管理文件及工技术资料控制制度.doc

TLXZ001 第 PAGE 4 页 共 NUMPAGES 6页 管理文件及工程技术资料控制制度 1. 目的 对公司管理文件及工程技术资料的批准、分发、使用、实施和更改进行控制， 确保管理体系的有效性。 2. 适用范围 2.1 装饰公司各部门及各职能岗位工作职责。 2.2 装饰公司内部和外部的工程技术文件。 2.3 集团公司颁发的正式文件。 3. 管理权责 3.1 行政部负责对集团公司颁发的文件、装饰公司管理文件贯彻实施和保管。 3.2 业务部负责对合同类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。 3.3 设计部负责对设计类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。 3.4 工程部负责对工程技术类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。 3.5 采购部负责对采购类文件、资料的控制保管，行政部协助管理。 3.6 总经理负责批准颁发装饰公司的管理文件、技术文件和更改文件。 3.7 公司各部门保管的管理文件、技术文件和更改文件均应为正本有效文件。 4. 管理程序 4.1 管理文件的分类 4.1.1各部门的内部工作程序、工作流程类文件。 4.1.2公司管理文件，管理职责、工作制度类文件。 4.2 工程文件的分类 a. 图纸； b. 外来标准文件（包括国家和当地适用的规范、规程、标准）； c. 施工专用文件（指施工组织设计、项目质量计划、施工方案及技术交底）； d. 合同类文件（包括设计合同、工程合同、分包合同）； e. 设计类文件（包括设计交底、业务洽谈记录）； f. 采购类文件（含采购合同、客户档案、样板目录、采购计划）。 4.3 文件的批准颁布 4.3.1 工程施工图纸由设计部按工程管理和施工需要直接发放管理控制。 4.3.2 外来标准文件由行政部在总经理助理的指导下对标准文件的实用性和有效 性进行核定，经总经理批准后，转换为公司文件，行政部负责管理控制。 4.3.3 施工组织设计、项目质量计划，由工程部编制，总经理审核、批准后实施； 施工方案及技术交底文件由项目经理编制、工程总监审核批准后实施。 4.3.4 工程合同及分包合同由公司法人或其授权委托人签名后生效，采购合同和 采购计划由总经理或其授权委托人签名后生效。 4.3.5 设计文件由设计总监审批，总经理签名后生效，重大重要的设计文件由总 经理审批，由公司法人或其授权委托人签名后生效。 工程技术文件、资料的接收、分发 4.4.1 接收分发：所有工程技术文件、资料都要填写《文件资料收发登记表》，注 明文件、资料的名称、编号、份数、受文部门、签收人、签收日期、签发 部门。 工程技术文件、资料的编号 4.5.1 不同文件、资料以文件的名称、编号为标识。 编号规则如下： TL—XX—XX 流水号 部门代码 公司代码 部门代码（总经办 ZJ 业务部 YW 估算部 GS 设计部 SJ 工程部 GC 行政部 XZ ） 4.5.2 已经报废、失效的文件、资料以加盖“报废”印章为标识。 4.6 工程技术文件、资料的更改 4.6.1 工程施工图纸的更改以设计变更通知为准。 4.6.2 外来标准文件的更改由行政部根据国家和地方政府发布的信息提议，经总 经理批准后，变更有效版本及文件清单。 相关表格 5. 1 重要文件发放登记表。 5. 2 文件资料收发清单 5. 3 重要文件变更登记表。 5. 4 外来标准文件清单。 拟议： 批准： 生效日期： 5. 1 重要文件发放登记表 文件名称 编 号 发文部门 份 数 经办人 分发记录 序号 部门 签收人 签收日期 保存期 备 注 5. 1 重要文件发放登记表 文件名称 编 号 发文部门 份 数 经办人 分发记录 序号 部门 签收人 签收日期 保存期 备 注 5. 2 文件资料收发清单 日期 时 间 发文部门 纪 要 签收人 时间 备 注 5. 3 重要文件更改登记表 日期 文件名称 编 号 更改内容 备 注 5. 4 外来标准文件清单 日期 文件名称 编 号 内 容 生效日期 备 注