企业如何编写务说明书？.docVIP

企业如何编写职务说明书？在企业组织中，岗位是最基本的构成单位。想把一个企业管好，必须把一个个岗位管理好。岗位管理是一个复杂的体系，其中最基础的手段就是通过工作分析对岗位进行文字性的界定和说明，也就是我们通常所说的编写职务说明书。职务说明书，是表明企业期望员工做什么、员工应该作什么、应该怎么作和在什么样的情况下履行职责的汇总。在现代化的企业管理中，科学地进行工作分析，能够确保将整个企业的目标转化为所有员工的个人目标，使企业的经营压力转化为每个员工的工作动力和责任约束。职务说明书的主要作用职务说明书主要发挥四个方面的作用：首先，职务说明书清晰地列出了员工的职责范围，在年初的时候，看看自己的职务说明书，就可以大致了解一年的工作目标；第二，职务说明书囊括了岗位所需要的能力，员工可以对照，自己在这些方面发展得如何，哪些能力还需要进一步提高；第三，职务说明书令上下级关系一目了然：谁向你汇报，你又向谁汇报；第四，职务说明书还有利于上级主管对员工进行管理。主管招聘新员工，考核老员工的工作表现，都可以参考职务说明书的要求。一般来说，员工及其上级主管都必须在员工的职务说明书上签字，表明双方都认可说明书的各项条款，这其实就是上下级的沟通过程，沟通好了，可以为后面的工作扫清不少障碍。由于职务说明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职要求等作用，并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据，它已受到企业重视，并成为现代企业管理的基础工作之一。职务说明书的编写企业应该把职务说明书的编写工作作为企业现有岗位的一次大盘点，或者说是一次业务流程的重组，从而明确各岗位的职责与权限，规范工作流程，以实现科学管理的目的。职务说明书编写的过程，其实是对企业业务流程重新认识的过程。一套科学、规范的职务说明书能对企业的各项工作及人力资源管理的其他工作提供依据。根据企业的发展战略来进行组织结构设计，根据组织结构设计来进行职能分解，根据职能分解来做岗位设置，根据岗位设置来做工作分析和岗位研究，最后形成职务说明书。在开展职务说明书的编写工作之前，人力资源经理应和高层领导进行讨论，使高层领导率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变自由随意的管理风格。编写过程中，各部门的主管和员工应积极配合，人力资源部为其提供编写技术的培训、指导和审核。人力资源部可灵活选用问卷调查法、面谈法、工作日志法、实地观察法等方法，进行认真的工作分析和调查，了解每一个岗位的工作任务、工作目标、工作条件、上下级关系、对内对外的联系、任职资格等要素。行业的发展、企业的变革会给岗位提出新的要求。因此，企业编写出规范的职务说明书后，还应建立起职务说明书的动态管理制度，由专人负责管理更新。在与高层领导取得共识、进行必要的宣教后，接下来要做的就是岗位信息的调查。岗位调查是以工作岗位为对象，采用科学的调查方法，收集各种与岗位有关的信息的过程。岗位调查必须采用科学方法认真进行，确保材料的真实性、可靠性和完整性。岗位调查是职务说明书编写工作的重要组成部分，只有做好这项工作，职务说明书的编写才能顺利进行。岗位调查的主要方式1.面谈：就是拿着岗位调查表到现场和从事这个岗位工作的员工进行面对面的交流，了解情况。面对面调查的时候，调查者应该做好记录，详细把被调查者的原话记下来，回去以后进行分析。特别注意的就是必须记下原话，这样才能保证获得的信息是“绿色信息”。2.现场观测：在现场进行观测，了解这个岗位的工作内容、工作的时间和工作负荷等问题。将现场的情况如实记录下来，并结合通过其他方法得到的岗位信息全面分析该岗位的情况。3.书面调查：给在这个岗位工作的员工发放一个岗位调查表，通过这些调查表进行岗位信息的收集、整理和分析。书面形式的效果不如面谈和现场观测，因为当面调查的时候被调查者可以提供很多信息，分析工作能够更深入或者更能得出准确的结论。但在岗位非常多的情况下，面谈和现场观测会耗费大量的时间和成本。笔者建议对重要岗位用面谈和现场观测的方法，对一般岗位可以采用书面调查的方法。岗位信息调查表的内容包括：（1）工作任务的性质、内容、程序、地点、时间比如是做什么工作的，是部门领导还是某一方面的主管，是做研发的还是做销售的；这些内容里面哪些比较重要，哪些比较次要；工作经过哪些程序，是怎么做的；完成这项任务，领导有没有在时间上的要求等等。（2）本岗位的责任这个岗位负哪些责任，哪些负主责，哪些负部分责任，哪些工作只是支持别人。（3）要求的学历、经验、年龄及其他资格和条件岗位要求什么样的任职条件，比如对学历、经验、年龄和身体有什么要求。比如某些岗位女同志做不太适合，要求一定是男性；有些工作一定要求大本以上学历，或者五年以上的工作经验等。