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优尔电器股份有限公司程序文件 生效日期 2013.02.01 版本：C/0 页码：1/3 文件控制程序 文件编号：QY-01 编写 审核 核准 黄昌茂 1目的 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保有关场所使用文件的版本是有效的。 2适用范围 适用于与质量管理体系有关的文件的控制。 3职责 3.1总经理负责质量手册和程序文件的批准、发布。 3.2管理者代表负责质量手册和程序文件的审核，负责组织有关人员对现有文件进行评审。 3.3产品开发部、技术部、品保部、贸易部等的相关文件由各部门依《文件控制程序》的文件管理规定进行管理，综合管理部负责公司层面的公司管理制度进行管理。 3.4各部门负责相关文件的编制和使用保管，部门负责人负责部门内相关文件的批准。 4工作程序 4.1新文件的编号 4.1.1管理者代表根据《文件编码原则》对质量手册、程序文件进行编号。 4.1.2第三层文件，由文件编制者所在部门的文书进行编号，并自行登记在部门内的《文件取号登记表》，文件取号参照《文件编码原则》的规定。 4.1.3第四层文件，由各部门文书依《文件编码原则》进行编号，批准人、审核人在审核时应审核其编号正确性。 4.2文件的编写 4.2.1质量手册和程序文件由管理者代表组织编写。 4.2.2开发部负责编制设计文件，包括技术标准、产品规格书、图纸等。技术部负责编制工艺文件、品保部负责编制检验文件等。 4.2.3其他管理文件、由相关部门组织编写。 4.2.4同一类文件刊头、刊尾、封面的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。 4.3文件的审批 4.3.1质量手册、程序文件由管理者代表审核、总经理批准。 4.3.2设计文件由开发部项目工程师审核，产品开发部经理批准。 4.3.3检验文件由品保部经理批准,贸易部的文件由贸易部主管批准。 4.3.4 其他部门级管理文件由相关部门负责人审核、批准。 4.3.5公司级管理文件由总经理批准。详见《文件批准及受控一览表》。 4.3.6文件的第一页（或表单第一页）下端需设置“文件分发回收栏”，在送审的同时需确定分发部门（在分发部门上打“√”），并由此文件的审批人负责审批其必要性。 4.3.7记录表单的格式和内容由管理者代表审批。 4.4文件的发放 4.4.1受控文件原稿在提交前，送交人应对文件进行以下确认： 是否进行有效的批准； 标题、文件号、版本号、页数是否完整； 如有不完整的情况时，退回编写人进行修正。 修订记录 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ 修订日期 修订章节 修订者 优尔电器股份有限公司程序文件 生效日期2013.02.01 版本：C/0 页码：2/3 文件控制程序 文件编号：QY-01 编写 审核 核准 黄昌茂 4.4.2将文件提交文件管理人，文件管理人将收到的文件原稿作好编目登记，填写《文件目录表》。 4.4.3文件管理员根据已确定的分发部门总份数进行复印，在复印文件上加盖“受控文件”印章。4.4.4文件管理员把文件分发有关部门，并要求文件领用人在“文件分发回收栏”内签字。同时收回旧文件，并在是否收回旧文件的“□”内打“√”，表示已收回旧版文件。 4.4.5受控文件的原稿存放在部门指定位置，由部门文件管理人专人管理。 4.5.6当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写《信息联络单》 经部门负责人批准后，到文控处办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件。一经发现，文件收回，并追究其责任。 4.4.7若文件使用人将文件丢失，应填写《信息联络单》申请补发，《信息联络单》经部门负责人及管理者代表批准后（应在《信息联络单》中作出丢失原因的说明）给予补发 ，并在文件第一页右上角空白处注明“补发”，加盖受控章，当文件因换版次而需收回时，文控人员应收回作废文件，防止误用。 4.5文件的以旧换新 4.5.1对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的旧文件到文控处换取新文件。 4.5.2以旧换新的文件，文控员必须在收回旧文件后，才能发放新文件，并在文件第一页右上角空白处注明“以旧换新”，盖受控章。 4.6文件的更改 4.6.1文件需要更改时，应填写《文件更改通知单》（技术文件的更改需填写《工程设变单》）说明更改原因。 4.6.2 《文件更改通知单》及更改后的文件由相关权限部门审批 。 4.6.3文件更改批准后，由相关部门负责人实施更改。更改后的文件连同《文件更改通知单》交文控处。文控员按“文件分发回收栏”的名单发放修改后的文件及《文件更改通知单》,同时回收作废的旧文件。 4.7文件的换版 文件修改或换版内容可在文中以斜体或加下划线标识（设计、工艺文件换版