电子文件的应用与管理.pdfVIP

煤矿现代化 年第 期 总第 期 .//1 0 3/ 电子文件的应用与管理 兖矿集团公司档案中心 魏琳琳 随着办公自动化的进一步深化和 !# 等技术的推广应 数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因 用，特别是电子计算机和现代通信技术相结合的信息技术产 素等。仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很 业的迅猛发展，电子文件大量产生。电子文件与纸质文件汇 大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性 成浩大的信息流，成为企业改革、发展和增效的宝贵资源。同 的光盘等电子文件载体也许可以保存儿十年甚至 $// 年。若 时，这也给档案管理工作提出了一个新课题，即电子文件的 干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读 应用与管理。 取设备了。 （0 ）电子文件信息与载体的相分离性。电子文件可以在 $ 电子文件的应用 不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复 信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作，传 制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定 输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子 哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文 文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的 件的真实性、可靠性和完整性。 一类数字化形式的记录。 （1 ）电子文件的易更改性。对电子文件的更改能做到不 $%$ 对电子文件的认识 留任何痕迹，所以为保证其安全、正确需要解决很多的技术 按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是 难题。 记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生 （2 ）电子文件的多媒体集成性。文字、图形、声音、影像等 的电子文件，例如， （办公自动化）电子文件、 （电 多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容， ’()*+, 子信件）电子文件等，它们多以文本、图像、声音或影像等形 使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一 式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文 份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。 件，例如 （计算机辅助设计）、 （计算机辅助制造） （ ）电子文件非实体归档的可能性。不论电子文件实际 !# !- 3 等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。 存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况 计算机应用的迅速普及，电子文件的生成量已经非常可 下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的 观。目前办公自动化网络中，每年约生成两、三万份电子文 电子文件，实际上可能分布在计算机网络的各个角落，甚至 件，给人们的生活和工作带来了巨大的变化。电子文件在许 相距十万八千里。由此而来的问题是一旦网络毁坏，电子文 多方面不同于以往的纸质文件，这应该引起我们足够的重 件就可能永远丢失了。 视，使用或保管好电子文件。 （4 ）电子文件对背景信息和元数据的依赖性。背景信息 $%. 电子文件的特性