀(本校公文稿修正草案及行院研考會”新公文世代之現況與遠景”詳附件八) 參、討論提案 提案一：「校務滿意度調查」計畫案，提請討論。 說　明：一、依教育部委託師大研究中心辦理之「大學校務綜合評鑑指標建構之研究」，校務滿意度調查共有十八個項目。（詳附件一） 二、奉示於八十八年二月底前陳報調查結果。 決　議：提案一與提案二合併討論，初步結果如下： 一、張校長已訂於十二月九日（星期三）下午二時，召開「大學綜合評鑑指標座談會」，邀集相關單位一級主管進一步研議。 二、「校務綜合評鑑指標」： (一)承辦單位：教品會，請先行設計表格，並於十二月八日前提供給校長室，於九日召開座談會時使用。 (二)各項目提供資料及彙整單位如下表： 指　標　項　目 提　供　資　料　單　位 彙整單位 一、基礎設施 總務處、資訊中心 總務處 二、學生結構與入學 教務處 教務處 三、圖書資源 圖書館、資訊中心 圖書館 四、行政與經費 會計室、人事室 會計室 五、課程 教務處、教育發展中心 教務處 六、教學與師資 人事室、教務處 人事室 七、學生活動與服務 學務處、大學發展事務處 學務處 八、教育成果 教務處、大學發展事務處 教務處 九、學術研究 綜研中心、國交會、人事室 綜研中心 十、社會服務 人事室、會計室、資訊中心、建教中心、推廣教育中心、綜研中心 人事室 (三)資料基準：提供之各項資料及數據，以八十七學年度第一學期實際情形為準。 (四)預定時程： 相關資料應於八十八年元月十五日前送達彙整單位。彙整資料應於八十八年元月二十日前送達秘書室。 三、「校務滿意度調查」： (一)承辦單位：秘書室 (二)調查對象：教師、學生、校友、行政人員。(第一階段調查對象不包括雇主及社區人士) (三)調查時間：本學期期末考(八十八年元月八日)前完成。 (四)問卷施測及回收：教師、學生、行政人員問卷請各單位秘書協助；校友部份，請大學發展事務處協助。 (五)問卷分析：張校長紘炬 四、「校務綜合評鑑描述資料」之「內部自我描述」： (一)承辦單位：秘書室 (二)背景說明：由相關單位提供；並由秘書室整合各系、所、院及本校中程發展特色。 五、全校綜合評鑑報告於八十八年二月底前完成。 提案二：「校務綜合評鑑描述資料」執行案，提請討論。 說　明：一、依教育部委託師大研究中心辦理之「大學校務綜合評鑑指標建構之研究」，校務綜合