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会议控制与管理 东软集团有限公司 东软大学课程之三 * * 1. 1会议的功能 提供信息 会议报告比书面报告更直观提供信息，并可以直接澄清与会者的疑问 汇集信息 召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效方式。 解决问题 可以通过集思广益的方式将不是十分紧急的问题更好的解决。 宣传政策 如果认为交流有利于对政策进行说服效果的提高，应采用会议宣传的方式。 培育训练 培训会议是目前各公司普遍重视的员工培训的方式之一。同时各公司也结合其他的方式进行员工培训。 第一章 会议通则 1. 2不应召开的会议 为满足合群的愿望而开会 这种会与交际聊天没有太大区别 为符合惯例或传统作风而召开的会 一般所称德“例会” 为与其他部门保持一致而开会 为表功而开会 为推卸责任而开会 为逃避因个别接触可能导致的尴尬场面而开会 1. 3什么样的会议才算富有实效性 目标能被实现 评测会议是否有实效，其首要的标准便是审视开会前为会议所设定的目标有实现的价值 目标能在最短的时间内被实现 与会者对会议感到满意 所谓满意，并不意味着与会者对会议的议题或决议感到高兴。而是使与会者充分了解到会议议题的缘由，并让与会者充分发表个人的见解，参与讨论，最后形成决议。 以上后两条有些矛盾，因为若要缩短时间就要剥夺与会人员充分讨论的权利，；若要与会人员充分讨论就要花费一定的时间。总之，真正富有成效的会议应具备的条件是：在与会者均感到满意的情况下，以最短的时间实现会议目标。 2. 1会务准备 第二章 会议准备 会议目标的设定 1. 会议目标必须用书面列明 用书面方式写下会议目标，可以产生三种好处：第一有助于目标内涵澄清；第二较不容易被遗忘；第三当目标种类繁多时，以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。 会议目标必须切合实际 会议目标不但应具有挑战性，而且也应该由被实现的可能。 3. 会议目标必须具体而且可以衡量 含糊笼统的目标极难充作行动的指南.例如,“讨论如何在使月底之前将产品不良率由目前的5%降低至3%” 4. 会议目标所表明的必须使“应该实现什么”,而非“应做什么” 2. 1会务准备 拟定会议议程 理想的会议议程应包括以下程序: 会议的宗旨、日期、时间和地点 与会者姓名 例行公事的讨论 比较难解决或有争议的问题 任何其他事务 下次会议的日期 与会人员的选择 对实现会议目标有潜在贡献的人 会议既然是以目标的实现为导向,因此主席在决定与会者人选之际所应优先考虑的便是邀请对实现会议有潜在贡献的人参与.但这并不意味着这些人非出席会议不可,主席可以在会前约见他们征求它们的意见. 2. 能够因参与会议而获得好处的人 让这些人参与会议,固然有助于会议功能的发挥,但主席也可故意不邀请它们参加,而只在会后将开会的结果通知他们. 主席对于难以分辨是否应该邀请的认识，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则，邀请他们参加，以免遗漏。 2. 1会务准备 2. 1会务准备 出席人应当提前了解的事情 交通相关问题 会议的场所及住所条件等 服装方面的要求 会议内容相关内容 是否应当携带卷宗或顾客记录? 会前是否有需要完成的任务? 2. 1会务准备 会议时间的选择 会议主席在选择会议时间时,首先应该考虑的便是自己的时间 其次,也要考虑方便与会者出席的时间,以及为与会者所喜爱的时间. 2. 1会务准备 会议地点的选择 场地必须有空档且可供使用 场地必须够大以便容纳与会者及视听器材 必须拥有包括桌椅在内的适当家具 必须拥有充足的照明及通风设备 必须能免于声音、电话、访客等干扰，以防与会者分心 必须令主席及与会者大致方便 成本必须低廉 2. 1会务准备 会议通知派发 一个良好会议通知，在内容上至少应包括下列五项： 开会的时间（包括日期及起止时间） 开会地点 会议的目标 与会者须事先准备的事项 其他与会者的姓名 2. 2设备准备 视听器材 视听器材有利于沟通 翻动的图表、幻灯片、录像带和其他视听器材可以把所有目光和听力在同一时间内都集中到共同思考的问题上。 你刺激其他感官的方式越多——阅读，听说话，观察象征性的典型，观看情景，倾听声音等——你产生的影响就越大。 大量可供选择的视听器材 黑板 2. 翻动的图表 3. 幻灯片和电影胶片 投影机 5. 录像带和电影 6.