内部控制之销售及收款.ppt

XL股份有限公司内部控制 —— 销售与收款 确定定价机制和信用方式 会计系统控制 收款 发货 开具销售通知 订立销售合合同 销售计划管理 客户信用管理 销售业务谈判 客户服务 销售环节 收款环节 销售业务流程图 2页 3页 销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万 据媒体报道，33岁的何某1998年大学毕业应聘进了南京某公司当销售员。何满头脑灵活，工作成绩也还不错，但迷上了赌博，他就对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报，从中扣除一些货款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的货款，他暗中将其中的7万余元挪到自己手里。第一次下手，何满也害怕了好几天。一个月后，他与南京某公司签订购销合同，这一次他只拿了4万多元。同年6月，他从两家客户的货款中挪用了12万元供自己开支，从此胆子越来越大了。 为了自己挪用公款方便，何自己登记注册成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。开始他以旭浩公司的名义与客户谈生意，并以旭浩公司与客户签合同，将自己的东家提供给客户的各种项目，都挪到旭浩公司名下。为了拿钱更顺手，他还私刻了自己任职公司的发票专用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控，从2005年到2008年三年间，何满利用职务之便共与十几家公司签订购销合同，挪用新型建材公司货款共计234万元。 案例一 4页 销售收款存漏洞 嗜赌业务员挪用货款上百万 由于钱来得太容易，何满花起来也爽，光是赌博他就输掉了约40万元，他的生活也发生了巨大的变化，几乎天天都和朋友到饭店吃饭，他开着小轿车招摇过市，一身名牌服装俨然一副大款的派头。就在何满感到春风得意的时候，公司财务发现，何满签订的销售合同上的合同专用章，与客户提供给公司对账的合同专用章不一致，而且合同上的货款与何满上交的金额差别太大，财务经向客户核实后发现，公司和客户签订的合同专用章都是假的，金额也不一致，向领导报告后公司决定报警。2008年5月5日，公安机关在南京饭店将何满抓获归案，并从旭浩公司的几个办公地点搜出现金几万元、各种伪造的客户印章多达24枚。 案例一 5页 上述案例来看，公司在销售实物管理、收款、合同管理与对账等环节都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不被发现。 案例分析 风险分析： 1.销售实物管理环节仓储部门未经授权发货，审批授权机制不健全 2.在合同管理环节,何某以旭浩公司的名义与客户签订xl公司的项目，内容属存在重大欺骗，且其私自与客户订立合同，xl公司审核时也未发现，给了他不断地侵吞销售款的机会。 3.在收款环节，企业的收款管理制度不完善，才会让巨额货款的流失竟无人察觉，结算方式选择不当，直接让客户把货款交到人员手里的方式才会导致账款不断拖欠，给了何某不断侵吞账款的机会。 4.对账环节：财务部的对账未及时的发现公司和客户的合同专用章的不一致 5.在用人考核方面：人员考核机制不完善，应定期进行人员考核，实行奖惩机制，规避因工作人员不遵守职业道德而带来的风险。 案例一 6页 1、不相容职责分离 2、销售计划和预算管理 3、价格管理 4、客户档案和信用管理 5、销售合同管理 6、发货管理 7、账务记录和应收款管理 内部控制应该注意的环节 7页 第一节 总则 第一条 为了加强对XL股份公司的销售与收款环节的内部控制，根据《中华人民共和国会计法》等相关法律法规，制定本制度。 第二条 本制度所称销售与收款是指XL股份公司在销售过程中的接受客户订单、核准客户信用、签订销售合同、发运商品、开具发票并收取相关款项等一系列行为。 第三条 销售与收款业务的下列职责应当分离：销售订单职能与货物保管职能相分离；销售订单职能与开具发票、记账职能相分离 货物保管职能与开具发票、记账职能相分离；开具发票、记账职能与收款职能相分离。 案例二 案例二 8页 第二节 分工及授权 第四条 XL股份公司的产品由营销公司负责销售环节，公司财务部负责财务核算与账款收回。 第五条 销售公司负责产品的销售定价制度、折扣政策的制定并执行；股份公司物流部负责产品发货与运输；销售公司财务部负责发票的开具、计入相关科目并通过内部往来转由股份公司财务部进行销售实现的相关会计核算。 第六条 XL股份公司销售实现的会计核算业务由财务部统一办理，收回销售收入存入公司总部开设的银行账户并由财务部统一管理，并负责对应收账款情况进行统计、总结、分析。 第七条 XL公司的产品销售收入催收工作由营销公司业务部门负责并实施，并负责对催收情况进行统计、总结、分析。负责该项业务的销售人员直接负责应收账款的催收。 9页 第三节 实施与执行 第八条 销售公司的销售人员根据授权接受客户订单后，编制一式多样的销售通知单，作为销售公司财务部门、物流部、股份公司财务部进行