第七章 ACCESS报表.pptVIP

第7章 报表 学习目标与要求 1．掌握报表的组成和分类。 2．掌握自动报表和使用向导创建报表的方法。 3．掌握使用设计视图创建报表的方法。 4．掌握报表的编辑方法。 5．了解和掌握报表的排序和分组。 6. 学会使用计算控件。 7. 掌握子报表的创建和使用。 8. 掌握报表的预览、打印和存储。 9. 了解报表快照。 7.1 报表的基本概念 报表是用来呈现数据的一个定制的查阅对象，是以格式显示或打印来表现用户数据的一种有效方式。它可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备上。 7.1 报表的基本概念 报表和窗体在很多地方有相同或相似之处，它们之间的主要区别和联系如下。 窗体是为在窗口中交互式输入或显示数据而设计。而报表主要用于显示数据信息，以及对数据进行加工并以多种表现形式呈现，包括对数据的汇总、统计以及各种图形等。在报表中不能通过工具箱中的控件来改变表中的数据，Access不理会用户从选择按钮、复选框及类似的控件中的输入。 7.1 报表的基本概念 设计报表时，可以将文字和表示各种类型字段的控件放在报表“设计”窗口中的各个区域内。在报表的“设计”视图中，报表中的内容根据不同作用分成不同的区段，称为“节”。节成带状形式，每个节在页面上和报表中具有特定的目的并按照预期顺序输出打印。 7.1 报表的基本概念 报表有7个节，如图7-1所示，分别是：报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、主体节。另外可以增加“组页眉”和“组页脚”两个节。 7.1 报表的基本概念 7.1 报表的基本概念 报表主要分为以下4种类型： 纵栏式报表 表格式报表 图表报表 标签报表 7.1 报表的基本概念 ① 设计视图 ② 打印预览视图 ③ 版面预览视图 7.2 创建报表 （1）工具栏 Access有一个功能强大的“报表设计”工具栏，利用它可以直接进行报表设计操作。选择“视图”菜单中“工具栏”下“自定义”命令，弹出“自定义”对话框。选择“工具栏”选项卡，在“工具栏”列表中选中“报表设计”复选框。另外，启动报表设计视图时，也同时显示“报表设计”工具栏。 7.2 创建报表 （2）工具箱 单击工具栏上“工具箱”按钮，或者进入报表的“设计视图”，就会弹出报表设计“工具箱”。 7.2 创建报表 1 ．使用自动报表创建报表 2．使用报表向导创建报表 3．使用图表向导创建报表 4．使用标签向导创建报表 7.3 使用设计视图创建报表 在“设计”视图中创建一个新报表的基本操作过程是：创建空白报表并选择数据源；添加页眉页脚；不着痕迹地使用控件显示数据、文本和各种统计信息；设置报表排序和分组属性；设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。 7.3 使用设计视图创建报表 报表中的每一个对象，例如显示字段名的标签、显示字段值的文本框等都使用控件。报表控件通常可分为3种。 7.3 使用设计视图创建报表 ① 绑定控件。绑定控件与表字段绑定在一起，用于在报表中显示表中的字段值。绑定控件可以与多种类型字段绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段等。 ② 非绑定控件。非绑定控件用于显示文本、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存在窗体或报表的OLE对象。 ③ 计算控件。计算控件是建立在表达式（如函数和计算）基础上的。计算控件也是非绑定控件。 7.3 使用设计视图创建报表 在创建报表过程中可以更改控件的方法通常有两种，即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。 而每一个控件所对应的属性窗口，其“格式”选项卡中都有控制为位置与尺寸的属性。更改这些属性，也就更改了控件的位置和尺寸。 7.3 使用设计视图创建报表 控件作为报表中的主要对象，可以根据需要设置多种属性，设置操作通过“属性”对话框完成。启动“属性”对话框的方法：右键单击需要设置属性的控件，在快捷菜单中选择“属性”命令单击，弹出该控件的“属性”对话框。在属性对话框中设置属性。 7.4 编辑报表 在报表的“设计视图”中可以对已经创建的报表进行编辑和修改。 1．设置报表格式 2．添加背景图案 3．添加日期和时间 4．添加分页符和页码 5．绘制线条和矩形 7.4 编辑报表 Access中提供了6种预定义报表格式，有“大胆”、“浅灰”、“紧凑”、“组织”和“随意”。通过使用这些自动套用格式，可以一次性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性。 报表的背景可以添加图片以增强显示效果。步骤如下。 ① 在“设计”视图内打开需要添加背景图片的报表。 ② 单击“报表设计”工具栏的“属性”按钮，打开报表“属性”窗口。 ③ 选择对象为“报表”，单击“格式”选项卡，选择“图片”属性进行背景图片的设置，如图7-11所示。单击图片右边的获取按钮，打开“插入图片”对话框，选择图片文件，如图7-12所示，然后单击“确定”按钮。返回“报表”属性窗口。