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浅谈高校文件中心构建 　　摘要：文件中心在西方已被普遍应用，它不仅具有档案室安全保密的优点，而且产权明确，职责分明，效率更高，同时有利于档案管理科学化、规范化、标准化。本文以高校为视角探索文件中心在高校建构的必要性与途径。 　　关键词：高校 文件中心 本土化 构建 　　一、高校文件中心的本土化 　　文件中心本土化的可行性在于它的管理模式可以充分发挥规模经济的优势。我国目前档案工作的现状是：从机关到企业，各个单位都建有自己的档案室。从档案室的业务工作看，各个单位形成的文档虽然内容不同，但它们的整理方法却是相似的，这一点尤其体现在高等教育中。高校各个层次领导人以及院系领导人都普遍注意到了档案资料整理和保存的重要性，但是单独设立档案室，投入的成本又太大，学校档案工作处于“弃之可惜，食之无味”的两难境地。然而，随着信息处理技术的发展，许多单位建立了计算机辅助管理信息系统，档案部门怎样参与到整个机构的信息系统中，成为摆在档案工作人员面前的难题。由此可见，高校目前的档案工作已具备规模经济的特征，对文件中心运作模式的本土化改造时机已经成熟。 　　二、高校文件中心构建的必要性 　　高校文件中心虽然在西方已被普遍应用，但在我国高等教育中尚处于探索、试行阶段。高校文件中心除了具有档案室、联合档案室安全保密的优点外，同时产权明确，职责分明，效率更高，也有利于档案管理科学化、规范化、标准化。现阶段，随着我国高等教育事业的发展，高校档案数量急剧增加，高校档案功能扩大化，高校档案载体及传播工具现代化，社会对高校档案的利用要求多元化，改革现行高校档案管理模式，建立高校文件中心非常必要。 　　高校文件中心构建的基本思路是对文件中心与档案室、联合档案室的关系要理顺，要充分分析高校文件中心构建的必要性和可行性，并提出具体推行的模式和措施。我国高等教育事业的快速发展，对高校档案工作提出了严峻的挑战。改革开放以来，高校文件的数量激增，尤其是近年来电子文件大量产生，使得高校档案室面临严重困难，高校文件中心也是我国高校精减机构、???行节约的需要。高校文件中心建立后，可撤销单位的档案室，改为指定文书人员负责平时的高校文件积累、保管和及时送交高校文件中心，同时不断变化的社会环境和高校档案工作环境使高校半现行文件管理呈现出多元化的特点，相应产生了建立高校半现行文件管理机构的多元化需求。所以说，高校文件中心构建的必要性主要是基于两个方面：一是我国高等教育管理高效化的要求；二是我国高等教育管理多元化的需求。 　　三、高校文件中心的构建 　　1、科学架构高校文件中心的要素 　　高校文件中心作为一种经济而高效的档案管理形式，它有利于实现档案管理的科学化、规范化和标准化。高校文件中心是一种全新的高校档案管理形式，是产权明晰，具有独立法人实体的档案管理服务机构，它的架构要素如图所示： 　　高校文件中心的架构要素是多元的，其特征是委托管理和有偿服务，受到高校行政机构的管理和监督。高校文件中心在高等教育管理体系中居于法人地位，以市场方式来运作，归口高校管理与服务的分支，它的服务效益和效率会更高。当然由于我国高等教育管理区间差异比较大，多种高等教育管理体制并存必将衍生出以高效、便捷为特征的基于高校文件中心的全新档案管理体系。 　　2、高校文件中心的构建要分阶段按步骤实施 　　高校文件中心的构建，不能照搬国外的模式，必须按照国情和高校档案管理的实际情况采取渐进式的三种模式。第一阶段，采用“并存型模式”，即以高校档案室为主，高校文件中心广为试点并混有高校联合档案室；第二阶段，高校文件中心逐步取代高校档案室或高校联合档案室；第三阶段，高校文件中心普遍推行，高校档案室极少数存在。 　　在我国推行高校文件中心，可采取以下措施。 　　一是广泛宣传，深入发动，做好试点工作。要使高校文件中心建设纳入国家和高等教育事业发展的计划和规划。试点高校文件中心，可以先从发达城市、发达地区高校开始，再向内地高校扩展，由点到面。 　　二是建立、健全相关法律、法规，确立高校文件中心的法人地位，使高校文件中心建设纳入法制化轨道。 　　三是提高高校文件中心的管理和服务水平。除对参联单位开展档案外借、阅览、报道、陈列、展览服务外，还要搞好高校档案信息编研工作，根据一定的需要，对庞杂的高校档案信息进行系统化、有序化，以解决利用者需求的特定性与信息量大、质杂的矛盾，如高校档案编研、情报、检索、咨询服务。同时要搞好高校档案信息传输服务工作，满足利用者的不同利用需求，服务于利用者，服务于高校，如高校档案复制、联机服务等。 　　四是加大对高校档案事业的资金支持力度。高校档案管理要从传统的手工操作转向办公自动化，特别要重视利用计算机和网络实现信息的快速传递，达到资源共享。 　　3、高校文件中心构建的思考 　　高校文件中心是从高校机关登记