时间管理与工作统筹技巧（PT 36页）.ppt

... 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 不好意思拒绝别人 “反正时间还早”——拖延 会议病 文件满桌病 事必躬亲 1、猪八戒踩西瓜皮 ——滑到哪里是哪里 没时间做计划 工作是程序化，规律化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直” 2、不好意思拒绝别人 —— 接受请托比拒绝更容易 —— 拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复 —— 我想做一个广受爱戴的人 —— 我不懂得如何拒绝 3、“反正时间还早”——拖 延 帕金森定律 工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。 4、会议病 基于合群的愿望而聚会倾谈 为符合传统 为推卸责任 没有勇气，逃避指出个别员工之错误 无效的会议不断重复 5、文件满桌病 安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个人的喜好 时间管理的基本认识 知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上 时间无法管理,事情/任务才是管理的对象 浪费的时间远比有效利用的时间多 善用管理工具提升时间利用效率 办公桌上的“5 S”运动 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 5S：整理 整顿 清扫 清洁 修养 目标的SMART原则： 计划---善用计划的五个问題 我的工作目标是什么 为了达成成目标我需要做什么 順序与重要性是什么 我需要多少时间 我该如何分配与使用我的时间 计划---周计划 检查前一周未完成的事 将每月重要的任务放入周计划 掌握重要的事情先做 提醒自己拒绝琐事的诱惑 每日审视周计划的进度 计划---日任务清单 回顾昨天未完成的事件 将今天要完成的事列下來 排列优先順序 (A、B、C 及 1、2、3) 检视每日进度(进度给予符号注记) 写下每日重要任务的备忘录 Practice: 展开你的计划 一日之计在昨天下班前 一周之计在于周日 一月之计在于月底 ... 把每天要做的事列一份清单，确定优先顺序，从最重要的事情做起，每天都这么做！！ ——世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲 ... 【分享】个人工作时间管理模板 完整版压缩包 ... 方法之二：减少无序行动 时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。 工作和任务肯定有轻重和缓急之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。 ... 方法之三：避免贪大求全 不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。 成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。 让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说“不” 。 ... 方法之四：避免拖延 严格要求自己，规定任务完成的期限。 排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。 不要只做熟悉的事务性工作。 与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自职责，不推诿和相互扯皮。 ... 方法之五：学会说“不” 有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的。 实行公平交易，给自己找出拒绝的理由。 计划好自己的工作计划和优先次序，以便有理由拒绝别人。 对上司要有合理的、确切的解释和说明，因为上司不好违忤。 明确不自己是救世主，不充能人。 ... 现在就做吧。 Now， Just Do it！ ... * * * Three brains Two halves Gardner’s eight intelligences Brain waves Brain cells * 計劃要能準夠真正執行與實踐，首先目標就需要精準。在這裡向各位介紹訂目標的基本精神：SMART原裡 Specific：特定的。目標需針對特定標地物。 Measurable：可以衡量的。好的目標需可以明確衡量，最好有明確 數量化或數字，因為這將有助於未來評估事後的結果。 (例：到2005年6月31日，員工的總加班時數降低30%) Achievable：可達成的。好的目標需可以達成，雖然不鼓勵太過 簡單，但絕對可以達成，否則目標將流於夢想。 (例：三年內我要存300萬-目標 vs..三年內我要成為億萬富 翁-妄想) Related：有關聯性的。