江苏杰创科技有公司标书制作作业指导书.docVIP

标 书 制 作 作 业 指 导 书 二0一一年七月发布 修订记录 日期 版本 说明 作者 2011.7.20 1.0 初稿发布  审核： 批准： 日期： 1 编写目的 通过编制标书制作的作业指导流程，明确标书制作过程中的职责，确保每一份标书能满足客户要求及市场需求，确保每一份标书在技术上的可行性、针对性和先进性，确保每一份标书的方案建议、系统配置及商务报价的合理性．使我公司为用户提供的标书规范化。 2 适用范围适用于公司所有项目标书的申请、分解、设计、评审、制作和管理的全过程。 3 职责 3.1 市场营销部主管指定标书的总负责人。总负责人对标书进行总审。营销经理对标书的商务报价部分进行审核。3.2 营销经理负责提供详细的客户需求与背景资料。及与客户商讨确定标书商务条款。同供应商的协商提供代理资质证明。负责商务报价部分的制作。营销经理可任标书的总负责人。3.3 标书制作员根据标书需求负责提交《标书制作申请单》，负责标书分解．依据标书要求拟制公司简介、授权委托书，准备相应的资质文件。负责收集标书各部分的电子文件进行组合排版、印剧、装订、用印工作。协助营销经理进行小签。标书制作完毕以后的收档和传递。 3.4 产品事业部助理负责《标书制作申请单》的处理，并负责向营销经理解释标书的技术部分在制作过程中出现的问题及延期原因。 3.5 产品事业部助理负责在限定时间内制作标书的方案建议书、技术应答、配置和建议报价等，对制作过程中出现的问题填写《问题记录表》或上报领导进行协调处理。部门经理助理负责对本部门提供的标书内容进行评审。3.6 市场营销部经理助理负责监督标书制作任务的执行情况。 3 .7 对于项目招投标的前期准备，市场营销部经理助理负责基本资料和资质的准备并对投标后公司内部相关人员对投标文件进行自查，以便加速客户澄清的反应时间和及时了解投标文件中可能存在的问题。 4 工作流程说明 4.1标书分解4.1.1 标书制作员接到营销经理提出的标书制作请求后，协助营销经理填写《标书制作申请单》发送至相关部门。4.1.2标书制作的一般内容、制作责任部门或责任人及审核人： ● 公司简介：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 ● 资质文件：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 ● 授权委托书：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 ● 成功案例：经理助理负责提供案例信息，标书制作员配合收集相关资料，标书总负责人终审。● 技术应答：各事业部负责，部门经理审核，标书总负责人共同审核。 ● 配置：各事业部负责，部门经理审核，，标书总负责人终审。 ● 商务报价：营销经理负责，市场部经理审核。对于重点项目还需请总经理确认。 ● 组合排版：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 ● 印刷装订：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 ● 用印：标书制作员负责，经理助理审核，标书总负责人终审。 ● 小签：销售人员负责，标书制作员配合，标书总负责人审核。 4.2标书制作4.2.1开始制作标书时，须查阅《标书制作申请单》是否提供了必要的用户需求与背景资料，如不完全马上与营销经理或通过营销经理与客户联系，取得较完全的用户需求资料。 4.2.2各事业部技术部根据客户需求设计技术方案，依照“标准建议书范本”和“标准报价范本 4.2.2.1“标准建议书范本”应至少包含前言、业务功能、模块结构、网络结构、各主要系统功能的实现、计费和结算、后台管理、联网及漫游、性能指标等内容；“标准报价范本”包含我公司各主要产品报价明细的总集合。 4.2.2.2“标准范本”都是经过各相关部门审核通过的，其维护和管理由市场营销部经理助理负责。如对范本有修改，需记录下修改内容，由市场营销部经理签字认可后方能修改，并保留此修改记录。4.2.3标书制作员在制作过程中如遇到问题可直接向相关营销经理咨询或上报主管，确实无法解决的问题，填写《问题记录表》，由主管签署意见交总经理协调解决，同时问题提出人也负责跟踪问题解决情况，并继续完成标书制作任务。4.2.4 标书制作员应及时通报标书制作情况及延迟完成原因，市场营销部经理助理及时登记并进行跟催。4.3 标书审核4.3.1 审核要点：4.3.1.1商务方面：● 到货能力能否保证● 到货时间能否满足用户要求● 回款时间和比例是否合理● 毛利率是否合理● 产品保修期是否合理● 双方责任是否合理● 其他特殊条款4.3.1.2法务方面：● 标书主体是否合格● 标书标的的名称、规格、数量、价格、质量标准、外包装要求等是否明确及整个怀书中的有关约定是否一致● 标书中货物的交付时间