2018年度交发集团档案整理归档培训班.pptVIP

八、排列文件 1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、30年、10年分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。采用问题分类的归档文件，可依据党群工作类在前，行政管理类、业务工作类在后；综合类在前，专题类在后，并结合重要程度排列。 九、文件编号 （一）件号 件号，是归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号包括室编件号和馆编件号两种。 1、室编件号 室编件号，即在归档文件整理时编制的件号，其编制方法和要求： （1）归档文件排列顺序固定之后，应逐件编写件号。 （2）在同一年度，同一类别，同一保管期限内，按照归档文件排列的先后顺序，从“1”开始编制件号。即一年三个流水号，永久从“1”开始，30年从“1”开始，10年从“1”开始，依次编制。 （3）不得断号，重号，跳号。 （二）页号 页号，是每份归档文件页次的顺序号。页号编写方法和要求： 1、以件为单位，逐页编写顺序号，一份文件为一个流水号。归档文件自身已有页码的不再编号，自身无页码的要补编页号。如一份文件由几部分组成，而且每个组成部分各自编有页码的（如：正文和附件、正文和定稿、请示和批复、函与复函、报告与批示、转发件与被转发件、办法与实施细则、收文处理单与正式文件等作为一份文件编制件号归档），要重新编写页号，即要给这份文件以完整连贯的总页码。 2、编写页号，统一在有文字的每页文件正面的右上角，背面的左上角，单面印刷的为一页，编一个号；双面印刷的为两页，编两个号。折叠的大张文字材料或图表，不管折几折，凡是单面有字的为一页，编一个号，双面有字的为两页，编两个号。 3、不得重编、漏编页号。 （三）盖归档章 归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，不要压字迹，尽量不要与收发章或领导批示文字交叉在一起。 全宗号 年 度 件 号 类 别 保管期限 页 数 十、编制归档文件目录 归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其填写方法如下： 1、件号：填写室编件号。 2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。 （1）填写通用简称。 （2）以落款（盖章）单位为准填写，不能把承办文件或拟稿的内设组织机构或个人作为责任者填写。 （3）报表的责任者，应填写填报单位，即盖章单位，而不是报表的印制或发送单位。 （4）联合发文，只填写主办单位。即联合发文的文件字号属于哪个单位，哪个单位就是主办单位。如发文字号较多，则根据该文件涉及的主要内容属于哪个单位的职能业务，责任者即为这个单位。如本单位也属于联办单位之一，应把本单位也填入责任者内。如为查阅方便，可把所有联办单位全部填入责任者栏内。 （5）问文与复文作为一件时（请示与批复、函与复函、转发与被转发等），只填写复文单位即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的单位即可。 3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：莱档字[1999]第52号 （1）联合发文，填写主办单位文号即可。 （2）期刊类文件，如简报、信息、动态、杂志等，只填写期刊号即可。 （3）报告与批示、转发与被转发、请示与批复等，只填写批示、转发、批复件文号即可。如在请示、报告原件上批复、批示的，只填写请示、报告的文号即可。 4、题名：填写文件标题。 （1）凡是文件有题名并能反映文件实质性内容的，应照原题名填写，不得随意更改或简化。 （2）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名（包括补充和改换题名），外加方括号[ ]填写。 ①原题名只有文种的，应根据文件内容补充拟写文件题名。如市委组织部印发的任免文件，有的题名中仅有“通知”两个字，则必须补充拟写文件事由，加在文种之前，以便查阅，可拟写为[关于干部任免的通知]。 ②文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。如：“关于贯彻执行中发[1985]29号文件的通知”，从文件题名中看不出文件的内容，实际上是关于加强档案工作的领导的文件，填写题名时，应补充为“关于贯彻执行中发[1985]29号文件[加强档案工作的领导]的通知”。 ③批复不另行文，只在请示件上签批请示意见，可在请示件题名的后面补充。如“关于购买复印机的请示、[批复]”。 （3）正件与附件为一件时，如附件多，内容比正件重要，又是单件装订，附件的题名要依次列出，题名前加“附件×”。文件题名的填写，可参照案卷级整理程序中“编制卷内文件目录”中同类项填写方法填写。 5、日期：