文书组-国立台东大学总务处.DOCVIP

國立臺東大學總務處九十二年十二月份 第二次處務會議記錄 時間﹕九十二年十二月二十二日〈星期一〉 上午8：30 地點﹕進修部會議室 主持人﹕范總務長春源 紀錄﹕陳美貞 出席人員﹕如簽到表。 壹、各組業務報告： 文書業務： 一、各單位於文書組交寄大宗掛號郵件時，請填妥「大宗掛號郵件執據」以方便承辦人辦理郵寄，並便於核對郵資事宜。爾後未填上項執據者，將予以退回。 二、請各單位指定之收文人員，確實將來文審閱後簽收，若因拒收造成公文延宕除由各單位自行負責外，並將簽請研考單位陳報 校長核處。 三、有關教育部調查九十四年各機關評估有無替代役（公共行政役）輔助檔案管理業務需求乙案，前提為非替補正式公務人力，卻需達成工作目標且不影響就業市場條件下始可提出需求），本案業已簽會軍訓室、學務處、人事室、會計室等相關單位中，嗣經費預算編列情形暨經相關單位評估後是否能配合生活輔導、食宿暨福利差假等管理及可行性後再據實報部。 四、國家檔案局為解決全國檔案目錄資訊系統目錄查詢內容公布是否有涉及個人隱私、國家安全及機密維護等問題，本組檔案管理人員業依函示重新檢視所送檔案目錄案由要旨內容，倘有前揭疑慮需重新進行修正，預計需進行檢視修正現行檔案目錄計一萬一仟二百五十一筆暨回溯檔案目錄計三萬八千三十六筆。另前台東大學籌備處現行及回溯檔案目錄已彙送一千五百一十五筆部份亦一併進行檢視修正中，預計本（十二）月底前需全部完成並恢復目錄彙送工作。 五、配合檔案目錄建檔持續進行歷年檔案清理工作，已陸續進行繕造各單位屆保存期限檔案目錄，簽會各單位表示意見，俾報請國家檔案管理局審核後即可進行銷毀程序，進日已完成秘書室擬銷燬檔案目錄計一、一七二件並簽會秘書室進行審查中。 出納業務： 一、為.26上午10-12時於進修部C306教室舉辦『綠色採購講習會』。請全校各單位、系所、中心、組室各至少派請1人參加，會中邀請環保署人員擔任講座。 3、辦理校園落葉堆肥圍籬設施(榕園樓邊)之採購及設置，並召募學生解說志工與進行訓練。 4、辦理校園植物解說牌之採購及設置，預定設置約60座。 5、辦理知本校區包括地下水質、地面水質、空氣品質、交通噪音等之環境監測事項。 6、校園回收物經92.11.6環安衛委員會決議改為出售方式以來，出售所得至92.12.18止共5,598元，已繳入校務基金。 7、班際乾電池回收競賽，目前累積最多量之前三名分別是：師資乙、特教四、美教二。 8、本學期被稽查登記未做資源回收學生至92.12.18止共51人，各系違規人數統計如下表，將召集違規學生進行4小時之講習教育。亦請各系所主任多鼓勵貴屬學生做生活環保。 系別 被稽查人數 系別 被稽查人數 系別 被稽查人數 初教系 3 語教系 3 資教系 3 幼教系 4 美教系 3 資管系 3 特教系 1 音教系 0 南島所 1 體育系 8 自教系 9 師資班 2 社教系 8 數教系 3 合計 51 處本部： 一、年度即將結束，各位同仁尚未核銷之憑證、差旅費等，請於依規定期限於92.12.23前送達會計室。 二、副校長於92.12.19召開本校採購案件監辦事宜會議，會議決議暫由會計室與本處事務組及營繕組同仁輪派，並於每年十一月份簽請敘獎。 三、請各組、中心說明待辦事項辦理情形： 92.12.31 進行中 互盛影印機保養 92.12.31 進行中 震旦行影印機保養 92.12.31 進行中 全錄影印機保養 92.12.31 進行中 飲用水年度維護保養 營繕組 92.12.31 進行中 教學大樓電梯保養 92.12.31 進行中 行政、活動中心電梯保養 92.12.31 進行中 科學館電梯保養 92.12.31 進行中 圖書館電梯保養 92.12.31 進行中 保全業務外包 事務組 92.12.31 進行中 ORP系統租用 事務組 處本部 92.12.31 進行中 校園破損溝蓋修繕 營繕組 92.12.31 處理中 籃球場溝蓋洞整修 92.12.31 處理中 樹扶正、清理 事務組 92.12.31 處理中 教學大樓地下室入口處理、美化 事務組 92.12.31 處理中 「綠色廳色暨學校改善計畫」提報 環保中心 92.12.10 因業務繁忙，不提報。 94年度各需用機關提出替代役需求作業方式 文書組 92.12.25 進行中 貳、總務長裁示： 一、明年一月一日開始執行的新措施通知各單位知照。 二、年度終了，期末工作儘速告一段落，各組工作持續進行。 1