Excel制表的技巧 35 成绩表信息表.docVIP

Excel制表技巧 35 成绩表信息表 Excel制表技巧(35)成绩表信息表2010-07-20 13：13用EXCEL轻松的准备考前工作 大考在即，主任要求考务工作必须电子化，为了万无一失，还特意提供给班主任一份考务工作流程图： 考前：考场编排→打印单科成绩册→打印考场记录单→打印准考证号 考后：录入各科成绩→计算总分、平均分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各种统计报表→制作各科统计分析图表 既然任务已经明确，先把考前的准备工作做好吧！具体工作包括：考场编排→打印单科成绩册→打印考场记录单→打印准考证号 1、单科成绩册的编制和准考证号的自动编制 (1)我负责的班级这次考试共7门课程，为了区分科目，只需在Excel表头处设置科目、班级和任课教师姓名等。考生的姓名可以从学生学籍表中提取，考号如何编制和处理呢?为了以后登分和查找方便，考号基本按学籍号顺序把整个年级的考号放在一起编码。编码由两部分组成：①考场编号(三位数字)，②班内顺序号(三位数字)。为了加快录入速度，分别把它们放在两列中，这样可以分别进行填充。 (2)新建工作表考场编号(如图1)，从学生学籍表中复制姓名列置于该表A列，首先设置B(准考证号)、C(班内编号)、D(考场编号)列的数据格式为文本方式。 (3)在B2单元格输入公式=D2C2(其中的为连接运算，将考场编号和班内编号连接成一个字符串)，用鼠标选中B2单元格，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，双击鼠标(这可是本人总结出来的最快的填充方法，下称双击填充法)即可将该公式自动填充至最后一个考生(因为此时还没有在C、D列输入数据，暂时B列中数据也没有出现)。在C2单元格中输入001，C3单元格输入002，用鼠标拖动区域C2：C3，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，用上述双击填充大法即可对全班学生顺序编号。然后每隔30人(一个标准考场)插入一空行，在D2和D3单元格中全部输入001，同样用双击填充大法迅速将第一考场的编号全部填充。此时B2：B31单元格已经全部自动填上了考生的准考证号。对第二考场，只需在D33和D34格中输入002，并向下填充即可。 2、打印考场记录单 考场记录单是供监考教师监考时核对考生数目和身份时用的。在上述考场编号工作表中，利用Excel的分类汇总功能，可以快速方便的达到这一目的。操作步骤如下： (1)在表中单击任一数据单元格，在数据菜单中，单击分类汇总命令。 (2)在分类字段下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列(考场编号列)。 (3)在汇总方式下拉列表框中，选择计数。 (4)在选定汇总项(可有多个)框中，复选考场编号框。 (5)复选每组数据分页选项，以便每个考场单打印一页。其他两项替换当前分类汇总和汇兑结果显示在数据下方可根据情况选定。 (6)单击[确定]，考场记录单就已经做好了(如图2)。 (7)为了使每一页都打印同样的表头：2001年期末考试第X考场考场单，单击菜单文件→页面设置→页眉/页脚→自定义页眉(C)…，进行相关设置。为了更加美观，在页面设置的页边距窗口复选水平居中和垂直居中，并定义好纸张的大小。 说明： (1)分类汇总前，必须按考场编号列排序，本例中已经是排好顺序的。 (2)对分类汇总结的结果不满意时，可以清除分类汇总，Excel将同时清除分级显示和插入分类汇总时产生的所有自动分页符。方法是：单击任一单元格，在数据菜单中，选择分类汇总命令，单击[全部删除]按钮。 3、打印准考证号码条 准考证号码条一般粘贴在课桌左上角，供考生寻找自己的座位用，过去主要靠手工抄写的方法完成。这里我用word的邮件合并功能巧妙地完成了这一任务。方法如下： 启动word 2000，执行工具菜单下的邮件合并命令，弹出邮件合并帮助器，首先在当前窗口创建一个邮件标签。依次点击创建→邮件标签→活动窗口，然后点击[获取数据]按钮，在下拉列表中选打开数据源，在文件类型列表框中把文件类型改为MS Excel工作簿，打开刚才考场编号工作表，按[确定]按钮。接着设置主文档，点击[新建标签]按钮，弹出如图3所示新建自定义标签对话框。 在标签名称文本框中填上座位号，在页面尺寸下拉列表框中选A4横向。按[确定]按钮，出现创建标签对话框。点击插入合并域，插入准考证号、姓名两个域，按[确定]按钮，最后按[合并]按钮。 好，现在的考前准备工作基本完成，只等考试成绩出来了！ 用EXCEL轻松的处理学生成绩 期末考试结束后，主任要求班主任自已统计本班成绩，尽快上报教导处。流程包括录入各科成绩→计算总分、平均分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各种统计报表→制作各科统计分析图表等。有了Excel，我们可用不着躬着身、驼着背、拿着计算器一个一个算着学生的成绩了！ 我迅速地打开电脑，启