企业组织的三种信息流-董杰.doc

企业组织中的三种信息流 ? 信息是现代企业组织进行商业活动的一个基础理念，它广泛地存在于企业组织的不同层次和各个方面，随着通讯、网络、交易技术越发快捷化、全面化、多样化、集中化、纵深化的发展，日益呈现出多姿多彩、变幻无穷，甚而令人应接不暇的姿态。在复杂系统中，面对巨量的信息，其使用主体不是被海洋包围的孤岛，而是被枷锁拷牢的奴隶，难以驾驭、老虎吃天而无从下手成为一般情况下遇到的主要问题。怎样分辨和提取出有效的信息，加以合理分析和运用，满足使用主体需要是一个在具体环境里基本但十分重要、又必须解决的问题。 什么是信息？从日常认识的角度来说，信息指的是具有新内容、新知识的消息、新闻、情报、资料、数据、图像、密码，以及语言、文字等等所揭示或反映着的内容---一句话，是指定对象的客观属性的标识。 信息有很多种。 从静态存在形式来看---诚如上面的概念包含的那样----主要有口头的、文字的、图像的，以及存在于人与人之间交流过程中的暗含性（如动作、表情）意思表示等。从动态来看，在这里，大致可以区分为上游和下游。上游和下游是相对的概念，上游指的是下游的溯源地，下游指的是上游的汇聚地。由于信息具有传递性和流逝性，在实际工作中表现为不断的流转和循环，因此又可称为上游信息流和下游信息流。我们这里要讨论的内容是按动态流转来划分的。 在企业组织中，对信息流按上下游的进程分解，可以划分为三个层次：业务流、单据流、数据流。 所谓业务流，是指与某一单元部门或岗位对应的工作内容、环节、运行过程及结果及以上各种情形的实际联系状态。一般性事例如下（为了说明情况，这里只作最简单的划分和假设，剔除复杂和其他更具体的划分）：在采购方面，是指采购需求的发出或招标，供应商、产品、价格和付款方式等的确定，采购合同的确立或签定，采购运达、货物验收、入库、最终货款的完全结清；在生产方面，是指生产计划的确立和下达，工艺过程的确立和配料的完成，领料到生产线、进行半成品或成品的加工，生产过程中的品质监督和检查，成品的形成、验收，再从生产线转到仓库；在销售方面，是指客户的确定、销售模式（方式）和货款结算方式等关联事项的初步确认，销售合同的确立和签定，客户下定单、发货给客户、客户验收交割完毕，货款结算的完成，后期服务和关系维护；在财务会计方面（这里主要指会计），是指原始单据信息及数据的传递、审核和处理，会计凭证的制作、审核和处理，会计数据和信息的归纳、分类、处理和审核，会计报表的制作、处理、分析和审核，会计指标的分析和审核，会计管理意见的披露、建议和规范；在人力资源方面，是指人力需求的确定，招聘信息的发出、搜集、分析、应聘人员的审核、分析和筛选，人员的确定、入职、培训和上岗，考核和评审等；在管理方面，是指企业整体架构的确立和调整，战略和政策的确立和调整，营运策略的选择和确立，基本制度的确立，日常公司事务的监督、管理和检查，企业目标和文化的结构建设，经营计划的确立和调整等。 所谓单据流，很简单，就是对以上事项进行记录的载体，它的基本流向一般应该和前者一一对应。比较简单，不作过多说明，简单举例说明即可：在采购阶段假设发出采购意向是以招标书或采购需求单的形式发出的，这时招标书和需求单就是单据；货物入库时是以入库单形式记录的，这时入库单就是单据；等等；这些单据有机串联起来就形成了单据流。 所谓数据流，是对单据流上的数字信息（根据需要也可包括文本的及其他形式的辅助信息）的汇总记录和进一步分类与深化，和单据流在一般情形下保持一一对应。但是数据流是信息流的高级阶段，它的要求比较高。首先它要反映出单据传递的全貌（范围、过程、层次），从而也间接反映了业务运动的全貌；其次，要符合一定的逻辑钩稽关系；再次，要能监督和检查到单据流从而业务流的全貌（范围、过程、层次）。 三种流相互区别又彼此关联。从区别来看，三种信息流有着各自不同的形式和具体内容；从关联来看，上游信息流是下游信息流产生的基础，下游能动的反映着上游，业务流是整个流转系统的存在基础，单据流是中间过渡环节，数据流是终点，三者呈梯形依次对应的衔接型态。为使其具有形象化，用简单数学表达式表示如下(为清晰和便于说明起见，表达式与数学上规范的形式不完全一致)： 令业务流的任一事项为Xⅰ,经常性确定因素有两个，为a,b； 令业务流的任一事项为Yⅰ,经常性确定因素有两个，为c,d； 令业务流的任一事项为Z,经常性确定因素有两个，为e,f. 那么当某一共同相关事项发生时，则存在下面的关系： 先从上游到下游,Yⅰ=f(Xⅰ,a,b), Zⅰ=f(Yⅰ,c,d)或Zⅰ=f[f(Xⅰ,a,b),c,d]； 反过来，从下游追溯上游，则呈反函数关系: Yⅰ= f′(Zi,c,d),Xⅰ=f′(Yi,a,b)或Xⅰ=f′[f(Zⅰ,e,f),c,d]. 可以看出，一一