企业会议选址与会务落地策略0909-邹乃昱.ppt

* 企业会议选址与会务落地策略 2016年9月10日 目录CONTENTS 第一部分 企业会议选址的技巧与实操 第二部分 会务落地策略 01 企业会议选址的 技巧与实操 一、 初步筛选确定侯选名单 初步筛选之前，我们一定要知道此次会议的的明确目标，明确会议主题，再根据具体要求初步筛选名单。 企业会议选址的技巧与实操 如果举办的是大型展览，那么选择就相当简单，我们可以选择会议酒店或会展中心。 1 如果举办的是大型展览，那么选择就相当简单，我们可以选择会议酒店或会展中心。 2 研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合); 3 协会、学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店); 4 重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。 企业会议选址的技巧与实操 遵循的原则——根据会议目标、会议策划方案和会议预算选择最适合举办会议的酒店。 大型的会议会展中心 目前适宜举办活动的酒店类型： 商务型酒店 度假型酒店 大型的会议会展中心： 前些年这样的场所基本集中在北上广深，通过近些年的发展，目前国内大多数的城市都已经拥有的属于自己的有特色的会议会展中心，包括今年唐山也新建了南湖国际会议会展中心，这样的场所拥有多种类型的会议场所，面积近万平米的单厅已经基本是标配，报告厅，电视电话多媒体厅等等，唯一需要注意的是一般这样的场所，提供的都是单独场地和餐饮服务，住宿一般是由周边的各个星级的酒店所承载。 商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层)，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。 度假型酒店：这类酒店一般建在郊区、景区附近，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。 企业会议选址的技巧与实操 在经过初步筛选后，接下来就是缩小我们的侯选范围，通过整理总结，详细列表，包括房间再会期是否有房间、餐标、会议室面积等等汇总，然后把侯选名单提交主办方作出最终决定。但是在这里提醒一句，如果没经过实地考察，千万不要相信酒店的宣传照片，这种照片和现实往往距离还是蛮大的，最好能亲临实地进行考察甄选。往往在现场会发现很多差异，有惊喜也有失望。 二、 背景调查 企业会议选址的技巧与实操 三、 实地考察 在经过前面的准备，基本就可以选择出明确需要的酒店了，但是在签订活动前，最好还是去实地考察一下，这对于这次会议的举办十分重要，不可忽视，后期不管是会议接待、会场布置和舞台搭建等等，都要求会议执行人对酒店的熟悉。 企业会议选址的技巧与实操 通过上述的三步骤，根据与会人数、与会人员的背景情况，企业会议的基本预算，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素。我们就可以列出可供选择的清单 清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。 在甄选会议举办场地的时候，也要综合考虑费用的综合比，例如。淡季的时候很多客户会选择北戴河，不仅因为北戴河的历史文化积淀，也是因为在综合费用上，北戴河淡季的价格要远远低于北京、天津的同档次的酒店，即使是包含上客户的交通费用。也还具有一定的价格优势。以后大家可以考虑（建议时间，除了每年的7月1-8月30日以外的时段） 小结 02 会务落地策略 会务落地策略 根据会议的规模，形式，目的，初步甄选出的酒店大概要经过2-3轮的议价的过程。在这个过程中，会有一个逐级上报审批的过程，其中也有很多其他的酒店内部因素对于价格有制约。这也是目前很多客户选择第三方作为会议服务的主因之一。对于酒店方，不会单单考量一场活动收入，一个有送客实力的会议公司及旅行社对于他们更具吸引力。相应的让利幅度也会更大。 尤其涉及到一些隐性收费的项目的时候，透过第三方的沟通协调，可以为企业节省很大的一部分开销，从总体的会议接待成本上来说，由于使用的第三方，企业的支出成本是明显降低的。 一、酒店议价技巧 会务落地策略 会议的筹备接待方案是否合理与可行，直接关系到会议能否取得预期效果。大中型会议必须在会前制定周密的会议预案。会议预案除了标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会