会议主持及记录技巧（精华）.docVIP

?建??建?-环安 会议主持及记录技巧 目录 1 2 3 4 5 6 7 为什么要开会及会议成本 开会前/ 开会前/中/后的要点 议程设计及成功的会议要点 与会的规则 如何开会 倾听/记录/ 倾听/记录/主持技巧 会议中的问题 ?建??建?-环安 为什么要开会？ 开会让你… ? 小组面对面沟通 ? 众多讯息一次交流 ? 融合意见凝聚共识 ? 分派工作，公平合理 但开会也让你… ? 工作时间被分割 ? 人多口杂，讨论耗时 ? 晚上加班 ? 特殊问题还是个别沟通 ? 没有产能 ? 别人发言比自己开口多 ? Delay重要工作或客户 ?建??建?-环安 盘点你的会议成本 算算看，你一周内总共： ? 开了几个会？ ? 为会议花掉多少时间？ ? 因为开会达成几项共识？ ? 因为开会完成几个结论？ ? 因为开会加了多久的班？ ? 因为开会失去多少关键时刻？ ? 因为开会Delay多少工作？ ?建??建?-环安 开会前 6 项准备 开会前的重要步骤有哪些？ 1. 先决定会议希望达成的结果 2. 想想会议是否有必要召开 3. 邀请适当的人出席 4. 准备背景资料 5. 设定会议纲领及时间表 6. 预先设想可能的冲突 ?建??建?-环安 开会中 3 大失败 开会时要克服哪些状况？ 1.一进会场士气散漫，没有参与感 2. 偏离主题 3. 点子干枯，鸦雀无声 ?建??建?-环安 开会后 3 项追踪 开会结束时要回顾哪些重点？ 1. 行动项目 2. 决议 3. 开放议题 ?建??建?-环安 槌躺杓? ?由重要到不重要 由重要到不重要――会议开始时即讨论重要 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要 议题,以免延误时影响到后面重要议题。 议题,以免延误时影响到后面重要议题。 ?由不尖锐到尖锐 由不尖锐到尖锐――将尖锐议题挪后,让与 将尖锐议题挪后, 由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后 会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题, 会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题, 使气氛不尴尬。 使气氛不尴尬。 ?由容易到困难 由容易到困难――让大家渐渐融入会议进行 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行 的节奏, 的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫 折感。 折感。 ?建??建?-环安 成功的会议 有效――借着团队的集思广益 解决个人 借着团队的集思广益,解决个人 有效 借着团队的集思广益 无法完成或突破???问题,有效达到会议目 无法完成或突破的问题 有效达到会议目 标。 和谐――营造和谐的气氛 使成员对团队 和谐 营造和谐的气氛,使成员对团队 营造和谐的气氛 有安全感、信任感、认同感,展露个人才 有安全感、信任感、认同感 展露个人才 能。 参与――参与的人用心关注 才能让会议 参与的人用心关注,才能让会议 参与 参与的人用心关注 得到健全发展 全发展。 得到健全发展。 效率――当一个会议成功的要素具备后 效率 当一个会议成功的要素具备后, 当一个会议成功的要素具备后 能在预定的时间内完成开会 这就是效率。 定的时间内完成开会, 能在预定的时间内完成开会,这就是效率。 ?建??建?-环安 与会规则 要守时, 要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发发言, 针对主题主动发发言,简短扼要 对事不对人,不做人身功击 对事不对人, 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、 以探询、谦虚代替主观论断 ?建??建?-环安 与会规则 主持人会议内容中一系列事件, 主持人会议内容中一系列事件,数据 要以事实为依据,不得带主观猜测. 要以事实为依据,不得带主观猜测. 与会者提问或者引用一些事件或数据 亦必须以事实为依据,不能凭感觉. 亦必须以事实为依据,不能凭感觉. 感觉与事实 ?感觉 感觉――即对事物主观的意念,其中包含个人的价 即对事物主观的意念, 感觉 即对事物主观的意念 值判断,因此感觉的产生往往因人而异。 值判断,因此感觉的产生往往因人而异。 ?事实 事实――即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发 即有具体、 事实 即有具体 明确的讯息陈述, 生的事件相符。 生的事件相符。 ?建??建?-环安 感觉与事实演练 昨日九点过后,G珠宝店里有 昨日九点过后,G珠宝店里有 ,G 一位商人正在收拾店面, 一位商人正在收拾店面,一 位客人出现并要求鉴赏货品, 位客人出现并要求鉴赏货品, 店主打开玻璃橱窗,橱窗内 店主打开玻璃橱窗, 的东西被人抓起, 的东西被人抓起,忽然有个 男人迅速跑出店外, 男人迅速跑出店外,突然间 警铃大响保安人员迅速赶至 现场。 现场。 ?建??建?-环安 判断问题 以下问题你认为是事实或感觉? 以下问题你认为是事实或感觉? 1.店主正在收拾店面时 有一个男人出现。 店主正在收拾店面时, 1.店主正在收拾店面时